Beginnen aan uw digitale transformatiereis: 8 stappen naar een succesvolle missie

Net als die historische Apollo-missie naar de maan, begint elke grote prestatie met 'een kleine stap'.

Sinds Neil Armstrong die beroemde woorden uitsprak, hebben we rovers op Mars laten landen, bemanning in een baan om de aarde gestationeerd, andere sterrenstelsels gefotografeerd en zelfs commerciële ruimtevaart geïntroduceerd. Maar geen van die vooruitgang zou mogelijk zijn geweest zonder een groot aantal kleine, stapsgewijze stappen onderweg.

Hoewel het misschien niet helemaal de onderneming is die het verkennen van de ruimte is, kan digitale transformatie voor veel bedrijven een onoverkomelijke taak lijken. We zijn hier om je gerust te stellen dat het echt niet zo ingewikkeld hoeft te zijn - je hebt alleen een stappenplan nodig om je reis te navigeren.

In deze blog nemen we je mee door acht fundamentele stappen van digitale transformatie die elk bedrijf zou moeten volgen, ongeacht de branche waarin je actief bent of de technologie die je wilt implementeren. Maar laten we eerst kort de basis bespreken.

Als u al bekend bent met de belangrijkste concepten, kunt u een sprong maken naar de stappen van het digitale transformatieproces.

Wat is een digitale transformatiereis?

De eenvoudige definitie van digitale transformatie is het gebruik van digitale technologieën om uw activiteiten zo efficiënt, effectief en winstgevend mogelijk te maken. Maar dat is niet het volledige verhaal - er is veel jargon in deze ruimte en de nuances van de woorden zijn belangrijk, dus laten we een paar nauw verwante termen verduidelijken.

• Digitalisering is de omschakeling van papier naar digitaal. Dit proces begon in de jaren 1950 met de vervanging van archiefkasten door omvangrijke mainframes om informatie op te slaan, gevolgd door diskettes, cd's en - meest recent - de cloud.

• Digitalisering heeft alles te maken met het gebruik van digitale technologie om de operationele prestaties te verbeteren. Een goed voorbeeld is het gebruik van ERP-software (Enterprise Resource Planning) om alle aspecten van de activiteiten van uw bedrijf te volgen.

Digitale transformatie maakt gebruik van beide processen om nieuwe en betere manieren van zakendoen te ontwikkelen. Een succesvolledigitale transformatie brengt dus ook een cultuuromslag met zich mee. Het vereist de actieve en enthousiaste deelname van uw medewerkers, en in ruil daarvoor stimuleert het de samenwerking en verbetert het hun werkpraktijken.

Daarnaast heeft digitale transformatie geen vaste bestemming. Het is een voortdurende reis. Door voortdurend te investeren in de digitale infrastructuur van uw bedrijf, kunt u gebruikmaken van de nieuwste innovaties en opkomende technologieën om te profiteren van nieuwe consumententrends, strategieën voor continue verbetering te implementeren en de winstgevendheid te vergroten.

Kortom, een goed uitgevoerd digitaal transformatietraject levert meetbare voordelen op voor uw bedrijf van vandaag en stimuleert de groei van morgen.

Ontdek meer over wat digitale transformatie inhoudt in deze diepgaande bronnen: Wat is digitale transformatie? en De ultieme gids voor digitale transformatie

Waarom is het nu tijd om uw digitale transformatiestrategie te lanceren?

Naarmate innovaties zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning, het internet der dingen (IoT) en automatisering steeds meer wijdverbreid raken, loopt u het risico achterop te raken als u niet op zoek gaat naar mogelijkheden om gebruik te maken van sommige of al deze krachtige tools. Uw concurrentie zal immers niet pauzeren in hun zoektocht naar een groter deel van de markt, en uw klanten zullen niet aarzelen om over te stappen naar nieuwe merken of leveranciers om aan hun eisen te voldoen. Zelfs uw personeel kan andere mogelijkheden overwegen om hun vaardigheden te verbreden en meer bevredigend werk te vinden.

Nu de wereldwijde uitgaven voor digitale transformatie tegen 2026 naar verwachting 3,4 biljoen dollar zullen bedragen, en 93% van de organisaties al een digital-first bedrijfsstrategie heeft of van plan is deze in te voeren, is digitale transformatie nu een noodzaak.

En er is een goede reden waarom bedrijven ervoor kiezen om zo zwaar te investeren. Digitale transformatie kan een groot aantal belangrijke voordelen opleveren, waaronder verbeterde operationele efficiëntie, snellere time-to-market voor nieuwe producten en een beter vermogen om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.

Dus of u nu nog steeds een aantal handmatige, op papier gebaseerde processen gebruikt of worstelt met spreadsheets en legacy-oplossingen, het is absoluut noodzakelijk om uw gegevens en processen uit de archaïsche systemen van gisteren naar de digitale wereld van vandaag te brengen.

En met zo'n groot deel van de zakenwereld gericht op digitale transformatie-initiatieven, wordt het nog noodzakelijker om een grondige en doordachte strategie op te bouwen om succes te garanderen, terwijl andere misschien tekortschieten. Gewoon hier en daar een systeem toevoegen of met overhaaste maatregelen reageren, zal niet werken. In plaats daarvan moet u de tijd nemen om een strategische koers uit te stippelen die u zal helpen alle potentiële voordelen te realiseren, een optimaal rendement op uw investering (ROI) te behalen en blijvend succes te behalen.

Wilt u weten hoe een digitale transformatiestrategie uw bedrijf kan transformeren? Bekijk dan deze blog: De top 8 voordelen van digitale transformatie

8 stappen naar een succesvolle digitale transformatiereis

Net zoals elke ruimte-expeditie varieert in bestemming en doel, zien geen twee digitale transformatiestrategieën er precies hetzelfde uit. Hoewel het landen van mensen op de maan en het uitvoeren van een fly-by van Pluto natuurlijk verschillende tactieken, technologieën en tijdlijnen vereiste, werden beide ondersteund door rigoureuze procedures bij planning en voorbereiding.

Op dezelfde manier zullen digitale transformatietrajecten per sector verschillen: routeplanningsfunctionaliteiten zullen bijvoorbeeld cruciaal zijn voor een extern logistiek bedrijf, terwijl software voor productlevenscyclusbeheer van cruciaal belang zou zijn voor een cosmeticafabrikant. Beide bedrijven zullen echter hun doelstellingen moeten identificeren, het juiste team moeten samenstellen en een reeks andere procedurele stappen moeten volgen om hun bestemming te bereiken.

Laten we dus eens kijken naar de acht fundamentele stappen voor digitale transformatie die alle bedrijven moeten volgen om de rit soepel te laten verlopen en succes te garanderen.

Stap 1: Begrijp uw missie en bestemming

Voordat u wijzigingen aanbrengt, moet u de balans opmaken van waarom u aan deze reis begint en waar u wilt eindigen. Heeft u buitensporig tijdrovende processen die geautomatiseerd kunnen worden? Ervaart u terugkerende problemen met de klantervaring? Kunt u uw toeleveringsketen volgen en de voorraad in realtime volgen? Beschikken uw medewerkers over de digitale tools om verbonden te blijven met andere afdelingen? Overweeg uw huidige pijnpunten en stel u voor hoe speciaal gebouwde softwareoplossingen deze kunnen verlichten.

Als onderdeel van dit proces is het van cruciaal belang om contact op te nemen met al uw belanghebbenden om te zien wat ze nodig hebben, inclusief personen op de afdelingen financiën, verkoop, marketing en productontwikkeling, maar ook op de winkelvloer en in het magazijn. Al uw teams zullen belangrijke inzichten hebben in hoe uw bedrijf beter zou kunnen draaien. Of je dit nu doet met behulp van een beslissingsmatrix of ouderwetse rondetafelgesprekken, je moet ervoor zorgen dat je strategie niet uitsluitend wordt gestuurd door je leidinggevenden en IT-afdeling, omdat je kritische overwegingen mist en er niet in slaagt om je digitale transformatie zo effectief mogelijk te maken.

Stap 2: Zorg voor de buy-in van het management

Zoals we eerder vermeldden, moeten echt succesvolle digitale transformaties een culturele verschuiving omvatten, en een toekomstgerichte bedrijfscultuur kan alleen worden gewaarborgd met een top-down benadering. Als u deze stap niet uitvoert, kunt u uw strategie versnipperen, waarbij elke afdeling in een andere richting trekt, waardoor de algehele voortgang wordt vertraagd en waardevolle middelen worden verbrand. Daarom moet elke bedrijfsleider vanaf het begin worden betrokken, zodat ze de acceptatie in hun teams kunnen bevorderen. Elke afdeling in uw organisatie heeft er op de lange termijn immers baat bij.

Bij deze stap moet ook rekening worden gehouden met de financiële planning. Voordat u systemen onderzoekt en procesveranderingen overweegt, moet uw leiderschapsteam het eens worden over wat uw bedrijf bereid en in staat is om aan dit streven te besteden, van kapitaaluitgaven tot terugkerende kosten. Vergeet niet dat digitale transformatie weliswaar een investering is, maar ook een doorlopende reis, zodat u de kosten over meerdere jaren kunt spreiden.

Stap 3: Win harten en geesten

Discussies over automatisering, AI en nieuwe technologieën kunnen zorgwekkend zijn voor personeel dat bang is voor verandering. Het veiligstellen van de buy-in van het team lijkt misschien minder belangrijk dan het opstellen van de meest glanzende nieuwe tool op de markt, maar geloof ons, het kan niet over het hoofd worden gezien. U moet vroeg in uw reis tijd besteden om het personeel gerust te stellen, hun zorgen te horen en de voordelen van dit initiatief te illustreren, niet alleen voor het bedrijf maar ook voor hen.

Als iedereen het gevoel heeft dat de visie haalbaar en nuttig is, is de kans groter dat het lukt. U stroomlijnt het wijzigingsbeheer, zorgt voor een snellere acceptatie en realiseert de voordelen vollediger. Als onderdeel van deze stap wilt u misschien ook digitale versnellers of supergebruikers identificeren die kunnen pleiten en opleiden binnen hun specifieke functies, zodat u kunt zorgen voor een goede training van andere teamleden en feedback kunt verzamelen naarmate uw initiatieven vorderen.

Stap 4: Stel je bemanning samen

Nu iedereen volledig is ingekocht, is het tijd om te beslissen wie direct betrokken zal zijn bij uw projecten. Idealiter stel je een cross-functioneel team samen, inclusief managers en medewerkers in finance, operations en IT. Met de juiste mensen aan boord kunt u ervoor zorgen dat het digitale transformatietraject van uw bedrijf aansluit bij uw unieke activiteiten, bedrijfsomgeving en doelstellingen.

Natuurlijk moet u de juiste balans vinden tussen het inzetten van voldoende middelen om succes in uw initiatief te garanderen en het behouden van voldoende personeel in hun dagelijkse werk om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Dit kan betekenen dat u nieuwe medewerkers moet aannemen of moet investeren in externe consultants, dus u moet hier rekening mee houden in elke budgetplanning.

Stap 5: Identificeer de belangrijkste oplossingen

De volgende stap in uw digitale transformatieplan is om precies te identificeren welke digitale oplossingen uw bedrijf nodig heeft. Hoewel uw branche en bedrijfsstructuur van invloed zullen zijn op deze keuze, moeten de pijnpunten en doelen die u in stap 1 hebt gedefinieerd, uw ideale technologiestack vormgeven. Van ERP en PLM tot enterprise asset management (EAM)-software en business intelligence (BI)-tools, u moet onderzoeken welke stukjes van de softwarepuzzel passen bij uw zakelijke behoeften.

Wanneer u systemen in deze fase evalueert, moet u prioriteit geven aan twee belangrijke kenmerken: opties voorcloudimplementatie en branchespecifieke functionaliteit. Cloudsoftware biedt veel voordelen, waaronder verbeterde cyberbeveiliging, snellere implementatie, grotere schaalbaarheid en bredere toegankelijkheid. En door te kiezen voor gespecialiseerde systemen die zijn ontworpen voor uw branche , kunt u ervoor zorgen dat uw unieke uitdagingen direct uit de doos worden opgelost, zonder dure aanpassingen of omslachtige oplossingen.

Raadpleeg deze bronnen voor meer inzicht in de softwareoplossingen die zijn opgenomen in typische roadmaps voor digitale transformaties voor uw branche:

• Navigeren door het voedselsoftwarelandschap: ontdek de beste oplossingen voor uw digitale transformatie

• De routegids voor digitale transformatie: een gids voor kledingsoftware

• Distributiesoftware: het is tijd om te investeren in digitale transformatie

Stap 6: Stippel uw koers uit

Vervolgens moet u een strategisch plan opstellen waarin de verschillende procedures worden beschreven die u moet uitvoeren en de wijzigingen die u moet aanbrengen, rekening houdend met alle vereisten, redundanties en onvoorziene omstandigheden. Is er bijvoorbeeld één taak die je moet voltooien voordat je aan andere kunt beginnen? Moeten er fysieke of procesgerelateerde beslissingen worden genomen voordat bepaalde systemen kunnen worden geïmplementeerd? Als u bijvoorbeeld de toegankelijkheid van ERP-software wilt benutten om werken op afstand mogelijk te maken, beschikt uw personeel dan over voldoende hardware om dit mogelijk te maken?

In deze stap probeer je eigenlijk alleen maar het risico te verkleinen dat er onverwachte problemen ontstaan. Maar maak je geen zorgen, digitale transformatie is geen enkelvoudige, eindige gebeurtenis. Het is een proces dat voortdurend evolueert. Het plan dat u nu maakt, hoeft dus niet in steen gebeiteld te zijn en kan de komende jaren meegroeien met uw bedrijf. Door te beginnen met een concreet plan kan iedereen zich concentreren op de taken die moeten worden voltooid, maar het is niet bindend.

Stap 7: Maak je klaar, stel in, start

Hoewel planning cruciaal is, kun je het onvermijdelijke niet uitstellen, dus nu is het tijd om je mouwen op te stropen en serieus aan de slag te gaan. Met zijn cross-functionele mogelijkheden en "single source of truth"-database kiezen veel bedrijven ERP als hun startpunt. Of u nu een legacy-systeem wilt upgraden, naar de cloud wilt migreren of voor het eerst een ERP-oplossing wilt implementeren, het vinden van het juiste ERP-systeem kan een solide basis leggen voor uw hele digitale transformatieproces.

Als alternatief kunt u enkele quick wins of procesgebaseerde verbeteringen identificeren die u kunt aanbrengen terwijl u klaar bent met het onderzoeken van systemen. Denk hierbij aan het klaarmaken van uw gegevens voor migratie, het digitaliseren van bepaalde op papier gebaseerde processen en/of het implementeren van apparaten op de werkvloer die klaar zijn voor uiteindelijke integratie met uw oplossingen. Hoe u deze eerste push ook uitvoert, de bal aan het rollen krijgen en enkele positieve verbeteringen beginnen te zien, kan eventuele aanhoudende twijfels wegnemen en iedereen in uw organisatie aansporen.

Stap 8: Kijk naar de volgende grens

Nu is het volle kracht vooruit terwijl u doorgaat op uw digitale transformatiereis, en u kunt naar de horizon kijken. Wat zijn je bredere doelen? Hoe kan deze reis uw winst verhogen en uw branche ontwrichten? Zorg er altijd voor dat je terugkijkt op je voortgang en voortdurend opnieuw evalueert. Hoe is het proces tot nu toe verlopen? Welke lessen heb je onderweg geleerd?

Ervoor zorgen dat rapportage- en analysefunctionaliteit, evenals BI-tools, deel uitmaken van uw digitale transformatieplan, kan hierbij helpen door de datavisualisaties en inzichten te bieden die u nodig hebt om problemen te identificeren en continue verbeteringsinspanningen te stimuleren.

De verandering die uw organisatie onderweg zal ondergaan, zal transformerend zijn. Het kan soms voor wat wrijving zorgen of een flexibele aanpak vereisen, maar elke verbetering die u aanbrengt, zal uw bedrijf in de toekomst goed van pas komen en zich uitbetalen in betere resultaten. En de vooruitgang hoeft nooit te stoppen: hoe meer u onderzoekt wat technologie uw bedrijf te bieden heeft, hoe meer u ervan zult profiteren.

De juiste partner voor digitale transformatie vinden

Net zoals elke cockpitbemanning een team van experts op de grond nodig heeft om ervoor te zorgen dat ze hun missie bereiken, heeft u ondersteuning en begeleiding nodig van een bewezen partner om uw digitale transformatiestrategie te verbeteren.

Maar hoe identificeert u de partner die het beste bij uw bedrijf past? Hier zijn vijf belangrijke kenmerken waar u op moet letten bij het evalueren van leveranciers.

1. Branchespecifieke expertise – Zoals we eerder vermeldden, is het kiezen van software die is afgestemd op uw branche van cruciaal belang om de beste ROI te behalen. Dat betekent dat uw leverancier uw branche door en door moet kennen. Elke provider kan beweren dat hun oplossing 'branchespecifiek' is, maar u moet peilen of het team uw uitdagingen begrijpt en controleren of ze met vergelijkbare bedrijven in uw branche hebben gewerkt. Zorg er ook voor dat u een productdemo krijgt om zelf te zien of de software echt over de vereiste granulaire functionaliteit beschikt.

2. Gevestigde reputatie en erkenning – Of het nu gaat om collegiale beoordelingen, getuigenissen van klanten of onderscheidingen van brancheorganisaties, u wilt bewijs vinden dat uw potentiële partner goed ingeburgerd en gerespecteerd is in hun vakgebied. U bent niet op zoek naar een leverancier die u simpelweg een product van het spreekwoordelijke schap verkoopt, maar naar een partner voor de lange termijn die zich inzet voor wederzijds succes.

3. Beschikbaarheid van implementatieopties – Hier komen we terug op een ander punt dat we eerder hebben gemaakt: cloudgebaseerde oplossingen hebben de voorkeur als u het meeste uit uw digitale transformatiestrategie wilt halen. Daarom moet u ervoor zorgen dat uw provider standaard innovatieve en flexibele cloudimplementaties aanbiedt en Software as a Service (SaaS)-modellen die aan uw behoeften voldoen.

4. Levering van meerdere oplossingen – U werkt al samen met veel derden in uw organisatie, van partners in de toeleveringsketen tot leveranciers van apparatuur, dus het is ideaal om één softwareleverancier te kiezen die meerdere oplossingen biedt, zodat u de zaken niet nog ingewikkelder maakt. Van ingebouwde integraties tot meer verantwoording, door alles onder één "digitaal dak" te houden, vereenvoudigt u de fasen van uw digitale transformatietraject.

5. Uitstekende gebruikerservaring – Als u de moeite hebt genomen om de harten en geesten van uw personeel te winnen, wilt u niet dat onhandige, niet-intuïtieve systemen de buy-in verminderen, de acceptatie vertragen en uiteindelijk de potentiële ROI verminderen. Gebruik productdemo's als een kans om gebruiksvriendelijke oplossingen te identificeren met eenvoudige navigatie en een aangename look en feel. Door bijvoorbeeld te kiezen voor een ERP-systeem dat is gebouwd op het Microsoft Dynamics-platform, kan de gebruikerservaring worden geoptimaliseerd met behulp van vertrouwde functies.

Hopelijk bent u, gewapend met deze eenvoudige stappen voor uitmuntendheid in digitale transformatie en enkele factoren waarmee u rekening moet houden bij het vinden van de juiste partner, klaar om op weg te gaan naar gestroomlijnde processen, verbeterde klantervaring en grotere winstgevendheid. Het enige dat u hoeft te onthouden, is dat hoewel de eindbestemming misschien ver weg lijkt, u alleen een reeks kleine stappen nodig hebt om er te komen.

Aptean: klaar om uw digitale transformatiereis te stimuleren

Hier bij Aptean zetten we ons onophoudelijk in om bedrijven zoals het uwe te helpen aanzienlijke bedrijfsgroei te realiseren. En om dat te doen, combineren we innovatieve softwareoplossingen met een uitgebreide en toegewijde aanpak van ondersteuning.

Onze branchespecifieke oplossingen zijn ontworpen door experts die "uw taal spreken" en rekening houden met de complexiteit van uw sector. We doen niet aan generiek. We doen niet aan cookie-cutter. En we doen niet aan one-size-fits-all. Of u nu actief bent in discrete of procesproductie, voedingsmiddelen en dranken, distributie, kleding of cosmetica, wij kunnen een reeks oplossingen leveren die passen bij uw gespecialiseerde branchevereisten.

Bovendien zorgt onze niet-aflatende toewijding aan innovatie ervoor dat onze oplossingen voorop blijven lopen op het gebied van industriestandaarden. Veel van onze systemen zijn bijvoorbeeld cloudgebaseerd en beschikbaar op het SaaS-model om uw digitale transformatie te stimuleren en uw bedrijf toekomstbestendig te maken. Terwijl andere zijn ingebed met geavanceerde AI-mogelijkheden, waardoor u concurrentievoordeel kunt opbouwen en succes kunt versnellen met ongeëvenaarde inzichten en automatiseringen.

Als het op ondersteuning aankomt, zijn we een partner aan uw zijde, met een team van interne experts die klaar staan om begeleiding te bieden bij best practices, technische knowhow en out-of-the-box denken om uw bedrijf te helpen groeien, zelfs als het branchelandschap verandert. En met AI-gestuurde tools die de klok rond extra probleemoplossing, productaanbevelingen en persoonlijke ondersteuning bieden, kunt u er zeker van zijn dat Aptean altijd klaar staat als uw productiviteitsbondgenoot.

Klaar om die "ene kleine stap" te zetten? Neem vandaag nog contact op met onze experts om erachter te komen hoe onze oplossingen uw digitale transformatie kunnen stimuleren. Of doe onze digitale transformatie-assessment om te begrijpen of u voorop loopt of achterloopt.