Hoe maakt ERP lotnummertracering voor voedsel- en drankenbedrijven beter beheersbaar?

Lotnummertracering is al tientallen jaren een uiterst belangrijk onderwerp voor bedrijven in de voedings- en drankensector, maar er bestaat nog steeds verwarring over wat deze term nu precies inhoudt. Deels komt dat doordat het vele namen heeft, waaronder "lot management", "lotnummer controle" en "partijcontrole", om er maar een paar te noemen.

Voor alle duidelijkheid: lotnummertracering houdt in dat de beweging grondstoffen en eindproducten van het begin tot het einde van de toeleveringsketen wordt geregistreerd. Zo zou een producent van appelmoes bijvoorbeeld de oorsprong van zijn producten kunnen traceren tot in de boomgaard waar de appelen werden geteeld, helemaal tot aan de schappen van de supermarkt en alle stappen daartussen.

Het in kaart brengen van het traject van één artikel lijkt misschien een vrij eenvoudige oefening, maar de zaken worden veel ingewikkelder als u rekening houdt met de grote volumes waarmee de meeste voedings- en drankenbedrijven dagelijks te maken hebben. Het toekennen van unieke identificatienummers aan partijen en het vastleggen van de nodige informatie bij de overgang van leverancier naar voorraad en vervolgens naar productie en distributie is een ingewikkeld proces dat zowel toewijding als aandacht voor detail vereist.

Dit alles gezegd zijnde, bespreken we in de volgende alinea's de sleutelcomponenten die een solide strategie voor lotnummertracering vereist, en ook waarom lotnummertracering in de eerste plaats zo essentieel is. Lees verder voor antwoord op deze vraag, evenals de rol die enterprise resource planning (ERP)-technologie kan spelen in het vergemakkelijken van lotnummertracering binnen uw bedrijf.

6 stappen voor een goede partijcontrole

Beschouw de volgende 6 stappen als de "sleutelcomponenten" voor een compleet partijcontroleprogramma:

1. Bewaak lots in real time terwijl ze van de ene naar de andere locatie gaan

2. Zorg voor de juiste tellingen en hoeveelheden, zoek dan ontbrekende items

3. Traceer de partij tijdens de productie

4. Zorg voor vervanging indien nodig

5. Identificeer overtollige artikelen of hoeveelheden en traceer hun oorsprong

6. Signaleer fouten in de boekhoudingen corrigeer deze zo spoedig mogelijk

Een ander belangrijk punt om te vermelden is de noodzaak om ingrediëntenlijsten en houdbaarheidsdata voor uw partijen vast te leggen. Gelukkig zal deze informatie dezelfde zijn voor elk afzonderlijk artikel in een bepaalde partij, zodat de hoeveelheid te registreren gegevens beperkt blijft, maar het is niettemin een cruciaal detail dat niet mag worden overgeslagen, om redenen die wij hieronder zullen behandelen.

Waarom lotnummertracering belangrijk is

Nu u weet wat er praktisch gezien nodig is om lotnummertracering uit te voeren, laten we eens bekijken waarom dit een absolute must is voor bedrijven zoals het uwe. Een deel van de vergelijking bestaat uit de vaststelling van volledige traceerbaarheid en het behoud van de transparantie van de beweging van uw materialen.

De wetenschap dat u altijd over nauwkeurige en actuele informatie beschikt, geeft u ook gemoedsrust en vertrouwen wanneer u snel moet denken en snel beslissingen moet nemen. Afgezien daarvan zijn er echter nog drie andere kritieke punten waarvoor lotenbeheer van essentieel belang is:

1. Terugroepacties vermijden en voedselveiligheid garanderen

Het terugroepen van voedingsmiddelen en dranken is in meer dan één opzicht een kostbare zaak. Naast de directe financiële impact zijn genoeg andere nadelige effecten zoals boetes voor niet-naleving van regelgeving, schade aan uw merkreputatie, verminderde toekomstige verkoop en zelfs hogere verzekeringspremies.

Partijcontrole helpt het risico te beperken dat uw goederen een bedreiging vormen voor de voedselveiligheid en stroomlijnt het traceren van verontreinigingen tot aan de bron voor onmiddellijke isolatie. Dat is de kracht van volledige informatie - of het nu gaat om het traceren van allergenen in twee richtingen in uw toeleveringsketen of het bepalen welke partij in contact is geweest met een pathogeen dat schadelijk kan zijn voor eindgebruikers, u hebt alles volledig onder controle.

2. Leveren met maximale versheid en minder derving

Als professional in de levensmiddelen- en drankenindustrie weet u maar al te goed hoe cruciaal versheid en houdbaarheid voor uw goederen zijn, en ongetwijfeld heeft u het minimaliseren van bederf en afval hoog op uw prioriteitenlijst staan. Uw klanten rekenen immers op u om artikelen te leveren die binnen hun houdbaarheidscriteria liggen, en alles wat onverkocht blijft wanneer het bederft, is een potentiële opbrengst die u voorgoed misloopt.

Ook hier kan lotbeheer een cruciale rol spelen, door de houdbaarheidsdata per batch te bewaren en ze goed inzichtelijk te houden, zodat een FEFO (first-expiry, first-out) picking-methode kan worden toegepast. Dat moet er dan weer voor zorgen dat u het maximum haalt uit wat u hebt gemaakt, zonder afbreuk te doen aan de geschiktheid voor consumptie.

3. Zorgen voor constante kwaliteit

Zelfs in de beste omstandigheden doen zich bij alle productieprocessen kwaliteitsproblemen voor, en de wereld van levensmiddelen en dranken ontsnapt niet aan deze waarheid. In deze gevallen is het van vitaal belang dat u niet alleen de betrokken producten en andere producten die mogelijk gebreken vertonen, kunt identificeren, maar ook dat u tot op de bodem kunt uitzoeken wat de oorzaak van de afwijking was.

Met de juiste aanpak van partijbeheer kunt u gemakkelijk nagaan waar in uw toeleveringsketen producten met gebreken zich bevinden, welke partijen grondstoffen ze bevatten en welke andere partijen mogelijk dezelfde problemen hebben. Van daaruit kunt u achterhalen of de fout bij een externe leverancier of bij een intern proces ligt en het probleem meteen aanpakken.

Uitblinken in partijcontrole met ERP

Tot slot, om terug te keren naar een belangrijk punt vermeld in het begin, laten we kort onderzoeken hoe ERP-oplossingen het beheer van partijen gemakkelijker maken. Ten eerste, voor wie niet vertrouwd is met dit soort software, is een basisdefinitie op zijn plaats.

ERP-systemen zijn alles-in-één, multifunctionele bedrijfssystemen die alle facetten van de bedrijfsvoering met elkaar verbinden, van inkoop en aanbesteding tot verkoop en distributie. Zij bieden een volledig digitale back-end voor uw materiaal, processen, marketing en financiële gegevens, en dat op zich kan u al een voordeel opleveren bij de partijcontrole. De procedures die we hier hebben besproken zouden immers zeer moeilijk te verwezenlijken zijn met op papier gebaseerde methoden.

Bovendien kunnen speciaal ontwikkelde oplossingen, zoals Aptean's food ERP, worden geïntegreerd met barcode- en QR-codescanners om het gegevensverzamelingsproces te automatiseren. Dit versnelt zowel het verzamelen van die vitale informatie als het elimineren van menselijke fouten, aangezien er geen feiten of cijfers hoeven te worden ingetoetst.

Een andere onderscheidende factor voor onze oplossing is het feit dat het een unieke, sectorspecifieke technologie is die gebouwd is op een onderliggend Microsoft Dynamics 365 Business Central-platform. Daardoor heeft het een vertrouwde, gebruiksvriendelijke interface, zodat uw werknemers met minimale extra training in het systeem kunnen springen en aan de slag kunnen.

Daarnaast heeft Aptean een lange staat van dienst op het gebied van succesvolle implementaties, met tot nu toe duizenden over de hele wereld, en de mogelijkheid van een flexibele cloud-gebaseerde implementatie voor een lichtgewicht en zeer toegankelijke setup. Dit alles wordt ondersteund door toegewijde IT-teams die ondersteuning en uptime bieden van 99,9% of beter.

Als u nu graag meer te weten komt over Aptean Food & Beverage ERP en hoe het uw bedrijf kan helpen om het lotbeheer onder de knie te krijgen, neem dan contact met ons op. U kunt ook een gepersonaliseerde demo aanvragen om het systeem in actie te zien.