4 stappen naar een betrouwbare tracering procedure voor foodproducten

Het belang van traceerbaarheid wordt goed begrepen in de huidige voedings- en drankenindustrie. Bedrijfsleiders zijn zich er van bewust hoe essentieel deze overweging is voor hun succes. In het Global Food and Beverage Industry Trends and Strategic Insights whitepaper werden de gecombineerde onderwerpen voedselveiligheid en traceerbaarheid genoemd als de primaire focus voor risicobeperking.

Bovendien kennen voedings- en drankenbedrijven de risico's die ze lopen als hun traceerbaarheidsmaatregelen tekortschieten - het vaak geciteerde cijfer van productterugroepingen die gemiddeld $ 10 miljoen kosten, toont de financiële gevolgen aan, en de potentiële schade aan de merkreputatie kan net zo duur zijn. Al met al zorgt de toegenomen focus op dit gebied ervoor dat de markt voor voedseltraceerbaarheid tegen 2023 naar verwachting 18,5 miljard dollar zal bedragen.

Deze statistieken en trends onderstrepen nog maar eens hoe belangrijk traceerbaarheid is, maar wat ze niet vastleggen, is hoe voedingsmiddelen- en drankenbedrijven hun procedures voor tracering van foodproducten moeten ontwerpen en uitvoeren. Lees onze blog specifiek over traceerbaarheidsuitdagingen voor fabrikanten van sauzen en dressings.

De volgende vier paragrafen geven u een duidelijker beeld van hoe u dit proces moet aanpakken.

1. Leg de basis met een digitaal platform

De eerste stap bij het opzetten van uw traceerbaarheidsprocedures voor voedselveiligheid is het vinden van het juiste systeem. Op papier is tegenwoordig niet genoeg, dus u moet op zoek naar een volledig digitale oplossing. Het is van cruciaal belang dat wat u ook kiest, is afgestemd op voedings- en drankenbedrijven zoals het uwe.

De gouden standaard op dit front is ERP-software (Enterprise Resource Planning). Deze uitgebreide platforms hebben een aantal verschillende sleutelfuncties, waaronder het effectief implementeren van een traceerbaarheidsplan.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van een ERP voor traceerbaarheid:

• Mogelijkheid om een willekeurig aantal velden te definiëren voor verschillende soorten grondstoffen en informatie over het eindproduct, inclusief partijnummers, land van herkomst, variëteit, hoeveelheid, vervaldatum en meer

• Integraties met slimme apparaten, waaronder barcodescanners en IoT-apparatuur

• Realtime updates op basis van de laatste gegevens

• Gemakkelijke toegang, met een intuïtieve gebruikersinterface en, in het geval van cloudimplementaties, mobiele toegang

Hoewel deze eerste maatregel aanzienlijke investeringen in tijd, moeite en geld kan vergen vanaf de verkennende onderzoeksfasen tot en met de livegangsdatum van uw systeem, is het van cruciaal belang dat u over de juiste technologie beschikt als u de traceerbaarheid echt onder de knie wilt krijgen.

2. Werk samen met ketenpartners

Als volgende stap in het proces moet u communiceren met uw leveranciers en klanten om ervoor te zorgen dat hun aanpak van traceerbaarheid alle betrokken partijen helpt om ingrediënten en goederen volledig van begin tot eind te traceren. Zonder de volledige medewerking van uw zakenpartners kan uw organisatie uw doelstellingen in deze belangrijke materie immers niet verwezenlijken.

Terwijl het in het verleden misschien voldoende was om uw materialen en afgewerkte producten slechts één stap terug en één stap vooruit in de supply chain te volgen, is dat niet langer het geval. U hebt volledige zichtbaarheid nodig, van de oorspronkelijke leverancier van uw materialen, tot alle wegen naar de winkels en foodservices die u bedient.

Zorg ervoor dat u elk van de volgende zaken met uw partners bespreekt en afspreekt, zodat er geen relevante details worden weggelaten, alle kritieke tracking points (CTP's) worden gedekt en informatie tijdig wordt gedeeld:

• Welke ingrediënten- en productgegevens moeten worden vastgelegd (raadpleeg de lijst met voorbeelden hierboven en streef naar een uitgebreide reeks variabelen om bij te houden)

• Wanneer informatie moet worden verzameld (inclusief alle CTP's, bij ontvangst en vertrek, enz)

• Hoe gegevens worden gedeeld tussen entiteiten (idealiter een volledig digitaal formaat dat wordt geïmporteerd in uw ERP)

• Hoe vaak de informatie wordt doorgegeven (onmiddellijke, real-time updates zijn optimaal)

De gesprekken die u in dit stadium met leveranciers en klanten voert, zijn van vitaal belang om de integriteit van uw gegevens te waarborgen en het terugroepen en intrekken van producten indien nodig te vergemakkelijken.

3. Stel een intern recallteam en recallplan op

Over het terugroepen van producten gesproken, uw bedrijf zal er duidelijk naar streven deze problemen zoveel mogelijk te voorkomen door goede traceerbaarheidsprocedures voor voedselveiligheid toe te passen, maar we moeten erkennen dat zelfs de best uitgewerkte plannen mis kunnen gaan. In geval van nood moet u voorbereid zijn met teamleden die kunnen worden opgeroepen voor een snelle en soepele uitvoering en een duidelijke lijst met te volgen stappen.

Voor uw recallteam wilt u personeel op de productievloer, een operationeel manager, vertegenwoordigers van uw communicatie- of marketingafdeling en mogelijk enkele van de hogere besluitvormers in uw bedrijf opnemen. Ze moeten het proces onmiddellijk in gang zetten met deze opeenvolgende acties:

1. Breng alle leden van het interne recallteam op de hoogte en leg het incident vast.

2. Bepaal het risiconiveau en beoordeel de ernst en omvang van de verontreiniging.

3. Stuur belangrijke berichten uit, inclusief die naar de betrokken klanten.

4. Leg de aangetaste producten onmiddellijk vast en traceer de besmetting terug naar de bron.

5. Stel de reikwijdte van de recall actie vast en start het proces.

6. Dien al het benodigde papierwerk in zodra de getroffen items zijn ingetrokken.

Food ERP-platforms kunnen sommige van deze stappen vergemakkelijken en zelfs automatiseren, waardoor alle betrokkenen op de hoogte worden gebracht van de situatie en alle nalevingsvoorschriften worden nageleefd om de volksgezondheid te beschermen en zich te houden aan alle toepasselijke wetten.

4. Automatiseer dataverzameling

Voordat u uw traceerbaarheidsplannen als voltooid kunt beschouwen, moet u ernaar streven om het vastleggen van informatie zoveel mogelijk te automatiseren en te digitaliseren. Ook hier staat de technologie aan uw kant, aangezien een ERP dat kan worden geïntegreerd met het barcodesysteem van het magazijn en slimme apparaten die in uw faciliteiten worden gebruikt, waaronder thermometers, weegschalen en sensoren, het inzamelingsproces in aanzienlijke mate kan stroomlijnen.

Gegevensrijke labels zijn een ander belangrijk onderdeel van deze vergelijking, omdat u zoveel mogelijk details wilt vastleggen met een enkele scan. U moet ook bepalen wanneer scans en metingen moeten worden uitgevoerd en informatie naar uw systeem moet worden doorgestuurd om uw traceerbaarheidsrecords bij te werken.

U kunt beginnen door dit als een voorlopige lijst te gebruiken, uw automatiseringen uit te bouwen en indien nodig uit te breiden om bij uw activiteiten te passen:

• Scan automatisch streepjescodes/QR-codes bij ontvangst van goederen en voor het invoeren van de inventaris

• Automatiseer nog een scan op het moment van picken voor gebruik in productieprocedures

• Bewaak temperatuur, consistentie en andere relevante factoren tijdens de verwerking en evalueer, indien mogelijk, de resultaten met slimme beeldvormingsapparatuur

• Creëer nieuwe streepjescodes en wijs lotnummers toe voor afgewerkte goederen

• Scan automatisch opnieuw bij het picken voor orderafhandeling en opnieuw bij het laden voor verzending/levering

Deze maatregelen kunnen u ook helpen een consistente productkwaliteit te garanderen. Hoe meer informatie u over uw eindproducten heeft, hoe beter u kunt beoordelen of uw processen moeten worden aangepast voor verbetering.

Samenwerken met een aanbieder die u kunt vertrouwen

Op dit punt hebben we vastgesteld hoe u uw procedures voor de traceerbaarheid van voedselproducten kunt opstellen en hoe essentieel speciaal gebouwde technologische oplossingen zijn voor uw inspanningen om grondstoffen en afgewerkte producten van het ene uiteinde van de supply chain naar het andere te volgen. U heeft misschien nog steeds vragen over best practices en hoe een ERP-systeem voor voedingsmiddelen u kan helpen om totale traceerbaarheid te behouden tijdens de dagelijkse activiteiten.

Hier bij Aptean zijn we er trots op met klanten te werken die zich ook bevinden in hun digitale transformatietraject, hen te helpen hun doelen duidelijker te definiëren en hun inspanningen te verbeteren met onze branche-expertise en het beste aanbod. We werken als partners samen met onze klanten in de voedingsmiddelen- en drankensector, met als doel samen waarde te creëren en verbetering te stimuleren met ons product, Aptean Food & Beverage ERP.

Onze teams hebben tientallen jaren collectieve ervaring en staan klaar om hun inzichten over traceerbaarheid met uw bedrijf te delen om uw procedures te informeren en uit te leggen welke rol ERP-technologie kan spelen. Als u uw vertrouwen in ons stelt en ons kiest als uw leverancier van oplossingen, kunt u er zeker van zijn dat u een betrouwbare, vooruitstrevende partner hebt zolang we samenwerken.

Klaar om meer te horen over Aptean Food & Beverage ERP en hoe het u kan helpen bij het opzetten en implementeren van traceerbaarheidsprocedures voor de food? Neem dan contact met ons op of vraag een gespecialiseerde demo aan.