Aptean Food & Beverage Case Study: Dochteronderneming Barry Callebaut

Bij het Belgische Mona Lisa Studio, dochteronderneming van Barry Callebaut, gaan dagelijks allerhande chocoladedecoraties de deur uit. Terwijl het bedrijf op maat gemaakte producten levert, groeide intern juist de behoefte aan standaardisering. Een nieuwe versie van het ERP-systeem biedt soelaas.

De verfspatten van kunstenaar Jackson Pollock, metaalkleuren en de combinatie van verschillende iconen in de patisserie zijn een paar trends in de chocoladedecoratie. Bij Mona Lisa Studio, een dochteronderneming van de grootste chocoladefabrikant ter wereld Barry Callebaut, zitten ze er bovenop. Het bedrijf in het Belgische Kortrijk produceert decoraties voor chocolade; van populaire klassiekers tot vernieuwende kunstwerken, en van ready-made decoraties tot make-it-yourself tools. Items die patisserie, chocolade en desserts omtoveren tot echte eyecatchers.

De producten zijn bestemd voor de horeca, (banket)bakkerijbranche, en zuivel-, ijs-, en dessertindustrie. Sectoren waar de convenience-ontwikkeling natuurlijk niet aan voorbij gaat, vertelt customer care manager & supply chain manager Bieke Verstraete: “Vooral naar de afgewerkte items is de laatste jaren veel vraag. Vroeger leverden we veel transfer sheets waar klanten zelf mee aan de slag gingen; tegenwoordig maken we veel decoraties zelf.” De transfer sheets worden gebruikt om met behulp van sjablonen chocolade plaquetjes te maken. Een secuur klusje dat handmatig gebeurt en waarvoor in de productieruimte een hele afdeling is ingericht.

Met de hand

Waar Mona Lisa Studio zelf dus veel maatwerk levert, was aan de achterkant juist behoefte aan meer standaardisering. Orderbevestigingen, facturen, planningen maken; veel bedrijfsprocessen gebeurden tot een paar maanden terug vooral met de hand, via excelsheets, mail én een zwaar verouderd ERP-systeem. Master data expert bij Mona Lisa Studio Lieke Rosseel: “Het werkte, maar efficiënt was anders. Vooral de planning was een uitdaging: ééns per dag haalden we de nieuwe orders uit Navision waarop de planning werd gebaseerd. Spoedorders die bijvoorbeeld een uur later vanuit een extern systeem binnenkwamen, bleven dan een dag liggen.”

Prehistorie

Ivar Slots, consultant bij softwarebedrijf Aptean, verklaart de manco’s van het systeem: “Het ging om een versie uit 1998, dat staat in ICT-land gelijk aan de prehistorie. Als een ERP-systeem zo oud is, wordt het ook niet meer ondersteund.”

Na een businesscase en goedkeuring vanuit het moederbedrijf werd vorig jaar gestart met de migratie naar een nieuwe versie van de software: Aptean Food & Beverage ERP op basis van Microsoft Dynamics 365 Business Central. De keuze voor Aptean lag voor de hand, vertelt Lieke: “Ons oude ERP-systeem kwam van de voorloper van Aptean en we waren heel erg te spreken over de begeleiding. Waarom overstappen als je tevreden bent?” En dus werd vanuit Aptean en Mona Lisa Studio een projectteam opgezet om de migratie in goede banen te leiden. Bieke: “Een flink project, dat afgelopen najaar even bovenop ons hoogseizoen kwam. Voordeel is wel dat we recent, in het laagseizoen, live konden gaan. De migratie verliep soepel. Maar als er hick-ups waren geweest, hadden we die kunnen handelen.”

Volledig in de cloud

Het frustratieniveau is behoorlijk gedaald sinds de implementatie, vertelt Lieke: “Processen zijn veel beter op elkaar afgestemd. Zo versturen we orderbevestigingen en facturen direct vanuit het systeem, kunnen we realtime labels printen, en loopt de handel met Britse bedrijven – sinds de Brexit een bron van ergernis – veel vlotter. Ook de planning is continu up-to-date nu. Nog een voordeel: meerdere mensen kunnen nu tegelijk een order picken in het magazijn vanuit het systeem. Voorheen liep het altijd vast.” Ivar vult aan: “De nieuwe versie zit volledig in de cloud. Mona Lisa Studio krijgt dus nooit meer te maken met upgrades, want het systeem loopt standaard mee in de cyclus van Microsoft. Daarbij is dit systeem een vrijwel volledige standaardoplossing. Geen koppelingen meer tussen verschillende systemen; dat werkt veel efficiënter.” Volgens Bieke liep de samenwerking met Aptean wederom gesmeerd: “Die was erg goed, zoals we gewend zijn. Het waren pittige maanden, maar de sfeer was positief en de begeleiding was klasse.”

Innovatiedrang

Dat de migratie succesvol is verlopen en collega’s steeds meer hun weg vinden in het nieuwe systeem, is een zorg minder voor Mona Lisa Studio . Maar de innovatiedrang is nooit ver weg bij het bedrijf. Zo wordt momenteel hard gewerkt aan een alternatief voor titaniumdioxide, dat in 2021 in de ban werd gedaan door de EU. Bieke: “Dankzij titaniumdioxide komen kleuren mooier en feller uit op donkere chocolade. Ook zorgt de stof voor stabiliteit in de kleuren. Dat we het niet meer kunnen gebruiken, was dus best een domper. Collega’s van de afdeling R&D zijn druk bezig met alternatieven. Dat is een hele zoektocht, maar we hebben er vertrouwen in dat het lukt. We hebben inmiddels wel bewezen dat we niet voor één gat te vangen zijn.”

Bron: Vakblad Voedingsindustrie