8 stappen voor een succesvolle implementatie van ERP-software voor productie

Groei - het is een woord dat resoneert met alle AGF-bedrijven. Het is duidelijk dat de meer letterlijke betekenis van de term zeer relevant is, aangezien organisaties zoals de uwe altijd de gezonde, voedzame groenten en fruit willen aanbieden waar consumenten om vragen. Maar je wilt ook je activiteiten uitbreiden en als bedrijf ‘groeien’. En in tegenstelling tot de vrij ongecompliceerde praktijk van het planten van zaden en het verzorgen van planten, zijn de benaderingen voor het bereiken van resultaten op dit gebied gevarieerd en complex.

Een populaire strategie om vooruit te komen en concurrerender te worden, is het omarmen van de technologische hulpmiddelen die nu beschikbaar zijn in de AGF-industrie. Enterprise resource planning (ERP)-systemen behoren tot de meest onmisbare oplossingen in deze categorie, omdat ze een transformerend effect kunnen hebben met de uniforme database en robuuste analyses die ze bieden.

Dat komt echter met enkele kanttekeningen. Ten eerste is het onwaarschijnlijk dat een generiek ERP-platform uw bedrijf alle voordelen biedt die het nodig heeft, aangezien u tools nodig hebt om specifieke uitdagingen aan te gaan, zoals het volgen van zendingen, traceerbaarheid, voorraadbeheer van vers voedsel, vraagprognoses en meer. Wat u dus zoekt, is een productspecifieke ERP die speciaal is gebouwd met functionaliteiten die uw sector dienen.

Bovendien moet u een georganiseerde en methodische aanpak hebben als het gaat om het implementeren van uw oplossing om ervoor te zorgen dat u de maximale ROI krijgt. Hier onderzoeken we de stappen die nodig zijn voor een succesvolle implementatie van uw ERP-software voor producten, zodat u voorbereid bent wanneer u aan uw digitale transformatiereis begint.

1. Definieer het doel van de implementatie voor iedereen

Het zit in de menselijke natuur om beproefde methoden te verkiezen boven de onbekende - het gezegde 'als het niet kapot is, repareer het dan niet' is een klassiek cliché. Met dat in gedachten kunt u verwachten dat uw medewerkers zich zullen afvragen waarom de bestaande systemen van uw bedrijf moeten worden vervangen door ERP-software van het product . Het is uw verantwoordelijkheid om die vraag naar tevredenheid te beantwoorden met een gedetailleerde uitleg van de voordelen die het zal opleveren en hoe het nieuwe systeem de strategie van uw bedrijf zal ondersteunen.

Zorg ervoor dat iedereen, van de fabrieksvloer tot de directiekamer, de voordelen begrijpt die het nieuwe platform biedt. Herinner hen eraan dat hoewel de implementatie vereist dat ze nieuwe interfaces en procedures leren, het wordt ondernomen om hun werk gemakkelijker te maken, niet moeilijker. En de juiste technologie heeft een gebruiksvriendelijke interface, waardoor de aanpassing een stuk eenvoudiger wordt.

Het beste gedeelte? Dit stelt niet alleen uw personeel op hun gemak, maar het zal ook uw implementatie en integratie soepeler maken, waardoor de ROI-tijd wordt verkort. Iedereen wint.

2. Stel duidelijke en kwantificeerbare doelstellingen vast

Deze stap is niet alleen belangrijk om uw 'eindstreep' vast te stellen, maar ook om ervoor te zorgen dat u nauwkeurig kunt beoordelen of u vooruitgang boekt in de richting van uw doelen. Anders loop je het risico dat de implementatie nooit echt een eindpunt bereikt.

Denk na over de realistische, haalbare resultaten die uw bedrijf kan bereiken met een productie-ERP-systeem en houd uw voortgang bij met mijlpalen. Behoud uw momentum door de successen te vieren en prestaties van individuen en teams te erkennen.

3. Identificeer uw kritieke processen

Evalueer uw dagelijkse activiteiten en bepaal welke processen en taken het meest cruciaal zijn voor het verbeteren van de productiviteit en winstgevendheid. Zelfs als uw bedrijf in een goed tempo lijkt door te neuriën, heeft u waarschijnlijk nog steeds pijnpunten en knelpunten in uw procedures en resultaten, en u moet begrijpen hoe uw ERP-oplossing voor producten deze zal aanpakken.

Wanneer u aan uw personeel kunt aantonen dat kritieke problemen door het nieuwe systeem zullen worden verholpen, moet hun enthousiasme en toewijding voor de implementatie worden gegarandeerd.

4. Zorg voor buy-in van boven naar beneden

Het is absoluut essentieel dat iedereen in de organisatie in uw gedeelde missie gelooft: uw leiderschapsteam kan immers niet zelf een productie-ERP-systeem implementeren. Instrueer al uw medewerkers over hun verantwoordelijkheden in het implementatieproces en hoe hun werk aan een gemeenschappelijk doel ertoe zal leiden dat hun dagelijkse verantwoordelijkheden minder omslachtig worden en gemakkelijker foutloos kunnen worden uitgevoerd via automatisering, integratie met aangesloten apparaten en op het scherm prompts en herinneringen.

ERP-oplossingen kunnen echt transformerende effecten hebben op voedingsmiddelen- en drankenbedrijven, waardoor ze efficiënter en flexibeler worden in een concurrerende markt. Dit project vertegenwoordigt een investering in de toekomst die uw hele bedrijf deelt, dus moedig werknemers aan om zich te concentreren op de voordelen die hen zullen helpen effectiever te werken.

5. Begin de reis op de juiste voet

U moet het begin van de implementatie markeren met een evenement, virtueel of persoonlijk, waarin u het volgende behandelt:

1. Bespreek de voordelen van het implementeren van een ERP-oplossing voor producten

2. Leg de tijdschema's voor de verschillende fasen van het project vast

3. Benadruk hoe belangrijk het voor alle betrokkenen is dat de implementatie een succes is

4. Geef het proces een pakkende naam voor intern gebruik die medewerkers herinnert aan het belang ervan

5. Plan een wekelijkse vergadering om verslag uit te brengen over de voortgang, relevante partijen en belangrijke belanghebbenden op de hoogte te houden

6. Communiceer via bedrijfsbrede nieuwsbrieven of memo's, markeer mijlpalen en toekomstige doelstellingen

Door iedereen op één lijn te krijgen met een goede kick-off meeting komt er op een positieve manier in beweging.

6. Werk samen met een leverancier die uw branche kent

We noemden hoe belangrijk het is dat u een ERP-systeem voor de productiesector selecteert, dus het volgt dat uw leverancier van oplossingen uw sector goed kent om een competent aanbod te ontwerpen. Toch moet je ervoor zorgen dat de leverancier je uitdagingen echt begrijpt en op cultureel vlak goed bij je organisatie past.

Een lange staat van dienst in het bedienen van soortgelijke bedrijven als het uwe is een goed teken dat een provider kan optreden als partner tijdens uw implementatieproces en daarna. Onthoud dat wanneer u een ERP-platform kiest van een leverancier die u kunt vertrouwen, u tijdens de implementatie gebruik kunt maken van hun kennis, best practices en ervaring en hopelijk de problemen kunt vermijden die kunnen optreden bij organisatiebrede veranderingen.

7. Zet uw beste mensen in het project

Aangezien het implementatieproces een aanzienlijke inzet van tijd, geld en energie vereist, wilt u uw kansen op succes maximaliseren door gebruik te maken van de vaardigheden van uw beste en slimste teamleden. Ze hebben waarschijnlijk veel op hun bordje zonder de extra verantwoordelijkheid van het leiden van een implementatieproces, dus ondersteun hen door hun dagelijkse taken op te vullen of indien nodig zelfs tijdelijke hulp in te schakelen.

Probeer ervoor te zorgen dat verschillende afdelingen binnen uw bedrijf vertegenwoordigd zijn in het projectteam, want dat zal aan iedereen duidelijk maken dat leiderschap om hun standpunten en zorgen geeft. Moedig hen aan om met vragen over het proces naar leden van het projectteam te komen, zodat ze betrokken en geïnformeerd blijven.

8. Stel een professionele ERP-projectmanager aan

Hoewel alle medewerkers zullen worden geïnvesteerd en betrokken, heeft u nog steeds iemand nodig om dit proces te leiden. Als iemand in-house ervaring heeft met ERP-oplossingen en leiderschapskwaliteiten heeft, moet hij of zij in aanmerking komen voor deze cruciale rol; anders moet u wellicht buiten de organisatie kijken.

Het kan handig zijn om contact op te nemen met bestaande klanten van uw leverancier, maar ook met andere AGF-collega's, om hun ervaringen met ERP-projectmanagers te horen. Dit is de shortlist met kwalificaties waarnaar je op zoek bent:

• Diepgaande kennis van de AGF-sector

• Ervaring met ERP-implementatie

• Inzicht in de oplossing die wordt geïmplementeerd

• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden

• Een benadering die zowel vriendelijk als zelfverzekerd is om de zaken vooruit te helpen

Doorzetten en focussen op de toekomst

Deze acht stappen vertegenwoordigen een enorme onderneming voor elk bedrijf, maar als u voorbereid aan de slag gaat en vertrouwt op de kracht van uw leiders en leverancier, zult u een aanzienlijk rendement op uw investering zien, zowel in geld als op andere immateriële manieren, zoals de betrokkenheid en het behoud van medewerkers.

Aptean biedt ERP-software aan die is gebaseerd op tientallen jaren ervaring in de sector en levert serieuze resultaten op voor bedrijven zoals het uwe. Als u meer wilt weten over het verschil dat Aptean Food & Beverage ERP kan maken voor uw AGF-bedrijf, neem dan contact met ons op.