7 Tipps für eine erfolgreiche ERP-Einführung

Die Einführung einer ERP-Plattform ist ein komplexes Projekt, das Kapital, Zeit und Personal bindet. Gleichzeitig sind die Erwartungen bei allen Beteiligten hoch, schließlich soll die neue Lösung Prozesse optimieren, Kosten einsparen und Umsätze steigern. So sind gerade kleine und mittelständische Unternehmen mit begrenzten Ressourcen auf eine möglichst reibungslose ERP-Einführung angewiesen, zumal ein zukunftsfähiges System und nahtlose digitale Prozesse immer mehr zum Treibstoff für die internationale Wettbewerbsfähigkeit werden. Doch warum scheitern manche ERP-Projekte, während andere zu einem guten Abschluss gebracht werden? Was zeichnet ein gutes Projektteam aus und was einen guten Anbieter? Die folgenden 7 Tipps sollen zeigen, wie Sie Ihr Projekt sicher zum Erfolg führen und das Potential Ihrer neuen Unternehmenssoftware schon nach kurzer Zeit voll ausschöpfen können.

Tipp 1: Identifizieren Sie die wesentlichen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens

Bevor Sie eine neue ERP-Plattform implementieren, sollten Sie sich unbedingt über die tatsächlichen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens bewusst werden. Welche Vorteile erhoffen Sie sich von der Einführung einer neuen ERP-Lösung? Welche Schwierigkeiten innerhalb der täglichen Unternehmensabläufe sollen dadurch gelöst werden? Und inwiefern lässt sich dies anhand der Software realisieren?

Zugegeben, die Erhebung der Anforderungen ist für Unternehmen keine leichte Aufgabe. Am Anfang steht meist nicht mehr als eine grobe Idee – bspw. die Prozesse in der Fertigung oder im Vertrieb zu optimieren. Die Konzentration liegt also auf einzelnen Schwachstellen und wie man diese aktiv verbessern kann. Doch ERP verändert die Prozesse eines Unternehmens grundlegend, der Ansatz muss deshalb von Anfang an ganzheitlich sein. Neben den Schwachstellen müssen auch die Stärken, die zu bewahren sind, betrachtet werden. Aus der Bewertung und Gegenüberstellung kann dann eine gewinnbringende Strategie für die Zukunft entwickelt werden. Unternehmen sollten deshalb genügend Zeit und Ressourcen in die inhaltliche Planung investieren.

An den grundsätzlichen Zielen misst sich auch letztlich, was Ihr Projektteam leisten muss, um die ERP-Lösung erfolgreich produktiv zu setzen. Wie sind also die Ausgangsbedingungen? Wird an einem oder gleich an mehreren Standorten eingeführt? Welche Rollout-Strategie soll verfolgt werden? Wieviel Mitarbeiter und Zeit stehen für die ERP-Einführung maximal zur Verfügung? Wie hoch ist das Know-how im Projektteam?

All dies sollte bereits vor der ERP-Auswahl geklärt werden, ebenso wie die maßgeblichen Prozesse, die durch die Einführung optimiert werden sollen. Der in Frage kommende ERP-Anbieter muss vorab einen umfassenden Eindruck von den Gegebenheiten und Zielen des Unternehmens erhalten. An dieser Stelle kommt dann das Lastenheft ins Spiel, das sämtliche Muss-Anforderungen detailliert auflistet. Der ERP-Anbieter nutzt dann diese Informationen für die Leistungsbeschreibung, die er erbringen will. Den genauen Umfang formuliert er in seinem Pflichtenheft.

Tipp 2: Prüfen Sie den angebotenen Funktionalitätsumfang der ERP-Lösung

Potenzial und Leistung der in Frage kommenden ERP-Lösung sollten im Vorfeld genau geprüft und mit den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens abgeglichen werden. Nur wer sein System kennt und versteht, kann es anschließend in vollem Umfang nutzen. Das erfordert zwar einiges an Zeit, eine stark auf die jeweilige Branche vorkonfigurierte ERP-Plattform erfüllt aber die meisten Anforderungen bereits aus dem Stand.

Allerdings lässt sich die Realität in Unternehmen kaum vom Start weg 1:1 mit einer standardisierten Software abbilden. Jede Lösung bringt ganz unterschiedliche Schwerpunkte mit sich. Entscheidend sind immer die konkreten Anwendungsfälle vor Ort. Diese gilt es innerhalb des Projektes zu klären und gemeinsam mit dem Anbieter umzusetzen.

In der Regel reicht hierfür ein einfaches Customizing der Standardsoftware. Bei modernen Plattformen sollten die meisten Funktionalitäten ohnehin „Out of the Box“ zur Verfügung stehen, sodass sie nicht erst neu erarbeitet werden müssen. Der Anbieter sollte darüber hinaus versichern können, dass die einzelnen Anwendungen stetig weiterentwickelt werden und darin auch Best Practices der Kunden einfließen.

Moderne Unternehmenssoftware ist zudem nicht mehr monolithisch aufgebaut. Durch eine offene Architektur und eine hohe Integrationsfähigkeit können Sackgassen vermieden werden. Kundenanforderungen, die während eines Projektes entstehen, lassen sich agil mittels BPM (Business Process Management) umsetzen. Außerdem helfen Extensions, dass kundenindividuelle Modifikationen auch bei einem Release-Wechsel erhalten bleiben.

Apropos Release-Wechsel: Das richtige System bemisst sich nicht nur am produktiven Funktionsumfang, sondern auch an der langfristigen Wartbarkeit und der Einfachheit im Betrieb. Aktuellen Studien zufolge verbringen mittelständische Unternehmen 20 bis 25 % der ERP-Betriebszeit mit Updates oder Release-Upgrades. Moderne Anbieter setzen deshalb auf das sogenannte „Rolling Release“, bei dem Updates und Patches automatisiert eingespielt werden und das ERP-System auf diese Weise komfortabel und konsequent up-to-date gehalten wird.

Tipp 3: Wählen Sie den richtigen ERP-Partner

Ein zukunftsfähiger Digitalisierungspartner mit stabilen Support-Leistungen ist ausschlaggebend für eine erfolgreiche ERP-Implementierung. Um den Übergangsprozess zu erleichtern, sollten Sie einen Anbieter wählen, der sich in Ihrer Branche auskennt und über das nötige Fachwissen verfügt. Aufgrund seiner langjährigen Erfahrung ist er in der Lage, bewährte Verfahren, die er bei anderen Implementierungen in Ihrer Branche realisiert hat, weiterzugeben und zur Verfügung zu stellen.

Wichtig ist in jedem Fall ein vertrauensvolles Verhältnis zum ERP-Anbieter. Mithilfe eines gut geführten Lastenhefts bleiben Projekt- und Kostenaufwand von Anfang an überschaubar. Im Kontext der breiten Nutzung einer ERP-Plattform führen manche Anbieter im Vorfeld auch eine Nutzwertanalyse mit ihren Kunden durch. So entsteht eine abgestimmte und umsetzbare Roadmap mit nutzbringenden Entwicklungsschritten für die digitalen Transformation.

Aufgabe des ERP-Anbieters ist es nun dem Projekt Leben einzuhauchen: Projekte werden heute bestenfalls inkrementell in Form von Meilensteinen umgesetzt. Die agile Entwicklung setzt dabei voraus, dass zu Beginn nicht alle Funktionalitäten vollumfänglich beschrieben sind, sondern innerhalb des Projektes iterativ mit Kunden-Feedback erarbeitet werden.

Tipp 4: Geben Sie Acht auf Ihre Daten – vor, während und nach der ERP-Einführung

Das Thema Datenqualität wird oft unterschätzt und führt zu Zeitverzögerungen im Einführungsprojekt. Schaffen Sie deshalb ein allgemeines Bewusstsein für diese Thematik. Operativ muss bspw. die Frage geklärt werden, welche Mitarbeiter ab sofort die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Stammdaten übernehmen. Im gemeinsamen Dialog können dann klare Ziele definiert werden, die zunächst einmal die Datenaufbereitung und -übernahme betreffen. Langjährige ERP-Anbieter verfügen hier über viel Erfahrung, die sie gerne an ihre Anwender weitergeben.

Eine hohe Datenqualität gilt nicht nur als strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen, sondern schafft gleichzeitig auch sämtliche Voraussetzungen für eine fehlerfreie Nutzung der eingesetzten ERP-Plattform. Es gilt der Satz „Sht in, sht out“ – denn ohne ordentliche Datenqualität kann die beste Lösung nicht funktionieren. Nutzen Sie deshalb die Datenübernahme gleich für eine Optimierung Ihrer Stamm- und Bewegungsdaten.

Manche ERP-Anbieter unterstützen ihre Anwender mit KI-gestützten Lösungen und Services, die für eine nachhaltige Analyse, kontinuierliche Pflege und gründliche Auswertung von Stamm- und Bewegungsdaten sorgen. Anhand einer merkmalsbasierten, semantischen Analyse überprüft das KI-gestützte Datenmanagement die Artikelstammdaten im ERP-System auf Synonyme, Redundanzen sowie Fehler und liefert gleichzeitig Vorschläge zur Zusammenlegung von Teilestammdaten. Eine Bereinigung der Stammdaten ist so ohne Probleme möglich. Ein KI-gestütztes Datenmanagement sorgt auch dafür, dass bei einem ERP-Umstieg ausschließlich harmonisierte und aktuelle Stammdaten übernommen werden – und somit langfristig für reibungslose Geschäftsabläufe.

Tipp 5: Schaffen Sie das passende Klima für Veränderungen

Eine weitere Herausforderung im Projekt betrifft die Mitarbeiterführung. Sind Ihre Mitarbeiter überhaupt bereit, sich auf die erforderliche Arbeit einzulassen und alte Gewohnheiten abzulegen? Fehler im Umgang mit den beteiligten Personen können sich als wahre Hürde für das Projekt herausstellen. Planen Sie also auch hierfür genügend Zeit ein. Sorgen Sie im Rahmen eines umfassenden Change-Managements für Transparenz zwischen der Mitarbeiterführung und den einzelnen Abteilungen. Sorgen und Bedenken sollten frei geäußert und offen diskutiert werden können. Führen Sie Abteilungen, die vormals ein Inselleben geführt haben, effektiv zusammen. Fördern Sie den Teamgedanken und eine Kultur des Miteinanders, sodass sich jeder Mitarbeiter wertgeschätzt fühlt und seine individuellen Fähigkeiten in das Projekt einbringen kann. Etablieren Sie diesbezüglich auch eine positiv geprägte Fehlerkultur. Sie nimmt Mitarbeitern die Angst, dass Fehler ihre Position im Unternehmen gefährden könnte.

Tipp 6: Nur ein realistischer Zeitplan führt langfristig zum Erfolg

Managen Sie Ihre Erwartungen und planen Sie nicht nur für den Optimalfall. Die Einführung eines neuen ERP-Systems setzt viel Engagement voraus. Ein schrittweises Vorgehen kann dazu beitragen, den aufkommenden Druck bei den Projektbeteiligten zu mindern. Auch sollte den Key-Usern genügend Zeit eingeräumt werden, sich und ihre Rolle im Team kennenzulernen. Bei Entscheidungsfragen ist es ratsam, einen Konsens herbeizuführen, das stärkt von Anfang an den Teamgeist.

Setzen Sie Schwerpunkte bei der Implementierung: Es geht nicht darum, alles auf einmal zu machen, sondern zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, was sie mit der neuen Lösung perspektivisch alles erreichen können. Nehmen Sie sich also für jede Applikation Ihrer Lösung angemessen Zeit, testen Sie sie vor und nach der Implementierung eingehend.

Fördern Sie darüber hinaus die User-Akzeptanz, indem Sie bspw. Kick-Offs und Workshops in die Projektplanung mit aufnehmen. Die Akzeptanz für ein neues System und neue Prozesse ist naturgemäß höher, wenn sich Ihre Mitarbeiter schon im Vorfeld daran gewöhnen konnten. Damit die Kosten für den Schulungsaufwand im Rahmen bleiben, empfiehlt sich ein Train-the-Trainer-Konzept: Der ERP-Anbieter schult dazu die Key-User und diese geben ihr Wissen dann in Seminaren an die Anwender aus den verschiedenen Bereichen weiter. Dazu müssen die Trainer natürlich selbst sicher im Umgang mit der neuen Software sein – die Zeit, die es dafür braucht, sollte ihnen gegeben werden.

Darüber hinaus gilt es den Keyusern gleich zu Beginn des Projekts eine Vertretung zur Seite zu stellen, sodass das Projekt im jeweiligen Fachbereich im Falle längerer Abwesenheiten immer weitergeführt werden kann.

Tipp 7: Rückendeckung von ganz oben

Die Geschäftsleitung muss klar hinter der Einführung der neuen ERP-Plattform stehen. Wenn die Führungsebene mit gutem Beispiel vorangeht und in der Lage ist, Ziele und Nutzen des Projekts klar zu formulieren, dann überträgt sich diese Mentalität auch auf die Mitarbeiter. Dem ERP-Projekt sollte eine sehr hohe Priorität beigemessen werden, schließlich ist die Einführung ein großer Schritt für das gesamte Unternehmen. Das Top-Management sollte den beteiligten Mitarbeitern also von Anfang an die entsprechende Rückendeckung zukommen lassen. Dazu gehört u.U. auch, die Mehrleistung der Key-User mit finanziellen Anreizen zu versehen.

In dem Zusammenhang ist es auch wichtig, den Posten der Projektleitung klug zu besetzen: Der- oder diejenige sollte unbedingt über die notwendigen konzeptionellen Fähigkeiten verfügen und in der Lage sein, die Abläufe zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen vorausschauend zu koordinieren. Dazu gehören einerseits Führungsqualitäten, andererseits aber auch tiefergehende Kenntnisse des Tagesgeschäfts sowie der einzelnen Soll- und Ist-Prozesse. Sprich, der Blick auf das große Ganze ist wichtig, damit auch fachliche Entscheidungen schnell herbeigeführt werden können.

Fazit: Sprechen Sie uns an!

Diese Tipps sollten Sie zumindest im Hinterkopf behalten, wenn Sie Ihr Unternehmen in die digitale Zukunft führen. Für alles andere gibt es Profis: Mit über 40 Jahren Historie ist unsere Plattformlösung ein ERP-zentriertes Lösungsangebot. Neben dem Betrieb der Plattform ist es unser Anliegen, die Prozesse unserer Kunden in der Tiefe digital, integriert und mobil abzubilden. Wir denken über die üblichen Softwarekategorien hinweg, in durchgängigen End-to-End-Prozessen. Und zwar ganz auf die jeweilige Branche bezogen – frei skalierbar und auf Wunsch auch aus der Cloud.

Informieren Sie sich noch heute über die Vorteile unserer ganzheitlichen ERP-Betreuung. Sprechen Sie mit unseren erfahrenen Branchen- und Solution-Managern und erfahren Sie, wie Digitalisierungsprojekte von Anfang an erfolgreich und mit viel Leidenschaft umgesetzt werden.