Beknopte handleiding voor het aanvragen van een offerte voor ERP-oplossingen

Als uw bedrijf ervoor heeft gekozen om de basis te leggen voor een digitale transformatie met een ERP-oplossing (Enterprise Resource Planning), voelt u waarschijnlijk een mix van opwinding en onzekerheid. U wilt graag profiteren van alle voordelen van een speciaal gebouwd, multifunctioneel systeem, maar u weet ook niet hoeveel het gaat kosten in termen van tijd, moeite en - misschien wel het belangrijkste - financiële middelen.

U zult veel onderzoek doen om te bepalen welk platform geschikt is voor uw organisatie, maar bepalen wat u precies betaalt om het systeem volgens uw specificaties te laten implementeren, is ook een cruciaal onderdeel van uw due diligence. Gelukkig geven de meeste leveranciers u graag een schatting van de ERP-prijs, maar ze hebben een goed idee van uw vereisten en gewenste configuratie nodig om een nauwkeurige offerte te kunnen berekenen.

Hier behandelen we de belangrijkste vragen die u moet beantwoorden om een nauwkeurig cijfer te krijgen met uw ERP-aanvraag voor offerte (RFQ), evenals enkele van de belangrijke beslissingen die u moet nemen tijdens uw beoordelingsproces voor oplossingen.

Belangrijke vragen om te beantwoorden om uw ERP-kostenraming te krijgen

Net zoals elk bedrijf anders is, is elke ERP-implementatie uniek op zijn eigen manier. Terwijl u uw lijst met te overwegen oplossingen begint te verfijnen en uw offerteaanvraag voor te bereiden, neemt u de tijd om na te denken over uw antwoorden op de volgende vragen.

Gaat u on-premise of via de cloud implementeren?

Zowel on-premise als cloud ERP-implementaties hebben hun voordelen. Als uw bedrijf het fysieke systeem ter plaatse als een voordeel ziet, kunt u een implementatie op locatie overwegen om alles in-house te houden. Dat gezegd hebbende, raden we bij Aptean om een aantal redenen cloudimplementaties aan.

Ten eerste vermijdt u het betalen van de aanloopkosten voor de aanschaf en installatie van nieuwe hardware. Uw medewerkers hebben ook een betere toegang tot het platform en hebben alleen een wifi-verbinding en internetbrowser nodig. En in het geval van de oplossingen van Aptean heeft u een grotere betrouwbaarheid met onze redundante servers en toegewijde cloudondersteuningsteams.

Voor verder bewijs van de voordelen die cloudimplementaties kunnen bieden, moet u bedenken dat de recente IDC Food and Beverage Global Trends and Strategic Insights whitepaper in opdracht van Aptean heeft aangetoond dat bedrijven met cloudconfiguraties een omzetgroei van 3,3% en een winstgroei van 3,9% hebben ervaren in het verleden jaar, vergeleken met slechts 1,7% omzetgroei en 2,7% winstgroei voor degenen met on-premise installaties.

Bij hoeveel vestigingen gaat u de oplossing implementeren?

Het antwoord op deze vraag is waarschijnlijk eenvoudig. U wilt waarschijnlijk het nieuwe systeem in al uw faciliteiten implementeren, aangezien het laten werken op oude of andere software terwijl anderen uw nieuwe ERP gebruiken, verwarring zal veroorzaken en de communicatie, de zichtbaarheid van gegevens en de algehele effectiviteit van de teams die met verouderde software werken, zal belemmeren. oplossingen.

Hoeveel gebruikers heb je nodig?

Elke individuele medewerker van uw teams die u voor ogen heeft met het systeem met regelmaat te gebruiken, moet worden ingesteld als een unieke gebruiker. Omdat ERP-platforms boordevol functies zitten voor zowat elk aspect van de bedrijfsvoering - van supply chain management en productieplanning tot financiën en boekhouding - moeten zowel personeel van de fabrieksvloer als de frontoffice als gebruikers worden gecreëerd.

Genereer een lijst door te beginnen met uw belangrijkste belanghebbenden en managers: de mensen die het systeem dag in dag uit zullen gebruiken. Werk je een weg naar beneden en bepaal het niveau van noodzaak op basis van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de persoon. Bedenk uiteindelijk een realistisch aantal dat niet aan uw behoeften voldoet.

Veranderingen maken natuurlijk deel uit van de aard van zaken, dus u moet ook samenwerken met de leveranciers die u overweegt te begrijpen of ze een clausule in uw servicecontract kunnen opnemen die het mogelijk maakt om extra licenties toe te voegen na de eerste go-live datum. Op die manier kunt u uw prijs vastzetten op basis van de huidige omstandigheden, terwijl u de flexibiliteit behoudt voor toekomstige uitbreidingen.

Wat is uw gewenste tijdlijn en go-live datum?

ERP-implementaties, vooral die die groter of ingewikkelder zijn in configuratie, vergen veel tijd en moeite. De initiële implementatiefase duurt misschien maar een paar maanden, maar voor een volledige uitrol duurt het proces vaak meer dan een jaar - en al die tijd is uw bedrijf verantwoordelijk voor het toewijzen van het benodigde personeel, de fondsen en de coördinatie voor elke stap in de reis.

Afgezien van de eigenlijke installatie, moet u rekening houden met de tijd die nodig is voor al uw teams om aan de slag te gaan met de nieuwe interface en alle training die moet worden voltooid. Een goede benadering van verandermanagement zal ook cruciaal zijn. Probeer realistisch te zijn met uw doelen en werk samen met uw provider om een solide plan en roadmap op te stellen, compleet met mijlpalen.

Wat is uw huidige hardwareconfiguratie?

Weten welke hardware en systemen uw bedrijf voor dit nieuwe ERP zal gebruiken, kan ook belangrijk zijn bij het berekenen van een prijsopgave. Het proces kan meer tijd in beslag nemen en extra middelen vereisen als uw huidige oplossingen en apparatuur verouderd zijn of afwijken van wat gebruikelijk is in uw branche.

Welke branchespecifieke functionaliteiten heb je nodig?

Het is van vitaal belang dat u een ERP-oplossing vindt die is gebouwd voor bedrijven in uw branche, maar neem de tijd om na te denken over de kritieke processen die specifiek zijn voor de sector waarin u actief bent. U hebt waarschijnlijk een aantal zeer gespecialiseerde taken die het systeem moet uitvoeren door middel van integraties of anderszins. Hier zijn enkele voorbeelden:

• In de wereld van eten en drinken zijn de behoeften van een vleesverwerkingsbedrijf anders dan die van een distributeur van versproducten. Het beheer van het vangstgewicht is van vitaal belang voor de eerste, terwijl het volgen van zendingen van cruciaal belang is voor de laatste.

• Voor industriële productieactiviteiten is realtime planning en planning essentieel voor de flexibiliteit die de industrie nodig heeft. Veel bedrijven in deze ruimte hebben ook een uitvoeringsmodule op de werkvloer nodig die automatisering van processen, realtime monitoring en een "waarom laat"-weergave mogelijk maakt om problemen op de lijn te identificeren.

• Procesfabrikanten hebben elke dag te maken met grote hoeveelheden goederen die van hun lijn komen, dus ze hebben functies nodig voor het traceren van partijen, zodat ze weten welke materialen in welke producten terecht zijn gekomen en waar ze naartoe gaan in de toeleveringsketen.

• Evenzo moeten importeurs en distributeurs beschikken over robuuste functies voor importbeheer om te zorgen voor een vlotte verzending en ontvangst van overzeese bestellingen, evenals uitstekende hulpmiddelen voor voorraadbeheer en prognoses om ervoor te zorgen dat er geen tekorten optreden in piekperioden.

Probeer de equivalenten in uw branche te bepalen en communiceer deze duidelijk naar providers. Of vraag uw provider om advies en aanbevelingen over best practices in de branche.

Welke nalevings- en regelgevingsvereisten zijn van toepassing op uw branche?

De veiligheid van consumenten en werknemers blijft belangrijke zorgen, waarbij regeringen en regelgevende instanties eisen opleggen aan bedrijven om ervoor te zorgen dat zowel de producten die ze verkopen als de arbeidsomstandigheden voor hun personeel geen onnodige risico's opleveren. Welke betrekking hebben op uw faciliteiten, werknemers en goederen, hangt af van de branche waarin uw organisatie valt en waar uw bedrijf actief is.

Deze voorbeelden zouden dit punt moeten illustreren:

• Fabrikanten van voedingsmiddelen en dranken in de VS zijn onderworpen aan de voorschriften van de Food Safety Modernization Act (FSMA) en de Amerikaanse Food and Drug Administration. Een ERP gebouwd met automatische nalevingscontroles helpt deze bedrijven om binnen de wettelijke normen te blijven en noodsituaties en boetes op het gebied van voedselveiligheid te voorkomen, waardoor dergelijke functies van onschatbare waarde zijn voor de continuïteit, merkreputatie en financiële gezondheid.

• Chemische productiebedrijven in de VS worden gereguleerd door de Environmental Protection Agency en de bepalingen van de Toxic Substances Control Act. Een branchespecifiek ERP-systeem kan helpen bij het beheren van de testdocumentatie en resultaten, evenals alle relevante analysecertificaten, om naleving te garanderen.

• Distributeurs kunnen te maken krijgen met een aantal verschillende voorschriften, waaronder de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), de General Data Protection Regulation (GDPR) en vereisten die worden opgelegd door de Consumer Product Safety Commission (CPSC) en de FDA. Een ERP-oplossing die is gebouwd voor bedrijven in deze branche is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat aan alle toepasselijke normen wordt voldaan en dat terugboekingen en EDI-vergoedingen correct worden toegepast.

Als onderdeel van uw onderzoek voorafgaand aan het indienen van uw aanvraag voor een offerte, moet u ervoor zorgen dat de oplossing die u overweegt, is gebouwd met functies die kunnen helpen voldoen aan de specifieke vereisten van uw bedrijf. Het extra werk voor beide partijen zou immers verloren gaan als later in het proces wordt ontdekt dat een belangrijke compliance-functionaliteit in het systeem ontbreekt.

Andere antwoorden om intern te bepalen voordat u een offerteaanvraag indient

Sommige aanvullende vragen die u mogelijk heeft over het RFQ-proces, moeten worden beantwoord door uw leiderschapsteam op basis van uw budget en algemene benadering voor het selecteren van de ERP-oplossing die bij u past. Een dergelijke overweging zou zijn wanneer u een offerte bij een leverancier van oplossingen moet aanvragen.

Er zijn geen vaste best practices op dit gebied, maar als uw bedrijf de kosten voor uw implementatie onder een strikte limiet moet houden, is het misschien beter om eerder in het proces een offerte aan te vragen, misschien voordat u uw verzoek om een voorstel verzendt ( offerteaanvraag) . Aan de andere kant, als geld minder een probleem is in vergelijking met het verkrijgen van het ideale systeem, kunt u prioriteit geven aan een RFP en productdemo voordat u die stap zet.

U vraagt zich misschien ook af hoeveel offertes u bij verschillende aanbieders moet aanvragen. Nogmaals, er is geen vaste regel: de "korte lijst" van topplatforms van uw organisatie om te overwegen kan maar liefst 15 opties hebben, of slechts 3. Wat belangrijk is, is dat uw belangrijkste belanghebbenden samenkomen en bepalen wat het beste is in uw unieke omstandigheden en handel dienovereenkomstig.

Vraag uw ERP-offerte aan bij Aptean

Bij Aptean hebben we het gemakkelijk gemaakt om een offerte te krijgen voor het ERP-systeem dat uw bedrijf nodig heeft. Het enige wat u hoeft te doen is dit eenvoudige formulier in te vullen en selecteer uw gewenste oplossing uit ons aanbod, en een lid van ons team zal contact met u opnemen om ervoor te zorgen dat de offerte die u ontvangt is afgestemd op uw omstandigheden.

We bieden ook andere bronnen voor organisaties die op zoek zijn naar een nieuwe bedrijfsoplossing, zoals onze food ERP RFP-sjabloon en Ultimate Guide to Digital Transformation . We zijn gepassioneerd om organisaties zoals het uwe klaar te maken voor de toekomst, en ons aanbod behoort tot de beste op de markt voor diegenen die volledig willen moderniseren en zich willen voorbereiden op wat komen gaat.

Als u meer wilt weten over onze volledige lijn van ERP-oplossingen en wat een branchespecifiek platform voor uw bedrijf kan doen, neem dan vandaag nog contact met ons op .