Volg deze 4 stappen voor een succesvolle ERP datamigratie

Wat is het meest waardevolle bezit van uw bedrijf? Voor zowel fabrikanten als distributeurs zijn inventaris en personeel ongetwijfeld twee van de kritieke middelen waarover u beschikt, maar een derde die zeker in de lijst moet worden opgenomen is gegevens.

De informatie die u vastlegt en opslaat - met inbegrip van informatie over uw leveringsketen, interne processen, financiën, klanten en meer - is van vitaal belang, niet alleen voor uw dagelijkse activiteiten, maar ook voor uw resultaat. Daarom moet u ze bewaren, de integriteit ervan beschermen en ervoor zorgen dat de middelen waarmee u ze opent en bijwerkt betrouwbaar en geoptimaliseerd zijn voor zichtbaarheid en flexibiliteit.

Om die redenen kan het voor bedrijven soms noodzakelijk zijn om hun gegevens van het ene systeem naar het andere te migreren, vooral als ze bezig zijn met het cruciale initiatief van digitale transformatie. Steeds meer moderne organisaties kiezen voor enterprise resource planning (ERP) technologie als basis voor de toekomst, omdat deze oplossingen een "single source of truth" bieden voor al uw medewerkers die betere besluitvorming mogelijk maakt.

Als uw bedrijf de overstap wil maken naar een volledig gemoderniseerd en branchespecifiek ERP platform, betekent dat natuurlijk ook dat uw gegevens moeten worden verplaatst. Het lijkt misschien een ontmoedigende stap met veel kans op fouten, maar de waarheid is dat het weliswaar tijd kost en zorgvuldig moet worden uitgevoerd, maar dat het echt heel goed mogelijk is om het tot een goed einde te brengen.

De sleutel is het volgen van deze vier stappen en de bijbehorende best practices voor ERP-gegevensmigratie. Lees verder om te leren hoe u een solide plan opstelt en het met vertrouwen uitvoert.

1. Bepaal het toepassingsgebied

Dit is een belangrijke stap voor elk project, maar vooral voor de migratie van uw gegevens naar een ERP-systeem. Stel eerst de basis vast door de verschillende bronnen te bepalen waaruit u gegevens gaat halen, of dat nu on-site servers zijn, externe schijven of een andere bedrijfsoplossing die u in het verleden hebt gebruikt.

Zorg ervoor dat u uw stamgegevens - die het meest essentieel zijn voor uw activiteiten en die uw producten en processen definiëren - en historische en actuele transactiegegevens opneemt. Voel u echter niet verplicht om alles te migreren, maar wees selectief en onderzoek zorgvuldig de informatie waarover u beschikt om het nut en de waarde ervan in de toekomst te bepalen.

Betrek al uw belangrijkste belanghebbenden bij uw inspanningen, want zij weten welke gegevens het meest relevant zijn voor hun rol en wat absoluut moet worden bewaard. Zorg er ook voor dat u inzicht krijgt in de verschillende formaten waarin uw gegevens zich momenteel bevinden.

Weet ten slotte dat een goede datamigratiestrategie gericht is op systematisch en methodisch werken, en dat u niet te snel moet gaan om vooruitgang te boeken. Bouw noodplannen in voor het geval de zaken niet helemaal lopen zoals u had gepland, en wees flexibel terwijl u toch duidelijk verantwoordelijkheden delegeert en verantwoordelijkheid stimuleert.

2. Creëer een gegevensmigratieteam

U moet de juiste mensen hebben voor een initiatief dat zo cruciaal is, dus beoordeel uw huidige personeel op hun geschiktheid voor de taak en zorg ervoor dat zij erbij betrokken zijn, zo niet in leidinggevende posities. Degenen die al kennis hebben van best practices voor ERP-gegevensmigratie moeten natuurlijk voorrang krijgen, en als niemand van het personeel daarbij past, kunt u overwegen iemand in te huren.

De leden van uw datamigratieteam moeten diepgaande ervaring hebben met niet alleen uw algemene sector, maar ook de unieke en zeer gespecialiseerde processen van uw bedrijf - om nog maar te zwijgen van de feiten en cijfers die tijdens de activiteiten worden gegenereerd en verzameld. Dat betekent dat u een mix van mensen nodig hebt, sommigen die op de werkvloer werken en anderen die gespecialiseerd zijn in informatietechnologie.

Bedenk ook dat dit team nauw zal samenwerken met dat van uw ERP-leverancier, en ervan uitgaande dat u een leverancier hebt gekozen die zowel uw markt als het datamigratieproces goed kent, moet u uw mensen aanmoedigen om op hun expertise te vertrouwen. Aptean is trots om op deze manier als partner op te treden en de ERP-implementaties van onze klanten te begeleiden en advies te geven om tot betere resultaten te komen.

3. Bepaal de normen

Afhankelijk van het feit of u uw gegevens verplaatst van schriftelijke dossiers, digitale spreadsheets, oudere systemen of een ouder ERP, zal deze stap inhouden dat de informatie wordt "vertaald" naar een uniform formaat dat uw nieuwe ERP-oplossing kan accepteren. Uw aanpak bij deze inspanning - die bekend staat als data mapping- zal uiteraard gebaseerd moeten zijn op de manier waarop uw materiaal momenteel is geclassificeerd en gecategoriseerd, dus zorg ervoor dat uw team bekend is met de verschillende methoden en opstellingen van uw verschillende afdelingen.

Voordat u begint met het in kaart brengen, is het echter de moeite waard de tijd te nemen om de informatie waarover u beschikt te bekijken, de levensvatbaarheid ervan te beoordelen en het geheel terug te brengen tot wat het meest cruciaal is voor de toekomst. Overbodige gegevens kunnen uiteraard worden weggegooid, en u moet ook uitkijken voor onjuiste of corrupte gegevens die in uw oude database kunnen blijven hangen.

In het proces van datamapping moet u uw brongegevens en de bijbehorende velden vergelijken en bepalen hoe deze overeenkomen met de doelgegevens van uw ERP (ook bekend als gemapte gegevens). U moet regels opstellen voor de manier waarop de informatie wordt vertaald, en hoewel die regels zullen variëren afhankelijk van wat u zoekt en een analyse per veld kunnen vereisen, is dit geen onderdeel van het proces dat u zich kunt veroorloven te overhaasten of over te slaan.

4. Test, Valideer, Reinig en Reconcilieer

Begin met het testen van uw gegevensmigratieprocedure met kleine batches en voorbeeldreeksen om te zien hoe uw strategie in de praktijk uitpakt, en herzie de resultaten. U kunt de hoeveelheid gegevens die u in één keer migreert geleidelijk opvoeren, maar zorg ervoor dat uw team de tijd neemt om elke batch te valideren, fouten op te sporen en problemen te verhelpen voordat ze tot grotere problemen leiden.

Mogelijk kunt u op dit moment extra gegevens opschonen, want het kan gebeuren dat pas tijdens het migratieproces duidelijk wordt dat historische gegevens niet in de parameters van uw ERP-oplossing passen of anderszins door het proces ongeldig worden. De informatie kan nog steeds worden bewaard en gearchiveerd voor onderzoek, maar hoeft wellicht niet naar uw nieuwe systeem te worden overgebracht.

Afhankelijk van de sector en/of regio waarin uw bedrijf actief is, is dit ook een goed moment om de eindstatus van uw gegevens te onderzoeken op naleving van eventuele voorschriften. Met name de General Data Protection Regulation (GDPR) en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) hebben gevolgen voor consumenteninformatie.

Apteans implementatie teams werken samen met onze klanten en helpen bij het valideren van gegevens, het optimaliseren van uw configuratie en iteratie tot we het gewenste procesresultaat hebben bereikt. Wij streven ernaar om uw digitale transformatie in goede banen te leiden, dus bij deze stap hanteren wij een hands-on aanpak om de kans te maximaliseren dat het datamigratieproces soepel verloopt.

De voorsprong die Aptean biedt

Als een vertrouwde en toonaangevende naam in ERP software, bieden ons bedrijf en de oplossingen die wij aanbieden duidelijke voordelen ten opzichte van andere opties op de markt. Allereerst is er het feit dat wij gespecialiseerde systemen aanbieden op basis van de sectoren waarin wij actief zijn - wij vinden niet dat u genoegen moet nemen met een "cookie cutter" of "one size fits all" systeem.

Wij zijn ook experts op het gebied van het ERP-implementatieproces, waaronder deze stappen die kort worden beschreven voor een succesvolle gegevensmigratie, en bieden best practice advies tijdens het hele traject. De toegewijde professionals van Aptean willen dat u de return on investment (ROI) maximaliseert die u uit uw systeem haalt, want wij beseffen dat het een aanzienlijke investering van zowel tijd als geld is.

Dus of u nu op zoek bent naar een ERP-platform voor de voedsel en drank; proces productie; industriële productie; kleding; of distributie en retail markt, wij denken dat Aptean bovenaan uw lijst van potentiële leveranciers moet staan. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over onze doelgerichte aanbiedingen, hun krachtige functies en de voordelen die ze bieden.

U kunt ook een gepersonaliseerde demo aanvragen wanneer het u uitkomt.