4 Fokusbereiche für Frischwarenunternehmen und wie ERP-Software den Erfolg erleichtert

Der Markt für frische Obst- und Gemüseprodukte entwickelt sich dynamisch: Die Nachfrage bleibt hoch, doch gleichzeitig steigt der Wettbewerbsdruck – nicht zuletzt durch neue Anbieter, gestiegene Erwartungen auf Kundenseite und zunehmend komplexe Rahmenbedingungen entlang der Lieferkette. 

Unternehmen in diesem Bereich sehen sich mit besonderen Herausforderungen konfrontiert: hohe Verderblichkeit, saisonale Produktionszyklen, große Sortenvielfalt und oft grenzüberschreitende Warenströme. Hinzu kommen unterschiedliche Anbauvoraussetzungen je nach Region und ein wachsendes Bedürfnis nach Transparenz bei Herkunft, Qualität und Nachhaltigkeit. 

Wer diese Komplexität weiterhin mit Papierformularen oder nicht integrierten Insellösungen zu bewältigen versucht, läuft Gefahr, an Effizienz, Reaktionsfähigkeit und letztlich Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren. Risiken wie mangelnde Rückverfolgbarkeit, Bestandsungenauigkeit oder wirtschaftliche Verluste durch Ausschuss und Fehldispositionen sind reale Folgen. 

Ein ERP-System, das speziell für Unternehmen in der Obst- und Gemüsewirtschaft konzipiert wurde, kann hier Abhilfe schaffen. Es schafft eine konsistente digitale Grundlage für sämtliche Geschäftsprozesse – von der Ernteplanung bis zur Auslieferung – und berücksichtigt dabei die besonderen Anforderungen dieses anspruchsvollen Segments. 

Im Folgenden zeigen wir vier zentrale Handlungsfelder auf, in denen moderne ERP-Lösungen Unternehmen im Frischebereich gezielt unterstützen – und so die Grundlage für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg schaffen. 

1. Rückverfolgbarkeit sicherstellen – für Lebensmittelsicherheit und Vertrauen

In der Obst- und Gemüsewirtschaft ist eine lückenlose Rückverfolgbarkeit heute unverzichtbar. Zum einen sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Herkunft und Stationen ihrer Produkte transparent darzulegen – insbesondere beim Inverkehrbringen innerhalb der Europäischen Union. Zum anderen erwarten auch Handelspartner und Endkundschaft verlässliche Informationen zur Produktherkunft, Qualität und Sicherheit. 

Moderne ERP-Systeme, die auf die Anforderungen der Branche zugeschnitten sind, unterstützen hier mit leistungsfähigen Funktionen: Über die Verwaltung von Chargen und Unterchargen lässt sich die gesamte Lieferkette bidirektional nachverfolgen – vom Erzeuger bis zum Kunden und umgekehrt. Die Verknüpfung mit artikel- oder attributbasierten Informationen ermöglicht dabei ein hohes Maß an Detailtiefe, etwa im Hinblick auf Erntezeitpunkt, Herkunftsregion oder Sortenklassifizierung. 

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Verwaltung von Zertifikaten. Ob Bio-Siegel, GLOBALG.A.P., QS, Fairtrade oder nationale Programme – ERP-Lösungen wie Aptean Food & Beverage ERP bieten dedizierte Funktionen zur Pflege und Zuweisung dieser Nachweise. So behalten Sie stets den Überblick, können bei Bedarf automatisch auf gültige Zertifikate zugreifen und reduzieren den administrativen Aufwand bei Audits erheblich. 

Nicht zuletzt schafft ein durchgängiges Rückverfolgbarkeitssystem Vertrauen – bei Handelspartnern, Verbrauchern und Behörden. Und es versetzt Unternehmen in die Lage, im Fall von Qualitätsabweichungen schnell und gezielt zu reagieren, Rückrufe effizient zu koordinieren und Schäden zu begrenzen. 

2. Qualitätsmanagement stärken – für dauerhafte Markentreue 

Qualität ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren im Handel mit frischen Lebensmitteln – auch wenn sie sich schwer in einheitliche Kennzahlen fassen lässt. Aspekte wie Frische, Geschmack, Konsistenz, Optik und Produktsicherheit beeinflussen die Wahrnehmung beim Kunden maßgeblich. Schon kleinere Abweichungen – etwa beschädigte Ware oder ein nicht eingelöstes Geschmackserlebnis – können das Vertrauen in Marke und Produkt dauerhaft beeinträchtigen. 

Spezialisierte ERP-Systeme für die Obst- und Gemüsewirtschaft bieten deshalb umfassende Funktionen zur Qualitätssicherung entlang der gesamten Lieferkette. So lassen sich individuelle Qualitätsparameter definieren, Prüfpläne hinterlegen und automatische Prüfaufforderungen in definierten Prozessschritten auslösen. Produkte, die festgelegte Kriterien nicht erfüllen, können sofort gesperrt und aus dem weiteren Ablauf ausgeschlossen werden. 

Zudem ermöglichen ERP-Lösungen eine durchgängige Erfassung und Auswertung von Prüfstatus, Ergebnissen und Freigaben – in Echtzeit, direkt aus dem Lager, der Produktion oder dem Wareneingang. Das sorgt nicht nur für höhere Transparenz, sondern hilft auch, Schwachstellen schneller zu identifizieren und gezielt gegenzusteuern. 

Ein weiteres zentrales Element ist das Management von Reklamationen und Abweichungen. ERP-Systeme wie Aptean Food & Beverage ERP bieten dafür eigene Module: Reklamationen lassen sich erfassen, mit zugehörigen Produkten und Prozessen verknüpfen und mit definierten Maßnahmen versehen – von der Nachverfolgung über Gutschriften bis hin zur Prozessanpassung. So wird Qualität zum Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung und nicht zur Schwachstelle im Kundenkontakt. 

Ein stringentes Qualitätsmanagement schafft Vertrauen – und Vertrauen ist die Basis für Kundenbindung. Wer gleichbleibend hohe Standards einhält und auf Kritik professionell reagiert, bleibt im Kopf – und im Einkaufskorb. 

3. Transaktionen effizient steuern – für stabile Margen 

Die Abrechnung in der Obst- und Gemüsebranche ist deutlich komplexer als in vielen anderen Segmenten der Lebensmittelwirtschaft. Preise variieren je nach Saison, Qualität, Sortierung, Herkunft und Verfügbarkeit – und auch die Vertragsbeziehungen zwischen Erzeugern, Verarbeitern, Vermarktern und Handelspartnern sind häufig individuell geregelt. Standardsoftware stößt hier schnell an ihre Grenzen. 

Branchenspezifische ERP-Systeme bieten hier entscheidende Vorteile. Funktionen wie Erzeugerabrechnung und Grower Return ermöglichen die automatische Berechnung von Auszahlungen, Rückvergütungen und Beteiligungen – unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren wie Qualität, Gewicht, Klassifizierung, Vertragsbedingungen oder Kommission. Auch Vorauszahlungen und flexible Provisionsmodelle lassen sich systemseitig abbilden. 

Ein weiterer Hebel liegt in der Abbildung von Grade-Out- und Pack-Out-Szenarien, bei denen aus einer gelieferten Charge mehrere Produktqualitäten entstehen – etwa durch Sortierung nach Größe, Farbe oder Beschaffenheit. Moderne ERP-Lösungen ermöglichen eine automatische Zuordnung und Bewertung dieser Teilmengen – was nicht nur Transparenz schafft, sondern auch eine differenzierte Preisgestaltung je nach Verwertungskanal erlaubt. 

Über erweiterte Preisfindungsfunktionen können zudem hierarchische Preisstrukturen hinterlegt werden – z. B. nach Kundengruppe, Saison oder Verpackungseinheit. So lassen sich Margen gezielt absichern, ohne dabei an Flexibilität im Tagesgeschäft zu verlieren. 

Das Ergebnis: Weniger manuelle Nacharbeit, reduzierte Fehleranfälligkeit – und eine deutlich höhere Effizienz bei der Abwicklung selbst komplexer Geschäftsvorgänge. 

4. Bestände intelligent steuern – für mehr Nachhaltigkeit und geringere Verluste

Im Umgang mit frischen Produkten zählt jede Stunde. Verderbliche Ware verlangt nach einer präzisen Bestandsführung – nicht nur, um Verluste zu vermeiden, sondern auch, um gesetzte Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Denn jeder unnötige Ausschuss bedeutet nicht nur wirtschaftlichen Schaden, sondern auch einen erhöhten ökologischen Fußabdruck. 

ERP-Systeme, die speziell für Unternehmen im Obst- und Gemüsebereich konzipiert sind, bieten hier praxisnahe Unterstützung. Mithilfe von Echtzeit-Bestandsübersichten behalten Sie den Überblick über verfügbare Mengen, erwartete Wareneingänge und Bestände an mehreren Standorten. Das ermöglicht eine gezielte Zuordnung von Chargen zu Aufträgen – unter Berücksichtigung von Frischefenstern, Haltbarkeiten und logistischen Bedingungen. 

Über das integrierte MHD-Management können Haltbarkeitsdaten systemgestützt überwacht werden. Bei Annäherung an kritische Fristen informiert das System aktiv – so lassen sich gefährdete Bestände rechtzeitig priorisieren, um Verluste zu minimieren. 

In Verbindung mit ergänzenden Lösungen wie Routen- und Tourenoptimierung – z. B. Aptean Routing & Scheduling Paragon Edition – lassen sich zusätzlich Transportwege effizienter planen, Kraftstoffverbrauch senken und CO₂-Emissionen verringern. Diese Tools kalkulieren optimale Routen in Echtzeit, simulieren alternative Szenarien und helfen so, Nachhaltigkeit mit Wirtschaftlichkeit zu vereinen. 

Durch den intelligenten Einsatz dieser Funktionen können Unternehmen ihre Bestands- und Lieferprozesse nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ökologisch verantwortungsvoller gestalten – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend nachhaltigkeitsorientierten Marktumfeld. 

Aptean – Ihr Partner für eine zukunftsfähige Obst- und Gemüsewirtschaft 

Die Herausforderungen in der Verarbeitung und Vermarktung frischer Produkte sind vielfältig – von der Rückverfolgbarkeit über Qualitätssicherung und dynamische Preisgestaltung bis hin zu nachhaltiger Bestandsführung. In all diesen Bereichen kann eine branchenspezifische ERP-Lösung Unternehmen dabei unterstützen, ihre Abläufe zu strukturieren, Risiken zu minimieren und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Aptean Food & Beverage ERP wurde genau dafür entwickelt: Es basiert auf der Microsoft Dynamics 365 Business Central Plattform und erweitert diese gezielt um Funktionen, die speziell auf die Anforderungen der Obst- und Gemüsebranche zugeschnitten sind – darunter Erzeugerabrechnung, Rückverfolgbarkeit, Sortierung, Frischemanagement, Qualitätssicherung und vieles mehr. 

Die Lösung ist auch als cloudbasierte SaaS-Variante verfügbar und bietet damit zusätzliche Vorteile in Bezug auf Skalierbarkeit, Sicherheit und ortsunabhängigen Zugriff. Ergänzt wird sie durch weitere Systeme aus dem Aptean-Portfolio – etwa für Tourenplanung, Produktionskennzahlen (OEE), Enterprise Asset Management (EAM) oder Produktlebenszyklusmanagement (PLM). 

Was Aptean darüber hinaus auszeichnet, ist der partnerschaftliche Ansatz: Wir begleiten unsere Kunden nicht nur bei der Einführung der Lösung, sondern stehen auch im laufenden Betrieb als kompetenter Ansprechpartner zur Seite – mit einem tiefen Verständnis für die Abläufe und Herausforderungen Ihrer Branche. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Aptean Sie konkret unterstützen kann, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir stellen Ihnen die Lösung gern in einer individuellen Demo vor. 

Für mehr Informationen zur Leistungsfähigkeit moderner Software-Lösungen für Frische-Unternehmen lesen Sie auch gerne unser Whitepaper: Effektives Management von Angebot und Nachfrage im Frischwarensektor: Bewältigung von 8 Schlüsselherausforderungen mit branchenspezifischer Software