Top 5 redenen waarom u Managed EDI nodig heeft

In welke bedrijfstak u ook werkzaam bent, u hebt wellicht al gehoord over EDI, of elektronische gegevensuitwisseling. Als u nog geen beheerd EDI platform voor uw onderneming heeft aangeschaft, zou u dat wel moeten doen. In het onderstaande artikel geven we u een kort overzicht van EDI en de voordelen die volledig beheerde EDI voor uw organisatie oplevert.

Wat is EDI?

We hebben de basisprincipes van elektronische gegevensuitwisseling (EDI) al behandeld in deze blog, maar hier is een kort overzicht.

EDI is een standaardformaat voor het uitwisselen van zakelijke informatie tussen twee organisaties langs een elektronische weg, zodat er geen papieren documenten meer nodig zijn. Dit betekent dat u en uw leveranciers, verzenders en detailhandelaren alle documenten in alle talen en vanuit alle toepassingen kunnen verplaatsen. EDI standaardiseert de locatie en volgorde van informatie in een document dat iedereen kan lezen, zodat u gegevens onmiddellijk kunt delen tussen partijen.

Een groot voordeel van EDI is dat u het kunt gebruiken om een reeks documenttypes uit te wisselen. Dit betekent dat B2B-partners alles kunnen uitwisselen, van vrachtbrieven tot inkooporders tot facturen en zelfs winkelspecifieke verpakkingslabels. Als u denkt dat u EDI niet nodig heeft, denk dan nog eens na. Bijvoorbeeld, de meeste grote retailers zoals Albert Heijn, Jumbo, Delhaize en anderen zullen van hun leveranciers eisen dat zij EDI hebben ingesteld voordat zij zaken met hen zullen doen.

Wat is volledig beheerde EDI?

Een traditioneel EDI systeem vereist uitgebreide in-house expertise om te beheren en te onderhouden. Zelfs als uw IT-team de vaardigheden heeft om de complexe codering te verwerken en bekend is met de verschillende metatalen die nodig zijn om EDI te verwerken, zou alleen al het volume van documenten die door het systeem gaan een speciaal EDI-team vereisen. Voor grote ondernemingen zoals Amazon is dat geen probleem, maar voor kleine en middelgrote ondernemingen is dat misschien geen optie.

Dat is waar volledig beheerde EDI om de hoek komt kijken.

Een volledig beheerde EDI, zoals die van Aptean, coördineert en beheert alles voor u. De verkoper is verantwoordelijk voor elk aspect, met inbegrip van de implementatie, het testen, het toezicht op de transacties, de behandeling van fouten en discrepanties, en het maken en beheren van mappings. Zij moeten volledige technische ondersteuning bieden, en het systeem moet u in staat stellen op te schalen naarmate uw bedrijf groeit. Uw leverancier zal ook toezien op het communicatienetwerk tussen uw organisatie en uw handelspartners.

Als dat nog niet genoeg is om u te overtuigen, vindt u hieronder nog vijf voordelen van een volledig beheerde EDI-oplossing voor uw bedrijf.

1. Gereduceerd risico

Een EDI-leverancier staat altijd paraat, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Dat zorgt er niet alleen voor dat altijd wordt voldaan aan updates, nieuwe mappings en veranderende eisen van leveranciers, maar ook dat de kracht van EDI-experts wordt ingezet om zelfs de meest complexe verzoeken van uw trading partners te begeleiden. Volgens IBM kost het ongeveer 150 dollar om te reconciliëren, slechts één fout in de handmatige verwerking. Met EDI is alles geautomatiseerd, dus die kosten worden overbodig.

Als uw EDI-klanten met nieuwe vereisten komen, geeft vendor-managed EDI u gemoedsrust, omdat u weet dat uw leverancier de expertise heeft om die vereisten te beheren. Bij volledig beheerde EDI omvat het dienstenpakket alle apparatuur, licenties, onderhoud en toegewijd IT-personeel. Uw leverancier regelt ook de updates en beveiligingsprotocollen, zodat uw gegevens altijd veilig en conform zijn. Bovendien betekent volledig beheerde EDI dat uw IT-team zich kan concentreren op het soepel laten verlopen van de rest van uw elektronische processen.

2. Verhoogde klanttevredenheid

EDI-gegevens brengen zaken snel in beweging; in feite versnelt EDI de bedrijfscycli met 61%. Met een toegewijd team achter u worden alle problemen of fouten snel aangepakt en verholpen en worden uw trading partners onboard zonder extra inspanningen van uw IT-personeel. Hoewel een menselijk contact een reëel voordeel heeft, laat u dat over aan uw serviceteam.

Retailers willen dat hun documenten onmiddellijk worden verwerkt en bevestigd. Sommige leveranciers, zoals Nordstrom, zullen zelfs een nieuwe bestelling weigeren als hun leverancier niet binnen een bepaalde termijn reageert.

EDI is een onderscheidende factor voor uw bedrijf omdat het een geautomatiseerde, snelle verwerking van alle documenten van uw trading partners mogelijk maakt - het voldoet aan de eisen van uw klanten en zorgt voor een positieve ervaring. EDI maakt uw handelsmogelijkheden vrijwel onbeperkt, wat ervoor zorgt dat u de succesvolle relaties die u al hebt, kunt versterken en nieuwe relaties kunt winnen.

3. Verlaagde kosten

Volledig beheerde en full-service EDI bespaart uw bedrijf geld door gebruikers in staat te stellen het dagelijkse papierwerk in verband met de verwerking van documenten te verminderen. Gebruikers merkten zelfs een vermindering van de verwerkingstijd met 70-90% op, aangezien EDI kostenintensieve handmatige taken tot een minimum beperkt. Om een concreter voorbeeld te geven: de gemiddelde kosten van het handmatig verwerken van een factuur bedragen ongeveer $27,00 per factuur. Met een EDI systeem dalen die kosten tot $3.00.

Het verzenden van betalingen en facturen via EDI kan de kosten van financiële transacties met wel 90% verlagen. Dit kan resulteren in een gemiddelde jaarlijkse besparing van $117.000.

Met EDI kunt u meer bedrijfsdocumenten per dag verwerken, wat het order-to-cash proces aanzienlijk verkort. Door EDI te implementeren kan de tijd tussen order en verzending met wel 50% worden teruggebracht, waardoor de klanttevredenheid toeneemt en de verwerkingskosten nog verder dalen omdat er minder manuren hoeven te worden gemaakt. Bovendien beperkt EDI in bepaalde sectoren, zoals distributie, terugboekingen, omdat het controleert op fouten en discrepanties, zoals gedeeltelijke zendingen, schade en late zendingen. Ten slotte vermindert het systeem de hoeveelheid papier omdat uw team geen fysieke documenten meer nodig heeft - alles wordt veilig in de cloud opgeslagen.

4. Bespaart tijd

Het lijkt een kwestie van gezond verstand, maar de grootste besparing voor uw bedrijf met EDI zou wel eens de tijd van uw werknemers kunnen zijn. EDI automatiseert business-to-business processen, elimineert manuele processen en verzekert de nauwkeurigheid van gegevens. Uw leverancier handelt al uw EDI-gerelateerde taken af, waardoor uw team zich kan richten op meer zinvolle activiteiten.

Bovendien doet uw leverancier alle partner onboarding en creëert hij alle mappings voor EDI, waardoor de klant minder tijd nodig heeft om te starten met zakendoen. De verkoper zal zelfs alles implementeren en testen. Zodra uw EDI is verbonden met uw ERP, verkort u de tijd die nodig is om fouten op te lossen en krijgt u volledige zichtbaarheid, zodat u leveringsfouten snel kunt opsporen en vervolgens oplossen. Nog beter, Aptean's EDI omvat alle apparatuur, licenties, onderhoud en IT-personeel in het dienstenpakket.

5. Verbeterde zichtbaarheid

Als bedrijfseigenaar moet u altijd inzicht hebben in de status van uw orders in de hele supply chain. Managed EDI geeft u de mogelijkheid om te zien waar alles is, en zowel u als uw trading partners kunnen orderinformatie en updates doorgeven via eenvoudige rapportage.

Met een gecentraliseerd dashboard kunnen gebruikers op elk moment alle transacties bekijken die binnen uw onderneming plaatsvinden. Iedereen die die informatie nodig heeft, ongeacht zijn rol, kan de status van een bepaalde transactie zien, waardoor hij kan handelen als dat nodig is.

In combinatie met uw ERP en uw logistieke dienstverleners geeft EDI u inzicht in alles wat er gebeurt tussen alle toepassingen en alle partijen, zowel binnen uw onderneming als in uw hele B2B ecosysteem. Voor bedrijfskritische bestanden stelt volledig beheerde, real-time EDI u niet alleen in staat om cruciale informatie te vinden en te controleren, maar ook om proactief te zijn en snel te reageren wanneer er problemen optreden. Dit verbetert uw algemene bedrijfsprocessen. In principe geeft EDI u volledige zichtbaarheid van uw orders, waar ze zich ook bevinden in de suppl.

Waarom EDI?

Met een volledig beheerde EDI-service helpt uw leverancier uw onderneming nieuwe klanten te werven en loodst hij hen door de test- en validatieprocessen. De leverancier controleert de dagelijkse activiteiten voor u, beantwoordt snel vragen, lost proactief problemen op die zich voordoen en lost prijs- en nalevingsverschillen op. Als u beschikt over een ERP-oplossing met ingebouwde en beheerde EDI-mogelijkheden, kunt u zich richten op de groei van uw bedrijf in plaats van u zorgen te maken over bergen papierwerk en het bijhouden van de steeds veranderende eisen van partners.

Als u meer wilt weten over hoe ingebouwde en beheerde EDI uw bedrijf kan ondersteunen, neem dan gerust contact met ons.