Wat is een Transport Management Systeem (TMS) en wat doet het?

Het beheren van het transportnetwerk van uw bedrijf kan vaak aanvoelen als het geblinddoekt oplossen van een Rubik's Cube. Met zoveel bewegende onderdelen - vracht, vervoerders, real-time tracking, meerdere modi - is het een grote jongleeract om elk onderdeel in de gaten te houden zonder de prestaties te vertragen of de kosten op te blazen. Dat is waar een transportmanagementsysteem (TMS) om de hoek komt kijken. 

Je hebt de term waarschijnlijk wel eens gehoord, maar misschien heb je vragen. Zoals wat is een TMS-systeem precies en wat doet het precies? Wie kan het gebruiken en wat is het verschil met andere logistieke systemen zoals enterprise resource planning (ERP) en warehouse management systemen (WMS)? Dit artikel beantwoordt al je brandende vragen.

Wat is een TMS?

Een transportbeheersysteem (of TMS) is een softwareplatform dat speciaal is ontworpen om end-to-end transport- en logistieke operaties te stroomlijnen en te optimaliseren. In eenvoudiger bewoordingen is het als het commandocentrum voor uw hele transportnetwerk. Zie het als de krachtpatser achter de schermen die u helpt bij het plannen, uitvoeren en bewaken van het goederenverkeer - over land, door de lucht en over zee.

Een TMS-oplossing geeft uw bedrijf een overzicht in vogelvlucht van zijn supply chain-netwerk, zodat u slimmere, datagestuurde beslissingen kunt nemen om de verzendefficiëntie te verbeteren en de kosten te verlagen. Van vervoerdersbeheer en analyse van vrachttarieven tot het volgen van zendingen in realtime, een TMS biedt de zichtbaarheid en controle die u nodig hebt om de goederenstroom te houden, de kosten laag te houden en klanten tevreden te houden, terwijl de duurzaamheidsbehoeften in evenwicht blijven.

Binnen een TMS kunt u tarieven vergelijken, zendingen organiseren en de reis naar levering te volgen. Of het nu gaat om het verzenden van grondstoffen of afgewerkte goederen, hoe dan ook, een TMS houdt het bij, zowel inkomend als uitgaand, binnenlands of internationaal.

Hoe werkt een transportmanagementsysteem?

Door het verkeer van goederen te automatiseren en te verbeteren, verbetert een TMS de bedrijfsefficiëntie en vermindert het te hoge uitgaven. Het kan worden opgesplitst in een paar essentiële functies. Hier is een kort overzicht van wat er onder de motorkap gebeurt:

• Integratie van orderbeheer: Integratie van orderbeheer (OMS) is het startpunt van elk TMS-traject. Dit is waar de software verzendgegevens uit systemen zoals ERP haalt, zodat alle transportactiviteiten synchroon lopen met bredere supply chain-processen. Dit omvat klantorders, inkooporders of voorraadoverdrachten, waarmee de basis wordt gelegd voor een gestroomlijnde planning.

• Beheer van vervoerders: Een TMS beheert de relaties met vervoerders en logistieke dienstverleners en biedt u inzicht in de prestaties van de vervoerder, kostenstatistieken en serviceniveaus. Het automatiseert het boeken van zendingen, zodat u vervoerders kunt vergelijken en selecteren op basis van kosteneffectiviteit, betrouwbaarheid en snelheid, zodat elke zending wordt afgehandeld door de meest geschikte partner.

• Routeplanning en -optimalisatie: Een volledig geïntegreerd TMS maakt gebruik van geavanceerde algoritmen om de beste routes en transport opties te identificeren, rekening houdend met factoren zoals afstand, historische verkeersomstandigheden, levertijden en kosten. Het systeem analyseert snel gegevens om de meest efficiënte routes te kiezen, vervoerders te selecteren, zendingen te consolideren en routes te plannen, waardoor u tijd en brandstofkosten bespaart.

• Beheer van vrachtkosten en -tarieven: Vrachtkosten zijn een belangrijk onderdeel van elk logistiek budget. Een TMS-oplossing stemt vrachtfacturen af op de daadwerkelijk geleverde diensten en stelt uw bedrijf in staat om vrachttarieven van verschillende vervoerders te beheren, te volgen en te vergelijken. Dit geautomatiseerde proces vermindert fouten en signaleert verschillen. Met realtime inzicht in de kosten kunt u zorgen voor nauwkeurige betalingen, tijd besparen en de financiële risico's verminderen die gepaard gaan met handmatige audits.

• Uitvoering en tracking: Na de planning neemt een geavanceerd TMS de verzending van zendingen en het genereren van de benodigde documenten op zich. Hier heeft u een duidelijk beeld van de goederenbewegingen en end-to-end zichtbaarheid van uw zendingen tijdens het transport, hun geschatte aankomsttijd en details van eventuele vertragingen of omleidingen. Uw logistieke team kan dan de voortgang van de levering volgen, anticiperen op vertragingen en snel reageren op verstoringen.

• Rapportage en analyse: Ten slotte bieden de beste TMS-systemen robuuste analyse- en rapportagemogelijkheden, waarmee u trends kunt identificeren door inzicht te geven in statistieken zoals kosten per kilometer, prestaties van vervoerders, tijdige levering en brandstofverbruik. Deze analyses maken gegevensgestuurde verbeteringen mogelijk, zodat u uw transportnetwerk in de loop van de tijd kunt optimaliseren.

Wanneer al deze componenten samenwerken, kan een TMS-systeem uw transportbeheer transformeren in een proactieve, efficiënte en transparante operatie. Het verlaagt de kosten, verbetert de operationele efficiëntie en verbetert de klanttevredenheid door ervoor te zorgen dat goederen op tijd en zoals verwacht worden geleverd. Met een TMS voelen uw logistieke professionals zich voorbereid en klaar om elke situatie aan te pakken.

Wie kan TMS-software gebruiken?

Het goede nieuws is dat TMS niet alleen voor megagrote bedrijven is. Bedrijven van elke omvang in verschillende sectoren, van logistieke dienstverleners en modemerken tot voedsel- en drankenorganisaties, fabrikanten en meer, ontdekken de voordelen van TMS-software voor hun transportactiviteiten.

Kleine en middelgrote bedrijven kunnen TMS gebruiken om de concurrentie voor te zijn door routes te optimaliseren, zendingen nauwkeurig te volgen en het kostenbeheer te verbeteren. Terwijl grotere organisaties kunnen profiteren van enorme schaalvoordelen, waardoor de kosten aanzienlijk worden verlaagd en complexe toeleveringsketens worden vereenvoudigd. Kortom, of u nu kleine pakketten of grote vracht vervoert, een TMS biedt de flexibiliteit om uw transportbehoeften te ondersteunen.

Laten we dus eens kijken welke soorten bedrijven kunnen profiteren van een transportbeheersysteem en wie binnen uw organisatie de software zal gebruiken.

Soorten bedrijven die kunnen profiteren van TMS

Kortom, een TMS kan ten goede komen aan elk bedrijf dat betrokken is bij het verplaatsen van goederen door een toeleveringsketen. Het is met name waardevol voor industrieën zoals:

• Productie: Om het transport van grondstoffen en eindproducten over meerdere locaties te coördineren, vertrouwen fabrikanten op TMS-oplossingen om de verzending te stroomlijnen, de selectie van vervoerders te beheren, tijdige en volledige (OTIF) levering te garanderen en de transportkosten te verlagen.

• Detailhandel en e-commerce: TMS faciliteert complexe distributienetwerken voor mode- en retailbedrijven, waardoor snellere reactietijden mogelijk zijn op marktvragen zoals levering op dezelfde dag en de volgende dag, terwijl de efficiëntie behouden blijft ondanks hoge ordervolumes.

• Eten en drinken: Het implementeren van een TMS-systeem hier zorgt voor verse, veilige en tijdige levering van verbruiksartikelen en veelgevraagde goederen met geoptimaliseerde routeplanning en zichtbaarheid, met behoud van strikte naleving van de regelgeving en nauwkeurige registraties.

• Externe logistieke dienstverleners (3PL): 3PL's en bedrijven die vloten of vervoerdersnetwerken beheren, gebruiken TMS om routes te optimaliseren, kosteneffectieve vervoerders te selecteren en de nauwkeurigheid van de levering te verbeteren. TMS helpt ook bij het verminderen van het brandstofverbruik, het volgen van zendingen en het ondersteunen van multimodale transportplanning, terwijl het naadloos integreert met klantsystemen.

• Distributie en groothandel: Deze bedrijven beheren doorgaans grote hoeveelheden goederen volgens complexe leveringsschema's. Daarom is een TMS van cruciaal belang om de coördinatie tussen leveranciers, magazijnen en klanten te verbeteren, waardoor tijdige en kosteneffectieve leveringen worden gegarandeerd die voldoen aan de eisen van retailers.

Typen gebruikers binnen uw organisatie

Wie binnen uw organisatie gebruikt deze software waarschijnlijk in hun dagelijkse rol? Een TMS is een veelzijdig hulpmiddel en ondersteunt een verscheidenheid aan functies, waaronder:

• Logistiek managers: Deze professionals zijn verantwoordelijk voor het toezicht op het hele transportnetwerk en gebruiken TMS om verzendactiviteiten te plannen, te bewaken en te optimaliseren.

• Supply Chain Directors: Ze vertrouwen op TMS om ervoor te zorgen dat het transport wordt afgestemd op bredere supplychain strategieën.

• Transport- en dispatchcoördinatoren: Deze teamleden staan vaak in de frontlinie van het beheer van zendingen en gebruiken TMS voor uitvoering en tracking.

• Financiële en inkoopteams: Deze groepen analyseren TMS-gegevens om transportkosten bij te houden en betere tarieven te onderhandelen met vervoerders.

• Klantenservicemedewerkers: Met realtime inzicht in de status van zendingen kunnen klantenserviceteams nauwkeurige updates geven en problemen snel oplossen.

• Bedrijfsleiders en leidinggevenden: Deze teams kunnen een TMS gebruiken om gegevens te analyseren, prestatiestatistieken te bekijken en kosten te optimaliseren om de prestaties van transportfuncties te evalueren en strategische verbeteringen voor het bedrijf te plannen.

Door nauwkeurige, toegankelijke gegevens te leveren en te voldoen aan de behoeften van meerdere gebruikers in de diverse bedrijfsafdelingen, creëren TMS-oplossingen een uniforme benadering van transportbeheer. U kunt dus vaarwel zeggen tegen ongelijksoortige systemen, communicatiesilo's, onnauwkeurigheden in gegevens en moeizame handmatige processen, en in plaats daarvan hallo zeggen tegen geautomatiseerde workflows, verbeterde samenwerking, end-to-end zichtbaarheid en verbeterde efficiëntie. Dit alles stelt u in staat om een betere klantenservice te bieden tegen lagere kosten.

TMS versus ERP en WMS: belangrijkste verschillen

Mogelijk beschikt uw bedrijf al over een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) of een Warehouse Management System (WMS). Dus, waar past TMS in het plaatje? Hoewel het een krachtig hulpmiddel is voor transport, wordt het vaak verward met andere systemen zoals ERP en WMS. Dit is hoe ze verschillen:

Integratie van TMS, WMS en ERP

Zoals u kunt zien, speelt elk systeem een ​​aparte maar complementaire rol in het beheer van uw bedrijfsactiviteiten. Wanneer ze geïntegreerd zijn, werken ERP, WMS en TMS samen om een ​​end-to-end supply chain-oplossing te bieden. Door gegevens en gestandaardiseerde documenten te delen, zorgen ze ervoor dat elke stap van uw supply chain geoptimaliseerd en efficiënt is.

Wanneer uw TMS bijvoorbeeld leveringsupdates deelt met uw ERP- en WMS-systemen, kan uw bedrijf goederen in transit volgen van productie tot levering aan de klant. En wanneer u de voorraadniveaus in uw WMS afstemt op verkoopprognoses in uw ERP, kunt u de voorraad dienovereenkomstig onderhouden en de opslagkosten verlagen, wat aanzienlijke besparingen oplevert in uw supply chain. U kunt zelfs zorgen voor tijdige levering van goederen via TMS-routeoptimalisatie op basis van WMS-ordergereedheidsgegevens, zodat ETA's consistent worden gehaald.

Samen creëren deze systemen een robuuste en uitgebreide supply chain-oplossing, waarbij elk systeem verschillende taken afhandelt. Als de gedachte aan kapitaaluitgaven en implementatietijdlijnen voor alle drie u echter bleek van angst maakt, maak u dan geen zorgen. Elk systeem levert op zichzelf al grote voordelen op, waardoor u uw algehele tech-stack kunt uitbreiden naarmate uw digitale transformatie vordert. Zo krijgt u toegang tot extra voordelen naarmate u elk nieuw onderdeel integreert.

Heb ik zowel TMS als routeringssoftware nodig?

Dit is een vraag die vaak naar voren komt wanneer organisaties logistieke software evalueren, omdat het op het eerste gezicht lijkt alsof beide systemen vergelijkbare dingen doen. Het korte antwoord? Ja. Voor veel bedrijven gaan de transportbehoeften verder dan de kernfunctionaliteiten van TMS, dus als u uw optimalisatie wilt stimuleren en volledige controle over uw logistieke activiteiten wilt krijgen, is het de moeite waard om software-extensies te gebruiken.

Door de juiste mix van TMS- en routeoplossingen te kiezen, kunt u uw transportnetwerk het beste van twee werelden bieden: breed overzicht en gedetailleerde routeoptimalisatie. Om deze reden moet u samenwerken met een leverancier die een volledige reeks transportbeheeroplossingen met geavanceerde functies kan bieden, precies wat u nodig hebt om al uw complexe logistieke vereisten te beheren. Aanvullende tools voor uw TMS-software zijn onder meer:

• Routering en planning: Geavanceerde mogelijkheden voor routeoptimalisatie zijn met name handig voor bedrijven die hun eigen wagenpark beheren en gebruik maken van vervoerders - ze stellen u in staat om leveringsroutes en -schema's efficiënt te plannen in overeenstemming met de eisen van de klant en logistieke beperkingen. Deze software helpt de brandstofkosten te minimaliseren, levertijden te verkorten en de klanttevredenheid te verbeteren.

• Live route en uitvoering: Live routeoplossingen stellen u in staat om te volgen wat er op de weg gebeurt en u aan te passen aan real-time veranderingen in routevereisten, zodat onverwachte vertragingen, afsluitingen of prioriteitswijzigingen onmiddellijk worden beheerd. Deze flexibiliteit is essentieel voor bedrijven die te maken hebben met dynamische en complexe leveringsscenario's.

• Bewijs van levering: Met de mogelijkheid voor een bewijs van aflevering kunnen chauffeurs bij aflevering digitale handtekeningen en fotografisch bewijs vastleggen. Deze functie verbetert de verantwoordingsplicht en verbetert de administratie, waardoor eventuele leveringsproblemen efficiënt kunnen worden opgelost. In combinatie met een TMS geeft het u zichtbaarheid totdat de levering in handen is van uw klanten.

Deze logistieke oplossingen zijn ontworpen om te voldoen aan uw diverse en veranderende transportbehoeften en met deze functionaliteiten in uw arsenaal wordt het opschalen van operaties, het optimaliseren van routes en het verbeteren van de leveringsbetrouwbaarheid gemakkelijk gemaakt.

Waarom het implementeren van een TMS belangrijk is voor uw bedrijf

Als u de transportkosten wilt verlagen, de operationele efficiëntie wilt verhogen en de klanttevredenheid wilt verbeteren, is het implementeren van een TMS een van de slimste stappen die u kunt zetten. De voordelen van gestroomlijnd vervoerdersbeheer, real-time tracking van zendingen en verbeterde routeplanning dragen allemaal bij aan kostenbesparingen en operationele veerkracht.  

Met Aptean als uw partner kunt u dit alles en meer bereiken. Ons TMS-systeem stelt uw bedrijf in staat om moeiteloos op te schalen, met de mogelijkheid om vervoerders, transportmodi en routes toe te voegen als dat nodig is, zonder dat dit ten koste gaat van uw operationele efficiëntie. Bovendien leveren ons toegewijde ondersteuningsteam en panel van experts innovatieve productontwikkelingen en bieden ze levenslange ondersteuning om ervoor te zorgen dat u het meeste uit uw software haalt, zodat uw bedrijf altijd voorop blijft lopen. 

Als uw organisatie klaar is om haar transportactiviteiten te verbeteren en meer zichtbaarheid en controle over de logistiek te krijgen, zijn de geavanceerde TMS-softwareoplossingen van Aptean van onschatbare waarde om die doelen te bereiken. Van ons belangrijkste multi-carrier en multimodale TMS-systeem tot onze best-in-class routerings- en planningssoftware, we hebben alles wat u nodig hebt om de groei en winstgevendheid van uw transportoperatie te versnellen.

Bent u klaar om de controle over uw transportnetwerk over te nemen en kostenbesparend potentieel te ontdekken? Neem vandaag nog contact op met Aptean en ontdek hoe onze TMS-oplossingen uw supply chain naar een hoger niveau kunnen tillen.