7 vragen die u moet beantwoorden voordat u een RFP voor voedsel-ERP-selectie gebruikt

Voor een horecabedrijf als het uwe kan het idee van digitale transformatie zowel opwindend als intimiderend zijn. Het proces van het onderzoeken, evalueren en selecteren van het enterprise resource planning (ERP)-systeem dat als uw basis voor de toekomst zal dienen, belooft geweldige resultaten, maar kan ook overweldigend lijken als u rekening houdt met de vele behoeften van uw organisatie en de veelheid aan beschikbare opties.

De beste tool om uw lijst met mogelijkheden te verfijnen en de geschiktheid van verschillende oplossingen op de markt te beoordelen, is een uitgebreide Request for Proposal (RFP). Maar voordat u uw aanvraagformulier voltooit of iets naar potentiële leveranciers stuurt, zult u merken dat er verschillende onbekenden zijn die u moet oplossen, hetzij door interne discussies of onderzoek, voordat u erin kunt duiken.

Dit zijn de 7 vragen die u moet stellen - en beantwoorden met input van alle afdelingen en belanghebbenden in de organisatie - terwijl uw voedsel- en drankbedrijf het RFP-proces begint.

1. Wat zijn onze doelen voor de ERP-selectie- en implementatieprocessen?

Net zoals elke reis een bestemming nodig heeft, moet uw benadering bij het beoordelen van ERP-oplossingen voor voedsel en het implementeren van het door u gekozen systeem gericht zijn op het bereiken van specifieke doelen. Om deze vraag te beantwoorden, moet u een visie creëren van wat u zou beschouwen als een succesvol implementatieproces en uw gewenste eindtoestand vaststellen.

Om dit te doen, moet u overwegen welke statistieken het belangrijkst zijn voor uw bedrijf en hoeveel u verwacht dat ze zullen verbeteren zodra het nieuwe platform is geïnstalleerd. Als uw leiderschapsteam bijvoorbeeld heeft gemerkt dat de efficiëntie afneemt naarmate het bedrijf groeit, stelt u een meetbare maatstaf in om naar te streven terwijl u aan de slag gaat met de door u gekozen oplossing.

Houd ook rekening met de eindgebruikers, uw personeel, en houd rekening met de impact die een ERP zal hebben op hun dagelijkse verantwoordelijkheden in uw verwachtingen. Ze zullen tenslotte leven en werken in de toekomst die je voor ogen hebt, en het welzijn van je meest waardevolle hulpbron zou een prioriteit moeten zijn.

Door binnen de organisatie te kijken en te schetsen wat u hoopt te bereiken, bent u beter toegerust om uw RFP op te bouwen met de vereisten die er het meest toe doen. Om uw vraag te optimaliseren voor de unieke omstandigheden van uw bedrijf, is een duidelijk beeld nodig van waar u heen gaat.

2. Wat zijn onze kritieke zakelijke en operationele processen?

Afhankelijk van het voedsel- en dranksegment waarin uw bedrijf actief is, kunnen bepaalde procedures extra aandacht vergen of belangrijker zijn dan andere. Als u bijvoorbeeld een bakkerijfabrikant bent die zich bezighoudt met ingrediënten die zorgen over allergenen hebben, zijn voedselveiligheid en sanitaire voorzieningen van het grootste belang.

Definieer deze processen in detail en houd ze top-of-mind terwijl u uw RFP opstelt en uw opties evalueert . Onderzoek zorgvuldig hoe elke mogelijke oplossingskeuze zou dienen om de resultaten voor uw kritieke processen te stroomlijnen of te verbeteren, en weeg dat zwaar mee in uw uiteindelijke beoordeling.

Als u merkt dat u moeite heeft om te zien hoe de functies van een bepaald systeem aansluiten bij uw doelen, vertrouw dan op de kennis van uw potentiële leveranciers van oplossingen om te zien welke inzichten zij kunnen bieden. Dit zal dienen om zowel uw eigen begrip van ERP-functies te verduidelijken als leveranciers te testen op hun praktische kennis.

3. Omvat uw RFP belangrijke sectorspecifieke functies?

Hoewel gerelateerd aan het bovenstaande punt, gaat deze vraag er meer om ervoor te zorgen dat uw RFP zo volledig mogelijk is. Als er een functie is die u nodig heeft voor een uitdaging die uniek is voor uw sector, moet deze op uw verzoek in duidelijke bewoordingen worden behandeld, zodat u de antwoorden kunt krijgen die u nodig hebt van de providers die u overweegt.

Of het nu gaat om catch weight-management voor vlees-, pluimvee- en zeevruchtenverwerkers of het volgen van zendingen voor distributeurs van versproducten, er zijn veel functionaliteiten die van vitaal belang zijn voor individuele segmenten in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie. Uw bedrijf kan een kleine niche in de grotere markt innemen, maar dat maakt uw behoeften niet minder cruciaal.

Als u geïnteresseerd bent in Aptean's RFP-sjabloon voor ERP-software voor voedsel, klik dan hier om het vandaag gratis te downloaden.

4. Van hoeveel providers moeten we voorstellen aanvragen?

Het antwoord komt hier eerlijk gezegd neer op de voorkeuren van uw belangrijkste beslissers, maar u wilt onderscheiden met welke providers u verzoeken verzendt en tegelijkertijd uw opties zoveel mogelijk open houden. Houd er rekening mee dat u mogelijk geen reacties ontvangt van al degenen met wie u contact opneemt en breng dit in evenwicht met de wetenschap dat het evalueren van reacties zowel tijd als moeite zal vergen.

Sommige voedingsmiddelen- en drankenbedrijven maken graag een "shortlist" van 3 tot 5 kandidaten voordat ze hun RFP's verzenden, terwijl andere er de voorkeur aan geven om voorstellen te vragen aan een grotere groep van 10 tot 15 leveranciers en zich vervolgens te beperken tot hun finalisten. Beide benaderingen zijn haalbaar, en wat voor uw organisatie geschikt is, hangt af van de neigingen van uw leiderschapsteam om meer keuze te maken of zich meer te concentreren op die platforms die op basis van initieel onderzoek het meest veelbelovend zijn.

5. Welke leveranciers hebben echte expertise in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie?

Een generiek ERP-aanbod is niet voldoende voor een zeer gespecialiseerd voedingsmiddelen- en drankenbedrijf als het uwe - u hebt een oplossing nodig die is afgestemd op de branche. De enige manier waarop een leverancier een dergelijk systeem kan aanbieden, is door praktische ervaring en een goed begrip van de behoeften van elke sector op de markt.

Om echt een idee te krijgen van de kennis van een leverancier van de wereld van eten en drinken, wilt u, indien mogelijk, in gesprek gaan met zowel hun teams als hun bestaande klanten. Stel genuanceerde vragen die de kern raken van kritieke zorgen in de sector, waaronder traceerbaarheid van voedsel , voorraadbeheer en kwaliteitsbeheer, om een nauwkeuriger idee te krijgen van hoe goed het systeem zou werken voor de dagelijkse activiteiten in uw faciliteiten.

De ideale leverancier zal uit eigen beweging suggesties doen voor best practices op basis van eigen onderzoek en observatie. Let vooral op die providers die proactief aanbevelingen doen, want dat spreekt zowel hun toewijding aan de branche als hun klanten aan.

6. Hoe beoordelen we de voorstellen die we ontvangen?

Terwijl sommige RFP's eenvoudige checklists zijn waarop leveranciers de aanwezigheid, beperkingen of het ontbreken van verschillende functies kunnen aangeven, gebruiken andere schalen om een mate van geschiktheid aan te geven of hebben ze zelfs ruimte voor respondenten om opmerkingen te schrijven en context te geven aan hun antwoorden. Ongeacht de benadering die u kiest voor uw aanvraagformulier, u moet een manier hebben om alle voltooide voorstellen objectief te beoordelen.

Net zoals docenten vaak een scorerubriek gebruiken om schoolopdrachten en toetsen te beoordelen, kan uw bedrijf een soortgelijk raamwerk overwegen om de reacties van de verschillende aanbieders te vergelijken. U kunt de uwe baseren op verschillende operationele gebieden en hoe goed de oplossing hen bedient, met betrekking tot inkoop, productie, verkoop en meer. Of u kunt ervoor kiezen om vast te houden aan een strikt kwantificeerbare indicator van hoe goed de oplossing bij uw behoeften past.

Het is echter van vitaal belang dat u ook de culturele fit tussen uw organisatie en de kandidaten beoordeelt. Je werkt samen aan een ingewikkeld en betrokken project en bouwt een langdurige relatie op, dus het is belangrijk dat je waarden deelt en goed communiceert.

7. Hoe kan onze provider optreden als partner tijdens de implementatie?

De beste leveranciers van voedsel-ERP-oplossingen bieden begeleiding bij het implementatieproces en dat houdt in dat u maanden, zo niet jaren nauw moet samenwerken. U hebt een leverancier nodig die kan helpen bij het opstellen van de implementatieroutekaart op basis van best practices uit de branche en hun ervaringen met andere soortgelijke voedingsmiddelen- en drankenbedrijven.

Het creëren van mijlpalen en het vastleggen van de verschillende fasen van het proces is cruciaal om de voortgang te meten en om duidelijk te communiceren met uw interne teams over hoe het gaat en wat u in de toekomst kunt verwachten. Uw provider moet samen met uw leiders en afdelingshoofden bij die planning helpen, omdat iedereen op dezelfde pagina moet staan en in de gedeelde visie moet geloven om te komen waar u naartoe wilt.

Wat onderscheidt Aptean als ERP-leverancier voor eten en drinken?

Zoals hierboven uiteengezet, is er geen gebrek aan speciale overwegingen en kritische beslissingen die moeten worden genomen bij de selectie van een ERP-systeem voor levensmiddelen. U wilt er zeker van zijn dat u de juiste keuze maakt, want als u het proces moet herhalen na een mislukte poging, zou u zowel tijd als geld besparen.

Veel hangt af van die uiterst belangrijke stap van het beoordelen van de expertise van een leverancier met de voedingsmiddelen- en drankenindustrie - u hebt een leverancier nodig die echt "uw taal spreekt" en zijn oplossing met die kennis heeft ontworpen. Anders zou je kunnen ontdekken dat dure en omslachtige aanpassingen nodig zijn, of erger nog, dat het bedrijf achter het platform gewoon niet betrouwbaar is.

Aptean heeft het soort trackrecord dat voor zichzelf spreekt, met tientallen jaren collectieve ervaring in de voedings- en drankenindustrie en honderden succesvolle ERP-implementaties. We hebben ook een sterke basis, met oplossingen die zijn gebouwd op Microsoft Dynamics 365 en opties voor cloudimplementatie die automatische updates, toegewijde ondersteuning en maximale systeemuptime bieden.

Wilt u meer weten over Aptean's food ERP-oplossing en hoe deze de juiste keuze is voor uw organisatie? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.