Wat er nodig is om volledig klaar te zijn voor een recall in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie

Als de uitdrukking "terugroepen van producten" alleen al een koude rilling over uw rug doet lopen, bent u niet de enige. Professionals uit de voedings- en drankenindustrie over de hele wereld delen uw bezorgdheid en willen de gemiddelde kosten van 10 miljoen dollar die deze dringende incidenten met zich meebrengen, beslist vermijden.

Voedselveiligheidscrises kosten ook veel mensenlevens: de Wereldgezondheidsorganisatie meldt dat elk jaar meer dan 600 miljoen gevallen van door voedsel overgedragen ziekten worden geregistreerd, waarvan 420 000 met de dood tot gevolg. Het behoeft geen betoog dat de bescherming van eindgebruikers tegen dergelijke onfortuinlijke resultaten en het behoud van uw merkreputatie als een naam waarop u kunt vertrouwen, absolute prioriteit moeten krijgen.

Echt, er is geen reden om bang te zijn of je bedreigd te voelen - vooropgesteld dat je operaties volledig recall-klaar zijn, wel te verstaan. Maar wat is er precies nodig om u op deze gebeurtenissen voor te bereiden, en hoe kan een speciaal gebouwde enterprise resource planning (ERP)-oplossing u helpen uw strategie te verbeteren en een betere voedselveiligheid te handhaven in het algemeen?

We zijn hier om je in te lichten, dus laten we beginnen met de basis.

Weet wat nodig is

Het zal u misschien verbazen dat de meeste terugroepacties vrijwillig zijn. Dat is ook logisch als je bedenkt dat het afleggen van verantwoording, openheid en eerlijkheid op het gebied van de gezondheid en veiligheid van de consument van cruciaal belang is voor de merkreputatie - en als je fouten toegeeft en er alles aan doet om risico's uit te sluiten, bespaar je jezelf de ergste boetes en straffen van handhavingsinstanties.

Wat er van een voedings- en drankenbedrijf wordt verlangd dat besluit een product terug te roepen, verschilt van regio tot regio, afhankelijk van de betrokken overheidsinstantie:

• In de VS heeft de Food and Drug Administration (FDA) vrij uitvoerige richtsnoeren gegeven ( ) voor de procedure die bij een terugroeping moet worden gevolgd, met inbegrip van de afbakening van de reikwijdte en de afgifte van zowel een officiële brief om het publiek op de hoogte te brengen als periodieke statusrapporten. De Food Safety Modernization Act van 2011 (FSMA) geeft de FDA wel de bevoegdheid om een terugroeping verplicht te stellen als het bedrijf dat verantwoordelijk is voor een noodsituatie op het gebied van voedselveiligheid niet zelf actie onderneemt.

• In het VK verstrekt het Food Standards Agency (FSA) uitgebreide instructies voor het terugroepen van producten, vanaf het verzamelen van de informatie tot de vernietiging en verwijdering van de getroffen goederen.

• In de EU voorziet de verordening inzake de algemene levensmiddelenwetgeving in vier maatregelen:- de oprichting van het systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders (RASFF), de oprichting van het Permanent Comité voor planten, dieren, levensmiddelen en diervoeders (PAFF-comité), de goedkeuring van noodmaatregelen en, als belangrijkste, algemeen plan voor crisismanagement.

Zoals het gezegde luidt, "kennis is macht." Als u goed weet wat een terugroeping inhoudt en wat er van uw bedrijf wordt verwacht als u in een onfortuinlijke situatie terechtkomt, bent u al een heel eind op weg om u voor te bereiden op een mogelijke terugroeping.

Maak een terugroepplan

De volgende stap om volledig recall-klaar te zijn, is het opstellen van een intern plan om snel en effectief in actie te komen en het proces op een efficiënte, maar grondige manier af te ronden. Deze basisstappen kunnen de basis vormen waarop u uw meer volledige en gepersonaliseerde plan uitbouwt:

1. Stel, voordat zich incidenten voordoen, een speciaal intern recall-team samen met medewerkers uit verschillende functies.

2. Zodra een verontreiniging of een ander probleem in verband met productveiligheid is vastgesteld, activeert u uw team en registreert u alle relevante informatie die beschikbaar is.

3. Evalueer het risiconiveau en de reikwijdte en ernst van het probleem.

4. Verstrek alle nodige mededelingen, in het bijzonder die aan de bevoegde overheidsinstantie voor uw locatie.

5. Hou de betrokken producten onmiddellijk tegen en traceer de besmetting tot bij de bron.

6. Start de terugroepactie en gooi alle teruggetrokken items weg.

7. Vul alle nodige documenten zorgvuldig in en archiveer ze om volledige naleving te garanderen.

Hoewel geen van de bovengenoemde overheidsinstanties een concreet tijdschema voor een terugroeping voorschrijft, zult u ongetwijfeld uw plan zo snel mogelijk willen uitvoeren - zorg er alleen voor dat u daarbij niet de kantjes eraf loopt. Hoe lang het duurt, hangt ook af van hoe snel de bron kan worden geïdentificeerd, hoeveel producten uit de handel moeten worden genomen en hoe ver de getroffen goederen stroomafwaarts zijn gereisd, maar in het geval van de ernstigste incidenten - die in de VS als "klasse 1" worden beschouwd - is tijd van het allergrootste belang.

Geef voorrang aan goede opleiding

Een goed opgeleid en ijverig team van vakmensen is een van de best mogelijke voorzorgsmaatregelen tegen noodsituaties op het gebied van voedselveiligheid en terugroepingen. Ze moeten goed op de hoogte zijn van de juiste procedures, waaronder hygiëneprocessen, allergenenbeheer, gebruik van veiligheidsuitrusting zoals handschoenen en maskers, documentatie van incidenten en de gespecialiseerde interne processen van uw bedrijf.

Hou er ook rekening mee dat wanneer de omstandigheden veranderen - nieuwe producten worden in uw gamma opgenomen, apparatuur wordt vervangen of nieuwe systemen worden geïmplementeerd - er bijkomende opleiding moet worden voorzien. Iedereen moet op de hoogte zijn om de kans te verkleinen dat u een terugroepactie moet ondernemen, en een goede instructie mag nooit overboord worden gegooid omwille van het gemak.

Het is ook een slimme zet om uw recall-plan te oefenen en regelmatig interne voedselveiligheidsaudits uit te voeren zodat uw personeel weet hoe het in actie moet komen en een probleem moet onderzoeken. Inzicht verwerven in de uitdagingen en hoe het voelt om op het moment zelfverzekerd en alert te handelen, zal hen goed van pas komen als zich een echte noodsituatie voordoet.

Profiteer van technologie

De invoering van een ERP-oplossing die speciaal is ontworpen voor bedrijven in de voedings- en drankensector is een andere uiterst belangrijke stap in de optimalisering van uw aanpak van voedselveiligheid en de maximalisering van de bereidheid tot terugroepen. Dat komt omdat deze multifunctionele platforms voor alle bedrijfsgebieden vol zitten met functies waarmee u volledig bent toegerust voor uw taken.

Zo zijn er bijvoorbeeld de specifieke traceerbaarheidstools die moderne systemen bieden, waardoor het veel eenvoudiger wordt om grondstoffen en afgewerkte producten in alle richtingen te volgen. Door alle ingrediënten- en productgegevens op elk punt in de toeleveringsketen vast te leggen, zowel buiten als binnen uw vestigingen, hebt u zicht op en onmiddellijk toegang tot een digitaal verslag van het traject dat elke partij of elk afzonderlijk artikel aflegt.

ERP's kunnen ook worden gebruikt om regelmatig waarschuwingen in te voeren die ervoor zorgen dat alle noodzakelijke veiligheids- en hygiënecontroles telkens weer worden uitgevoerd, wat een verstandige zet is als je bedenkt hoe druk levensmiddelenfabrieken kunnen zijn tijdens de normale dagelijkse activiteiten, laat staan bij grote productieseries. Vele bieden ook functies voor allergenenbeheer, waaronder de identificatie van ingrediënten met een hoger risico in uw recepten.

Echt geavanceerde oplossingen, zoals onze eigen Aptean Food & Beverage ERP, kunnen zelfs delen van het recall-proces automatiseren, met inbegrip van een snelle tracering tot aan de bron van eventuele besmettingen en het uitbrengen van de nodige mededelingen aan de getroffen partijen. Daardoor kan uw hooggekwalificeerde personeel zich concentreren op andere kritieke stappen, zoals het organiseren van de terugtrekking en het naar behoren documenteren van het incident.

Vertrouw op Aptean voor de software om uw recall-paraatheid te verbeteren

We hebben een aantal van de belangrijkste informatie en beste praktijken voor voedsel en drank product recalls, evenals hoe ERP-oplossingen geven uw activiteiten een aantal belangrijke voordelen moet uw bedrijf geconfronteerd met een van deze ongelukkige incidenten. Hopelijk, dat heeft je klaar en enthousiast om dit advies in de praktijk brengen, maar we erkennen dat je misschien nog wat vragen, vooral als ERP-technologie is nieuw voor je.

Als u online zoeken naar de ERP-opties beschikbaar op de markt te vinden, zult u worden overspoeld met keuzes, met de meeste-zo niet alle beweren te kunnen om uw problemen op te lossen en zorgen voor goede resultaten. Natuurlijk weet u dat dit te mooi is om waar te zijn, maar het kan toch moeilijk zijn om te bepalen wat een superieur systeem onderscheidt van de rest.

Het belangrijkste kenmerk van een goed ERP-systeem is dat het speciaal is gebouwd voor voedsel en drank bedrijven met behulp van real-world ervaring en diepgaande expertise met de industrie. Bij Aptean zijn we er trots op dat we tientallen jaren collectieve kennis in huis hebben, en ons team heeft een track record in het implementeren van ons geavanceerde aanbod voor bedrijven zoals dat van u over de hele wereld.

Wij bieden ook flexibele cloud-implementaties die u helpen wendbaar te blijven en klaar te staan om snel te reageren als zich binnen uw organisatie een noodsituatie op het gebied van voedselveiligheid voordoet. Ze worden ondersteund door toegewijde cloud-IT-teams die uitstekende ondersteuning bieden, evenals redundante offsite servers voor 99,9% uptime en superieure cyberbeveiliging.

Bent u er klaar voor om meer te horen over Aptean Food & Beverage ERP en hoe het uw voedings- en drankenbedrijf kan helpen om echt klaar te zijn voor recall? Neem vandaag nog contact met ons op of maak een afspraak voor een persoonlijke demo.