Guía rápida para solicitar un presupuesto de soluciones ERP

Si su empresa ha decidido sentar las bases de una transformación digital con una solución de planificación de recursos empresariales (ERP), es probable que sienta una mezcla de entusiasmo e incertidumbre. Está ansioso por aprovechar todas las ventajas de un sistema multifuncional diseñado específicamente, pero también no está seguro de cuánto le costará en términos de tiempo, esfuerzo y, quizás lo más importante, recursos financieros.

Usted investigará mucho para determinar qué plataforma es la adecuada para su organización, pero determinar lo que pagará para que el sistema se implemente de acuerdo con sus especificaciones es también una parte crítica de la diligencia debida. Afortunadamente, la mayoría de los proveedores están dispuestos a proporcionarle una estimación del precio del ERP, pero necesitan una buena idea de sus requisitos y de la configuración deseada para calcular un presupuesto preciso.

A continuación, trataremos las preguntas clave que debe estar preparado para responder con el fin de obtener una cifra precisa con su solicitud de presupuesto (RFQ) de ERP, así como algunas de las decisiones importantes que deberá tomar durante el proceso de evaluación de soluciones.

Preguntas clave para obtener una estimación del coste de su ERP

Al igual que cada empresa es diferente, cada implementación de ERP es única en sus propios aspectos. Cuando empiece a reducir la lista de soluciones a tener en cuenta y se prepare para presentar su solicitud de oferta, tómese el tiempo necesario para pensar en sus respuestas a las siguientes preguntas.

¿Implementará en sus instalaciones o a través de la nube?

Tanto las implantaciones de ERP en las instalaciones como en la nube tienen sus ventajas. Si su empresa considera que tener el sistema físico in situ es un beneficio, puede considerar una implementación on-premise para mantener todo en casa. Dicho esto, en Aptean recomendamos las implementaciones en la nube por varias razones.

En primer lugar, evitará pagar los costes iniciales de la compra e instalación de nuevo hardware. Además, sus empleados tendrán un mejor acceso a la plataforma, necesitando sólo una conexión WiFi y un navegador de Internet. Y en el caso de las soluciones de Aptean, tendrás una mayor fiabilidad con nuestros servidores redundantes y equipos de soporte en la nube dedicados.

Como prueba adicional de las ventajas que pueden ofrecer las implantaciones en la nube, considere que el reciente informe de IDC Food and Beverage Global Trends and Strategic Insights, encargado por Aptean, descubrió que las empresas con instalaciones en la nube experimentaron un crecimiento de los ingresos del 3,3% y de los beneficios del 3,9% durante el pasado año, en comparación con el crecimiento de los ingresos de sólo el 1,7% y de los beneficios del 2,7% de las empresas con instalaciones locales.

¿En cuántas instalaciones implantará la solución?

La respuesta a esta pregunta es probablemente sencilla. Es probable que quiera implantar el nuevo sistema en todas sus instalaciones, ya que dejar que alguna funcione con un software antiguo o diferente cuando otras estén utilizando su nuevo ERP creará confusión y dificultará la comunicación, la visibilidad de los datos y la eficacia general de los equipos que trabajan con soluciones obsoletas.

¿Cuántos usuarios necesita?

Cada uno de los empleados de sus equipos que prevé utilizar el sistema con regularidad tendrá que ser configurado como un usuario único. Dado que las plataformas ERP están repletas de funciones para casi todos los aspectos de las operaciones -desde la gestión de la cadena de suministro y la planificación de la producción hasta las finanzas y la contabilidad-, tanto el personal de la planta de producción como el de la oficina principal tendrán que ser creados como usuarios.

Elabore una lista comenzando por las partes interesadas y los directivos más importantes, es decir, las personas que utilizarán el sistema día a día. Vaya bajando, determinando el nivel de necesidad en función de las principales responsabilidades de las personas. Al final, elabore una cifra realista que no sea inferior a sus necesidades.

Por supuesto, los cambios forman parte de la naturaleza del negocio, por lo que también debería trabajar con los proveedores que esté considerando para saber si podrán incluir una cláusula en su contrato de servicios que permita añadir licencias adicionales después de la fecha inicial de puesta en marcha. De este modo, podrá fijar el precio en función de las circunstancias actuales y mantener la flexibilidad para la expansión en el futuro.

¿Cuál es el plazo y la fecha de lanzamiento deseados?

Las implantaciones de ERP, sobre todo las de mayor envergadura o más complicadas en cuanto a su configuración, requieren mucho tiempo y esfuerzo. La fase inicial de implantación puede durar sólo unos meses, pero para un despliegue completo, el proceso suele durar más de un año, y a lo largo de todo el camino, su empresa será responsable de asignar el personal, los fondos y la coordinación necesarios para cada paso del viaje.

Aparte de la instalación propiamente dicha, hay que tener en cuenta el tiempo que tardarán todos los equipos en ponerse al día con la nueva interfaz y toda la formación que hay que realizar. También será crucial tener un buen enfoque de la gestión del cambio. Intente ser realista con sus objetivos y trabaje con su proveedor para crear un plan sólido y una hoja de ruta, con hitos.

¿Cuál es su configuración actual de hardware?

Saber qué hardware y sistemas aprovechará su empresa para este nuevo ERP también puede ser importante cuando los proveedores calculen un presupuesto. El proceso puede llevar más tiempo y requerir recursos adicionales si sus soluciones y equipos actuales están anticuados o se desvían de lo que es típico en su sector.

¿Qué funcionalidades específicas del sector necesitará?

Es fundamental que encuentre una solución ERP creada para empresas de su sector, pero tómese el tiempo de pensar en los procesos críticos que son específicos del sector en el que opera. Es probable que tenga algunas tareas altamente especializadas que el sistema tendrá que acomodar a través de integraciones o de otra manera. He aquí algunos ejemplos:

• En el mundo de la alimentación y las bebidas, las necesidades de una planta de envasado de carne son diferentes a las de un distribuidor de productos frescos. La gestión del peso de las capturas es vital para la primera, mientras que el seguimiento de los envíos es fundamental para la segunda.

• Para las operaciones de fabricación industrial , la planificación y la programación en tiempo real son vitales para la flexibilidad que requiere la industria. Muchas empresas de este ámbito también necesitan un módulo de ejecución en el taller que facilite la automatización de los procesos, la supervisión en tiempo real y una visión "por qué tarde" para identificar los problemas en la línea.

• Los fabricantes de procesos manejan grandes lotes de productos que salen de sus líneas todos los días, por lo que necesitan funciones de trazabilidad de lotes que les permitan saber qué materiales terminaron en qué productos y hacia dónde se dirigen en la cadena de suministro.

• Del mismo modo, los importadores y distribuidores de deben contar con sólidas funciones de gestión de las importaciones para garantizar el envío y la recepción sin problemas de los pedidos en el extranjero, así como con excelentes herramientas de gestión de las existencias y de previsión para asegurarse de que no se produzcan desabastecimientos en los periodos de máxima actividad.

Intente determinar los equivalentes en su línea de negocio y comuníquelos a los proveedores con claridad. O pide a tu proveedor que te oriente y recomiende las mejores prácticas del sector.

¿Qué requisitos normativos y de cumplimiento se aplican a su sector?

La seguridad de los consumidores y de los empleados sigue siendo una de las principales preocupaciones, y los gobiernos y los organismos reguladores imponen requisitos a las empresas para que garanticen que tanto los productos que venden como las condiciones de trabajo de su personal no plantean riesgos innecesarios. Las normas que afectan a sus instalaciones, trabajadores y bienes dependerán del sector en el que se encuadre su organización y del lugar en el que opere su empresa.

Estos ejemplos deberían ilustrar este punto:

• Los fabricantes de alimentos y bebidas en los Estados Unidos están sujetos a las regulaciones de la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA) y de la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos. Un ERP construido con controles automáticos de cumplimiento ayuda a estas empresas a mantenerse dentro de las normas legales y a evitar emergencias y multas de seguridad alimentaria, lo que hace que estas características sean inestimables para la continuidad, la reputación de la marca y la salud financiera.

• Las empresas de fabricación de productos químicos en los Estados Unidos están reguladas por la Agencia de Protección del Medio Ambiente y las disposiciones de la Ley de Control de Sustancias Tóxicas. Un sistema ERP específico del sector puede ayudar a gestionar la documentación y los resultados de las pruebas, así como los certificados de análisis pertinentes, para garantizar el cumplimiento.

• Distribuidores pueden enfrentarse a una serie de regulaciones diferentes, incluyendo el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de las Tarjetas de Pago (PCI DSS), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y los requisitos aplicados por la Comisión de Seguridad de Productos de Consumo (CPSC) y la FDA. Una solución ERP creada para las empresas de este sector es fundamental para garantizar que se cumplan todas las normas aplicables y que se apliquen correctamente las devoluciones de cargos y las tarifas EDI.

Como parte de su investigación previa a la presentación de su solicitud de presupuesto, debe asegurarse de que la solución que está considerando está construida con características que pueden ayudar a satisfacer los requisitos específicos de su negocio. Al fin y al cabo, el trabajo adicional para ambas partes sería un desperdicio si se descubre más adelante en el proceso que el sistema carece de una funcionalidad clave para el cumplimiento de la normativa.

Otras respuestas que hay que determinar internamente antes de presentar una petición de oferta

Algunas preguntas adicionales que puede tener en torno al proceso de RFQ deben ser respondidas por su equipo de liderazgo en función de su presupuesto y enfoque general para la selección de la solución ERP que sea adecuada para usted. Una de estas consideraciones sería cuándo solicitar un presupuesto a un proveedor de soluciones.

No hay prácticas recomendadas en esta materia, pero si su empresa debe mantener los gastos de implantación por debajo de un límite estricto, puede ser mejor solicitar un presupuesto en una fase anterior del proceso, quizá antes de enviar su solicitud de oferta (RFP) . Por otro lado, si el dinero es un problema menor en comparación con la obtención del sistema ideal, podría dar prioridad a una solicitud de oferta y a una demostración del producto antes de dar ese paso.

También puede preguntarse cuántos presupuestos debe solicitar a los distintos proveedores. Una vez más, no hay una regla rígida: la "lista corta" de su organización de las principales plataformas a considerar podría tener hasta 15 opciones, o tan solo 3. Lo importante es que sus principales interesados se reúnan y determinen lo que es mejor en sus circunstancias únicas y procedan en consecuencia.

Solicite su presupuesto de ERP a Aptean

En Aptean, hemos facilitado la obtención de un presupuesto para el sistema ERP que su empresa necesita. Todo lo que tiene que hacer es rellenar este sencillo formulario y seleccionar la solución que desee de nuestro conjunto de ofertas, y un miembro de nuestro equipo se pondrá en contacto para asegurarse de que el presupuesto que reciba se adapte a sus circunstancias.

También ofrecemos otros recursos para las organizaciones que buscan una nueva solución empresarial, como nuestra plantilla de RFP para alimentos y Ultimate Guide to Digital Transformation. Nos apasiona preparar a las organizaciones como la suya para el futuro, y nuestras ofertas se encuentran entre las mejores del mercado para quienes buscan modernizarse por completo y prepararse para lo que viene.

Si desea obtener más información sobre nuestra línea completa de soluciones ERP y lo que una plataforma específica para su sector puede hacer por su empresa, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.