Guide rapide pour demander un devis pour des solutions ERP

Si votre entreprise a choisi de jeter les bases d'une transformation numérique avec une solution de planification des ressources de l'entreprise (ERP), vous ressentez probablement un mélange d'excitation et d'incertitude. Vous êtes impatient de profiter de tous les avantages d'un système transversal spécialement conçu, mais vous n'êtes pas certain de ce que cela va vous coûter en termes de temps, d'efforts et, peut-être surtout, de ressources financières.

Vous ferez de nombreuses recherches pour déterminer la plate-forme qui convient à votre entreprise, mais déterminer ce que vous paierez pour que le système soit mis en œuvre conformément à vos spécifications est également une partie essentielle de votre diligence raisonnable. Heureusement, la plupart des fournisseurs sont heureux de vous fournir une estimation du prix d'un ERP, mais ils doivent avoir une bonne idée de vos besoins et de la configuration souhaitée pour calculer un devis précis.

Nous allons aborder ici les questions clés auxquelles vous devez être prêt à répondre pour obtenir un chiffre précis avec votre demande de devis (RFQ) ERP, ainsi que certaines des décisions importantes que vous devrez prendre au cours de votre processus d'évaluation des solutions.

Questions clés auxquelles il faut répondre pour obtenir une estimation du coût de votre ERP

Tout comme chaque entreprise est différente, chaque mise en œuvre d'un ERP est unique à sa manière. Lorsque vous commencez à réduire la liste des solutions à envisager et que vous vous préparez à soumettre votre appel d'offres, prenez le temps de réfléchir à vos réponses aux questions suivantes.

Allez-vous déployer sur site ou dans le nuage ?

Les mises en œuvre d'ERP sur site et dans le nuage ont toutes deux leurs avantages. Si votre entreprise considère que le fait d'avoir le système physique sur place est un avantage, vous pouvez envisager un déploiement sur place pour tout garder en interne. Ceci étant dit, chez Aptean, nous recommandons les déploiements en nuage pour un certain nombre de raisons.

Tout d'abord, vous éviterez de payer les coûts initiaux liés à l'achat et à l'installation d'un nouveau matériel. Vos employés auront également un meilleur accès à la plateforme, ne nécessitant qu'une connexion WiFi et un navigateur internet. Et dans le cas des solutions d'Aptean, vous bénéficierez d'une plus grande fiabilité grâce à nos serveurs redondants et à nos équipes de support cloud dédiées.

Pour une preuve supplémentaire des avantages que les implémentations en nuage peuvent offrir, considérez que le récent livre blanc IDC Food and Beverage Global Trends and Strategic Insights commandé par Aptean a révélé que les entreprises avec des installations en nuage ont connu une croissance des revenus de 3,3 % et une croissance des bénéfices de 3,9 % au cours de l'année dernière, contre seulement 1,7 % de croissance des revenus et 2,7 % de croissance des bénéfices pour celles avec des installations sur site.

Dans combien d'établissements allez-vous mettre en œuvre la solution ?

La réponse à cette question est probablement simple. Vous souhaitez probablement déployer le nouveau système dans tous vos établissements, car si vous laissez certains d'entre eux fonctionner avec des logiciels anciens ou différents alors que d'autres utilisent votre nouvel ERP, cela créera de la confusion et entravera la communication, la visibilité des données et l'efficacité globale des équipes travaillant avec des solutions obsolètes.

De combien d'utilisateurs aurez-vous besoin ?

Chaque employé de vos équipes que vous envisagez d'utiliser régulièrement le système devra être configuré comme un utilisateur unique. Les plates-formes ERP étant dotées de fonctionnalités pour pratiquement tous les aspects des opérations - de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de la planification de la production aux finances et à la comptabilité - le personnel de l'usine comme celui du bureau devra être créé en tant qu'utilisateur.

Dressez une liste en commençant par les parties prenantes et les responsables les plus importants, c'est-à-dire les personnes qui utiliseront le système au quotidien. Déterminez ensuite le niveau de nécessité en fonction des principales responsabilités des personnes concernées. Au final, arrivez à un chiffre réaliste qui ne sous-estime pas vos besoins.

Bien sûr, le changement fait partie de la nature de l'entreprise. Vous devez donc travailler avec les fournisseurs que vous envisagez pour savoir s'ils sont en mesure d'inclure une clause dans votre contrat de service qui permet l'ajout de licences supplémentaires après la date de mise en service initiale. De cette façon, vous serez en mesure de fixer votre prix en fonction des circonstances actuelles tout en conservant une certaine flexibilité pour une expansion ultérieure.

Quel est votre calendrier et votre date de mise en service souhaités ?

La mise en œuvre d'un système ERP, surtout lorsqu'il s'agit d'un système de grande envergure ou d'une configuration plus complexe, exige beaucoup de temps et d'efforts. La phase initiale de déploiement peut ne prendre que quelques mois, mais pour un déploiement complet, le processus prend souvent plus d'un an - et tout au long de ce processus, votre entreprise devra allouer le personnel, les fonds et la coordination nécessaires à chaque étape du voyage.

En dehors de l'installation proprement dite, vous devez tenir compte du temps qu'il faudra à toutes vos équipes pour se familiariser avec la nouvelle interface et de toutes les formations qui doivent être dispensées. Il est également essentiel d'adopter une bonne approche de la gestion du changement. Essayez d'être réaliste avec vos objectifs et travaillez avec votre fournisseur pour créer un plan et une feuille de route solides, avec des étapes clés.

Quelle est votre configuration matérielle actuelle ?

Savoir quel matériel et quels systèmes votre entreprise utilisera pour ce nouvel ERP peut également être important lorsque les fournisseurs calculent un devis. Le processus peut prendre plus de temps et nécessiter des ressources supplémentaires si vos solutions et équipements actuels sont dépassés ou s'écartent de ce qui est typique dans votre secteur.

De quelles fonctionnalités spécifiques à votre secteur d'activité aurez-vous besoin ?

Il est essentiel que vous trouviez une solution ERP conçue pour les entreprises de votre secteur d'activité, mais prenez le temps de réfléchir aux processus critiques qui sont spécifiques au secteur dans lequel vous opérez. Il est probable que vous ayez des tâches hautement spécialisées que le système devra prendre en charge par le biais d'intégrations ou autrement. Voici quelques exemples :

• Dans le monde de l'alimentation et des boissons, les besoins d'une usine de conditionnement de viande sont différents de ceux d'un distributeur de produits frais. La gestion du poids des prises est vitale pour le premier, tandis que le suivi des envois est essentiel pour le second.

• Pour les opérations de fabrication industrielle , la planification et l'ordonnancement en temps réel sont essentiels pour la flexibilité dont l'industrie a besoin. De nombreuses entreprises de ce secteur ont également besoin d'un module d'exécution en atelier qui facilite l'automatisation des processus, le suivi en temps réel et une vue "pourquoi tard" pour identifier les problèmes sur la ligne.

• Les fabricants de processus traitent chaque jour d'importants lots de marchandises sortant de leurs lignes. Ils ont donc besoin de fonctionnalités de traçabilité des lots qui leur permettent de savoir quels matériaux ont fini dans quels produits et où ils se dirigent dans la chaîne d'approvisionnement.

• De même, importateurs et distributeurs doivent disposer de solides fonctions de gestion des importations pour garantir l'expédition et la réception sans heurts des commandes à l'étranger, ainsi que d'excellents outils de gestion des stocks et de prévision pour s'assurer que les pénuries ne se produisent pas en période de pointe.

Essayez de déterminer les équivalents dans votre secteur d'activité et communiquez-les clairement aux prestataires. Ou demandez à votre fournisseur de vous donner des conseils et des recommandations sur les meilleures pratiques du secteur.

Quelles exigences de conformité et de réglementation s'appliquent à votre secteur ?

La sécurité des consommateurs et des employés reste une préoccupation majeure. Les gouvernements et les organismes de réglementation imposent aux entreprises des exigences visant à garantir que les produits qu'elles vendent ainsi que les conditions de travail de leur personnel ne présentent pas de risques inutiles. Les dispositions qui s'appliquent à vos installations, à vos travailleurs et à vos marchandises dépendront du secteur d'activité dont relève votre entreprise et du lieu où elle opère.

Ces exemples devraient illustrer ce point :

• Les fabricants de produits alimentaires et de boissons aux États-Unis sont soumis aux réglementations de la Food Safety Modernization Act (FSMA) et de la Food and Drug Administration américaine. Un ERP construit avec des contrôles de conformité automatiques aide ces entreprises à rester dans les normes légales et à éviter les urgences et les amendes liées à la sécurité alimentaire, ce qui rend ces fonctionnalités inestimables pour la continuité, la réputation de la marque et la santé financière.

• Les entreprises de fabrication de produits chimiques aux États-Unis sont réglementées par l'Agence de protection de l'environnement et les dispositions de la loi sur le contrôle des substances toxiques. Un système ERP spécifique au secteur peut aider à gérer la documentation et les résultats des tests, ainsi que tous les certificats d'analyse pertinents, afin de garantir la conformité.

• Distributeurs peut être confronté à un certain nombre de réglementations différentes, notamment la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS), le règlement général sur la protection des données (RGPD) et les exigences appliquées par la Commission de sécurité des produits de consommation (CPSC) et la FDA. Une solution ERP conçue pour les entreprises de ce secteur est essentielle pour garantir le respect de toutes les normes applicables, ainsi que l'application correcte des rétrofacturations et des frais EDI.

Dans le cadre de vos recherches avant de soumettre votre demande de devis, vous devez vous assurer que la solution que vous envisagez possède des fonctionnalités qui peuvent contribuer à satisfaire les exigences spécifiques de votre entreprise. Après tout, le travail supplémentaire fourni par les deux parties serait vain si l'on découvrait plus tard dans le processus qu'une fonctionnalité de conformité clé est absente du système.

Autres réponses à déterminer en interne avant de soumettre une RFQ

Votre équipe de direction doit répondre à certaines questions supplémentaires concernant le processus d'appel d'offres, en fonction de votre budget et de votre approche globale du choix de la solution ERP qui vous convient. L'une de ces questions est de savoir quand demander un devis à un fournisseur de solutions.

Il n'y a pas de meilleures pratiques établies en la matière, mais si votre entreprise doit maintenir les dépenses de mise en œuvre en dessous d'une limite stricte, il peut être préférable de demander un devis plus tôt dans le processus, peut-être avant d'envoyer votre demande de proposition (DP) . D'un autre côté, si l'argent est moins important que l'obtention du système idéal, vous pouvez donner la priorité à une demande de propositions et à une démonstration du produit avant de passer à l'étape suivante.

Vous vous demandez peut-être aussi combien de devis vous devez demander à différents fournisseurs. Là encore, il n'y a pas de règle absolue : la "liste restreinte" des principales plates-formes à envisager pour votre organisation pourrait comporter jusqu'à 15 options, ou aussi peu que 3. L'important, c'est que vos principales parties prenantes se réunissent pour déterminer ce qui convient le mieux à votre situation particulière et agissent en conséquence.

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Chez Aptean, nous avons rendu facile l'obtention d'un devis pour le système ERP dont votre entreprise a besoin. Tout ce que vous avez à faire est de remplir ce simple formulaire et de sélectionner la solution que vous souhaitez parmi notre gamme d'offres, et un membre de notre équipe vous contactera pour s'assurer que le devis que vous recevez est adapté à votre situation.

Nous proposons également d'autres ressources aux organisations à la recherche d'une nouvelle solution d'entreprise, telles que notre modèle d'appel d'offres ERP alimentaire et notre guide ultime de la transformation numérique . Nous avons à cœur de préparer des organisations comme la vôtre pour l'avenir, et nos offres sont parmi les meilleures du marché pour celles qui cherchent à se moderniser complètement et à se préparer à l'avenir.

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