5 tekenen die u nodig heeft om spreadsheets te dumpen en over te stappen op een PLM-oplossing

Spreadsheets, zoals Microsoft Excel, worden veel gebruikt in de bedrijfs- en productiewereld voor het onderhouden van contactgegevens, het maken van berekeningen en het ontwikkelen van dashboards en vergelijkingstabellen van grote hoeveelheden ruwe data. Maar als u real-time informatie moet delen en samenwerking in uw activiteiten moet integreren, zijn spreadsheets simpelweg niet genoeg.

Als u zich in de CPG-industrie bevindt, volgen hier de vijf tekenen dat het tijd is om te upgraden naar een oplossing voor product lifecycle management (PLM) .

1. Beperkte samenwerking tussen functieoverschrijdende teams

Wanneer u een nieuw product ontwikkelt met behulp van Excel of een andere spreadsheettoepassing, zult u uiteindelijk de mogelijkheden ervan ontgroeien en merken dat het uw vermogen belemmert om toegang te geven tot andere gebruikers en teams voor samenwerking. Of ontdek dat elk team verschillende tools en spreadsheetsjablonen gebruikt in geïsoleerde omgevingen. Daarom wordt uw eenvoudige ontwikkelingsproces voor nieuwe producten steeds complexer.

In wezen kom je uit op:

• Grote bestanden die verschillende tabbladen bevatten, waaronder meerdere gegevenssets

• Tijdrovende oplossingen voor het opnemen van gegevens uit andere spreadsheets

• Een proces dat niet voldoet aan de zakelijke behoeften van uw teams

• Gebrek aan wereldwijde en transversale zichtbaarheid

Moeite met delen tussen meerdere spelers met verschillende verantwoordelijkheden en werkgewoonten, datafouten, vergeten saves en handmatige processen zijn slechts enkele kenmerken die aangeven dat het tijd is om spreadsheets achter te laten.

Bovendien leidt het onvermogen om direct, in realtime, zonder het gebruik van e-mails, telefoontjes of extra vergaderingen samen te werken, tot tijdverspilling, kostbare fouten en gebrek aan inzicht in de voortgang van het team. Het wordt complex om gelijktijdig werk aan een enkele spreadsheet te leiden en een enkele versie van de waarheid te behouden die van onschatbare waarde is bij de ontwikkeling van nieuwe producten.

2. Uw grote hoeveelheid complexe en kritieke informatie beheren

Is het een uitdaging en omslachtig voor u om grote hoeveelheden gegevens binnen één spreadsheet op te vragen? Of nog moeilijker, met meerdere teams in meerdere dossiers? Dan is het tijd om een geïntegreerde oplossing te overwegen. Bovendien zijn tools zoals Excel beperkt voor versie- en revisiebeheer, gegevensbeoordeling en -validatie, en gegevensvergrendeling (om gegevenswijziging te voorkomen), waardoor het erg gemakkelijk is om compromissen te sluiten of belangrijke gegevens te verliezen.

De complexe informatiestructuren van productie, zoals stuklijsten met meerdere niveaus met koppelingen naar grondstofinformatie, kostenupdates binnen een ERP en voorraadniveaus van leveranciers, enz., kunnen niet efficiënt worden beheerd binnen spreadsheets met limieten voor het aantal afhankelijkheden dat kan worden gecreëerd tussen verschillende items . Bovendien maakt het ontbreken van een geïntegreerde oplossing het erg tijdrovend om informatie over meerdere spreadsheets bij te werken. Het bijwerken van de kosten van een grondstof zou dan bijvoorbeeld een handmatige update van alle betrokken recepten vereisen. Dit maakt massale updates inefficiënt en laat ruimte voor fouten en inconsistente gegevens.

3. Uw productontwikkelingsteam is verspreid over verschillende locaties of landen

Typische bedrijfsstructuren zijn het afgelopen jaar meer geëvolueerd dan enig ander jaar, met toenemende groei, personeel op afstand en wereldwijde uitbreidingen, waardoor leden van uw ontwikkelingsteams op verschillende locaties en op verschillende uren werken om uw product aan te passen aan de lokale cultuur.

Dat is het punt waarop de spreadsheettools achterhaald raken: ze zijn niet ontworpen om zo'n complexe samenwerkingsorganisatie te ondersteunen. Aanpassing aan een extern en wereldwijd personeelsbestand vereist meer beveiliging, meer delen en meer samenwerking om de traceerbaarheid van gegevens en informatie te garanderen. En een spreadsheet kan niet aan die behoeften voldoen, wat een duidelijk teken is dat het tijd is voor een overstap naar een PLM-oplossing.

4. Gebrek aan flexibiliteit voor hoge innovatiepercentages en snelle marktverwachtingen

Als u meerdere producten verwerkt of elk jaar meer dan 20% van uw productlijn uitbreidt met de ontwikkeling van nieuwe producten, is flexibiliteit en schaalbaarheid om op de toekomst te anticiperen een must. Helaas missen spreadsheets het vereiste niveau van elasticiteit om uw activiteiten echt te ondersteunen.

In een wereld die zo veranderlijk is als de onze, moet uw technologie u helpen zich aan te passen aan juridische veranderingen en verschuivingen in consumentengedrag. Het is van onschatbare waarde om een tool te hebben die een soepele samenwerking mogelijk maakt en versnelt:

• Formulering

• Nalevingsbeoordeling

• Specificatie generatie (voeding, allergenen, etikettering, etc.)      

• Offerte

• Beoordeling en validatie (weer workflow-engine, toegang tot informatie)

Als u wordt beperkt door de snelheid van nieuwe productontwikkeling van spreadsheets, dan is dit een duidelijke indicatie dat een PLM-oplossing een aanwinst kan zijn voor uw organisatie.

5. Onvoldoende rapportagemogelijkheden voor het volgen van strategische bedrijfsdoelen

Het stellen van zakelijke doelen staat centraal in elke strategie. U moet uw activiteiten echter kunnen volgen via KPI's en realtime, nauwkeurige rapportage. Geïntegreerde rapportagefunctionaliteit binnen robuuste PLM-oplossingen biedt inzicht in uw wereldwijde bedrijfsvisie, evenals analyses van de algehele bedrijfs- en productprestaties en de impact van uw bedrijfsonderdelen op elkaar. Dit niveau van rapportage is niet gemakkelijk te bereiken bij het werken met meerdere spreadsheets of afzonderlijke gegevensbronnen.

Als uw bedrijf niet in staat is om portfolio-, vernieuwings- en innovatiepercentages te analyseren en ontwikkelingsmogelijkheden te identificeren (op basis van categorieën, productleeftijd, assortimentsdiepte, aantal assortimenten, enz.), bent u de functionaliteit van ongelijksoortige spreadsheets van uw andere projectontwikkeling ontgroeid componenten.

Naarmate uw organisatie groeit, wordt het steeds duidelijker dat een tool om u te helpen uw processen te standaardiseren, workflows te automatiseren en uw belangrijkste bedrijfsfuncties te integreren, essentieel is. Op datzelfde knooppunt wordt duidelijk hoe het gebruik van niet-geschikte, verouderde of handmatige tools u kan tegenhouden. Dus hoewel Excel-spreadsheets een zeer effectief hulpmiddel zijn voor het verzamelen en formatteren van gegevens, maken ze het moeilijk om de samenhang van een project te waarborgen, vooral in het geval van de ontwikkeling van nieuwe producten. 

Voor efficiënte productontwikkeling in een complexe en evoluerende industrie heeft u een centrale tool nodig die externe en wereldwijde samenwerking mogelijk maakt in een enkele ruimte die een grote hoeveelheid complexe gegevens kan beheren. De opname van onder meer geavanceerde rapportage die ontwikkeling ondersteunt en zorgt voor een hoog innovatiepercentage, zal ook van onschatbare waarde zijn voor het succes van uw bedrijf.

PLM-software centraliseert alle productgerelateerde informatie, zodat u nieuwe productontwikkelingsprocessen kunt stroomlijnen, waardoor uw team efficiënter en beter samenwerkt om uw zakelijke doelen te bereiken. Neem vandaag nog contact op met ons teamom te leren hoe onzerobuuste PLM-oplossinguw bedrijf kan helpen de beperkingen van spreadsheets te .