Software voor voorraadbeheer 101: Hoe het werkt, voor wie het bedoeld is en de voordelen van een doelgerichte oplossing

"Hoe staat het met uw inventaris?"

Zelfs voor de meest georganiseerde operaties kan dat een moeilijk te beantwoorden vraag zijn. U hebt misschien een goede aanpak voor het bijhouden van uw voorraadniveaus, het registreren van nieuw ontvangen zendingen en het administreren van hoeveel u elke dag in uw bedrijf verbruikt, maar kunt u met zekerheid zeggen dat al uw hoeveelheden zijn geoptimaliseerd?

Toegegeven, voorraadbeheer is een complexe aangelegenheid en geen gemakkelijk te perfectioneren praktijk. Gezien het feit dat de meeste bedrijven slechts zoveel tijd en menskracht kunnen besteden aan de vele bedrijfskritische processen en verantwoordelijkheden die elke dag moeten worden afgehandeld, is het logisch dat het inzetten van de kracht van technologie om uw effectiviteit te verbeteren de juiste stap is.

Dat gezegd hebbende, moet u meer weten over de verschillende oplossingen die tegenwoordig beschikbaar zijn om te beoordelen hoe goed ze bij uw bedrijf passen. Lees verder voor een volledig overzicht van voorraadbeheersoftware, van hoe deze systemen werken en welke branches ze het meest nodig hebben tot hun toepassingen in de praktijk en de voordelen die uw organisatie kan behalen door de inzet van een ideaal platform.

Gebruik de snelkoppelingen aan de linkerkant om naar de secties te gaan die voor u en uw organisatie het meest relevant zijn.

Wat is software voor voorraadbeheer?

Zoals u zich kunt voorstellen, is de primaire functie van voorraadbeheersoftware het volgen van de materialen en eindproducten van een organisatie door de verschillende stadia van de toeleveringsketen. Oplossingen omvatten vaak ook functies voor voorraadbeheer, artikelcategorisering, het volgen van verkoop- en inkooporders en automatische nabestellingen.

Het volledig digitale karakter van deze systemen biedt duidelijke voordelen ten opzichte van verouderde methoden voor het bijhouden van gegevens, zoals tabellen met pen en papier of spreadsheets die op een individuele harde schijf zijn opgeslagen. Handmatige procedures voor voorraadbeheer zijn tijdrovend en foutgevoelig - als u ooit hebt moeten wachten op de resultaten van een vervelende handtelling of u hebt afgevraagd of een haastig gekrabbeld cijfer één cijfer is of een heel ander cijfer, dan kent u die waarheid maar al te goed.

Software voor voorraadbeheer verhoogt de nauwkeurigheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid van belangrijke gegevens en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden binnen het bedrijf de informatie die ze nodig hebben binnen handbereik hebben. De technologie kan processen ook enorm versnellen door automatisering, aangezien geavanceerde platforms die integreren met handheld of gemonteerde barcodescanners uw gegevens in realtime kunnen bijwerken, terwijl uw personeel wordt vrijgemaakt voor kritischere taken.

Sommige voorraadbeheersoftware wordt verkocht als een op zichzelf staand product, maar moderne best practices in digitale transformatie geven aan dat het zoeken naar een enterprise resource planning (ERP)-oplossing met specifieke voorraadbeheerfuncties een productie- of distributiebedrijf waarschijnlijk beter zal voorzien van alle hulpmiddelen die het nodig heeft. In een ander deel hieronder gaan we dieper in op ERP-technologie en op wat superieure aanbiedingen onderscheidt.

Branches die worden bediend door Software voor voorraadbeheer

Een volledige lijst van branches waarvoor inventarisbeheersystemen worden gebruikt, zou vrij lang zijn - elk bedrijf dat zich bezighoudt met productie of distributie heeft immers waarschijnlijk voorraden bij de hand die moeten worden geboekt. Maar om u een idee te geven van de reikwijdte en veelzijdigheid van deze technologie, zijn dit enkele sectoren waarin een inventarisatieoplossing een must is:

• Productie van levensmiddelen en dranken , waar versheid van essentieel belang is en voldoende hoeveelheden ingrediënten nodig zijn voor de dagelijkse productie.

• Persoonlijke verzorging en cosmetica, waarvoor verschillende materialen nodig zijn en strikte naleving van de voorschriften.

• Kleding, waar bedrijven werken met verschillende leveranciers en momenteel geconfronteerd worden met een druk om meer duurzame materialen en praktijken te gebruiken.

• Consumer packaged goods, waarbij veel verschillende stukken moeten worden ingekocht en gecombineerd om aan de vraag te voldoen.

• Industriële productie, waar het halen van de dagelijkse planning alleen mogelijk is met de juiste onderdelen op voorraad.

• Distributie, waar de uitvoering van bestellingen afhangt van het succesvolle beheer van de goederenstroom door de toeleveringsketen.

Zoals hierboven vermeld, is er geen tekort aan toepassingen voor voorraadbeheersoftware voor andere soorten procesfabrikanten, zoals degenen die gespecialiseerd zijn in chemicaliën of nutraceuticals, evenals dealers van apparatuur, groothandelaren en meer - dit is slechts een kleine greep uit enkele van de meest opvallende industrieën die deze oplossingen gebruiken.

Uitdagingen voor voorraadbeheer en hoe software ze oplost

Wij hebben aan het begin van dit stuk gezegd dat voorraadbeheer een ingewikkeld proces is dat aandacht voor detail en gelijktijdige controle van artikelen die door de verschillende stadia van de leveringsketen gaan, vereist. Door de steeds veranderende aard van de huidige marktplaatsen en de veranderende consumententrends en ontwikkelingen in de regelgeving kan een aantal moeilijke uitdagingen ontstaan, maar met de juiste software aan uw zijde bent u voorbereid op wat er op uw pad komt.

Uitdaging 1: Afval verminderen en verliezen tot een minimum beperken

Een van de grootste bronnen van verspilling in bedrijven die consumentengoederen verkopen, is de onverkochte voorraad die ofwel met een fikse korting moet worden gelost ofwel op een andere manier als verlies moet worden geboekt. Dat is niet alleen slecht voor uw bedrijfsresultaten, omdat u financiële middelen hebt gestoken in een investering die niets heeft opgeleverd, maar ook voor de planeet - duurzaamheid wordt steeds meer gezien als een noodzaak, en het is cruciaal voor de reputatie van uw merk.

Oplossing 1: Inkooporders afstemmen op productieschema's

Hoewel het omarmen van een echt just-in-time (JIT) model voor voorraadbeheer een ongewenst risiconiveau inhoudt in een wereld die te maken heeft met verstoringen van de leveringsketen, is het toch slim om uw bestellingen van grondstoffen nauw af te stemmen op uw productieschema's voor de korte termijn. Software voor voorraadbeheer - in het bijzonder software die deel uitmaakt van een ERP-platform voor de hele organisatie - kan u helpen het inzicht te verkrijgen dat u nodig hebt om het inkoopproces op een soepele, flexibele manier aan te pakken.

Uitdaging 2: Anticiperen en reageren op variabele vraag

Seizoenspieken doen zich voor in het hele spectrum van sectoren en producttypes, van ijs en badpakken die in de zomer sterk in trek zijn tot elektronica en luxe consumptiegoederen die tijdens de feestdagen in trek zijn. Zonder enige mate van anticipatie op deze ontwikkelingen kan uw bedrijf worden verrast en een belangrijke winstkans mislopen.

Oplossing 2: Robuuste prognose- en planningsfuncties

Oplossingen voor voorraadbeheer worden geleverd met krachtige hulpmiddelen voor vraagprognoses die de historische verkoopgegevens van uw organisatie combineren met nieuwe trends om betrouwbaar nauwkeurige prognoses voor de toekomst op te stellen. Zo kunt u proactief bestellen wat u van tevoren nodig hebt en de productiecapaciteit opvoeren om het verwachte extra ordervolume op te vangen.

Uitdaging 3: Nauwkeurige voorraad handhaven voor betrouwbare afleveringsverplichtingen

Weinig dingen zijn frustrerender voor een klant dan een aankoop doen en een bevestiging ontvangen om later te horen dat de voorraad te klein is om de bestelling uit te voeren. Consumentengoederenbedrijven kunnen tegen dit probleem aanlopen wanneer hun voorraadtellingen niet nauwkeurig zijn - wat het gevolg kan zijn van een fout in de registratie van productievolumes, ontvangen inkomende zendingen of reeds verzonden uitgaande bestellingen.

Oplossing 3: Geautomatiseerde gegevensvastlegging met geïntegreerde scanners

U kunt het zich niet veroorloven om de klanttevredenheid aan het toeval over te laten, dus kies voor voorraadbeheersoftware die uw voorraadniveaus in realtime kan bijwerken via integraties met barcodescanners. Deze functie werd al eerder genoemd in verband met hoe ze uw activiteiten efficiënter kan maken, maar ze is net zo nuttig om ervoor te zorgen dat uw artikelhoeveelheden altijd accuraat en up-to-date zijn - wat vooral van belang is als u artikelen in consignatie verkoopt.

Uitdaging 4: Beheer van de houdbaarheid van producten

In de wereld van voedingsmiddelen en dranken zijn de versheid en houdbaarheid van uw producten een belangrijk punt van zorg, omdat deze factoren niet alleen van invloed kunnen zijn op de smaak, maar ook op de levensvatbaarheid van een bepaald product zodra het is afgeleverd bij de detailhandel of de foodservice. Klanten die routinematig teleurgesteld zijn over de staat van de bestellingen die zij ontvangen, zullen voor hun behoeften aan verse levensmiddelen waarschijnlijk elders op zoek gaan.

Oplossing 4: Beheer van vervaldata en FEFO-procedures (First-Expiry, First-Out).

Goed beheer van houdbaarheidsdata maakt deel uit van voorraadbeheer in de levensmiddelen- en drankensector, dus met oplossingen voor die sector kunt u niet alleen die belangrijke versheidsvensters bijhouden en uw voorraad dienovereenkomstig organiseren, maar ook een first-expiry, first-out (FEFO) picking-methode toepassen. Zo haalt u het meeste uit wat u hebt en zorgt u ervoor dat de eindconsument elke keer weer blij is met zijn product - vooral belangrijk voor bakkerijen en andere segmenten waar kwaliteit belangrijk is.

Uitdaging 5: End-to-end traceerbaarheid en transparantie bereiken

Een andere belangrijke overweging in sectoren als voeding, drank, persoonlijke verzorging en cosmetica is het handhaven van een volledige traceerbaarheid van ingrediënten en van het ene uiteinde van de toeleveringsketen tot het andere. De regelgeving met betrekking tot dit onderwerp wordt in veel gebieden van de wereld steeds strenger, dus afgezien van de gevolgen voor de voedselveiligheid moet u ook kunnen aantonen dat u voldoet aan de verplichte normen om boetes en straffen te voorkomen.

Oplossing 5: Volledige tracering in twee richtingen van materialen en producten

De tijd die artikelen in uw voorraad doorbrengen is slechts een deel van hun reis - u hebt alle belangrijke gegevens over uw goederen nodig van andere kritieke traceerpunten in de toeleveringsketen. Dit is een van de redenen waarom voorraadbeheersoftware die deel uitmaakt van een ERP-oplossing optimaal is, omdat uw voorraadmodule en de functies daarin dezelfde gegevens delen met de rest van uw organisatie en de traceerbaarheidstools van uw grotere systeem kunnen aanvullen.

Belangrijke overwegingen om het beste systeem voor uw bedrijf te vinden

Nu u alles hebt gehoord over hoe voorraadbeheerplatforms werken en welke voordelen zij bieden, vraagt u zich misschien af hoe u kunt bepalen wat de beste optie op de markt is voor uw bedrijf. U kunt het proces beginnen door alle aanbiedingen te elimineren die niet specifiek voor uw branche zijn gebouwd, omdat die wellicht de gespecialiseerde hulpmiddelen missen die u voor uw branche nodig hebt.

Als u bijvoorbeeld werkt in de segmenten vlees, gevogelte of zeevruchten, hebt u waarschijnlijk behoefte aan functies voor het beheer van het vangstgewicht om rekening te houden met de variabele snitten en afmetingen van uw producten. Ook als uw bedrijf complexe computerapparatuur produceert die uit veel verschillende onderdelen bestaat, hebt u specifieke materiaallijstfuncties nodig waarmee u die informatie kunt bijhouden.

Houd ook in gedachten wat wij hebben benadrukt over de waarde van voorraadbeheersoftware die volledig is geïntegreerd met een ERP- dat is een baanbrekend onderscheid, en hoe meer integraties een oplossing kan bieden, hoe beter. Afhankelijk van de aard van uw bedrijf kunt u ook geïnteresseerd zijn in een warehouse management systeem (WMS), product lifecycle management (PLM) oplossing of routing en scheduling software, en als uw inventarisatieplatform ook daarmee kan synchroniseren, kan dat uw activiteiten nog meer stroomlijnen.

Een extra pluspunt is de optie voor een flexibele, lichtgewicht cloudimplementatie. De zakenwereld beweegt tegenwoordig snel, waardoor mobiele toegankelijkheid, maximale uptime en sluitende beveiliging van het grootste belang zijn. Het gebruik van een cloudsysteem op basis van een software as a service (SaaS)-model kan aan al deze voorwaarden voldoen, terwijl de initiële hardwarekosten lager zijn.

Houd ten slotte rekening met de reputatie en staat van dienst van de leverancier die de software aanbiedt. U wilt een leverancier die uw branche door en door kent en zijn oplossingen heeft ontwikkeld op basis van praktijkervaring en een goed begrip van de uitdagingen waarmee u wordt geconfronteerd. Het is ook het beste als ze een geschiedenis hebben van succesvolle implementaties voor organisaties als de uwe.

Goed voorraadbeheer met een ERP van Aptean

We sluiten af met een korte bespreking van ERP-systemen en hoe die met specifieke functies voor voorraadbeheer de ideale softwareoplossing vormen voor productie- en distributiebedrijven die bezig zijn met digitale transformatie, en wat het ERP-aanbod van Aptean onderscheidt. U zou kunnen kiezen voor een van de bovengenoemde stand-alone inventarisatieplatforms, maar dan mist u een aantal belangrijke voordelen.

ERP-producten hebben bijvoorbeeld meer dan alleen doelgerichte hulpmiddelen voor voorraadbeheer - geavanceerde systemen omvatten ook modules voor traceerbaarheid, naleving van regelgeving, inkoop, verkoop en orderverwerking, alsmede receptuur-, formule- en stuklijstbeheer. Net zo belangrijk is dat zij alle gegevens van uw organisatie in één gemakkelijk toegankelijke interface onderbrengen, zodat u een "single source of truth" krijgt van waaruit u onmiddellijk geïnformeerde beslissingen kunt nemen.

Apteans ERP's voor levensmiddelen en dranken, distributie, en proces en industriële productie zijn allemaal gebaseerd op tientallen jaren collectieve branchekennis en een diepgaand begrip van de uitdagingen waarmee gespecialiseerde operaties worden geconfronteerd. Ze zitten boordevol robuuste kant-en-klare functies die speciaal zijn ontworpen om te voldoen aan de eisen van het snelle bedrijfsleven van vandaag.

Ondertussen ondersteunen wij onze reputatie als leverancier van superieure oplossingen met een benadering van klantrelaties die erop gericht is de best mogelijke partner te zijn voor de bedrijven die voor onze oplossingen kiezen. Van implementatiebegeleiding tot professionele IT-ondersteuning wanneer uw software moet worden bijgewerkt of problemen moeten worden opgelost, wij zijn er voor uw organisatie wanneer u ons het meest nodig hebt.

Als u meer wilt weten over het volledige pakket ERP-systemen van Aptean en hoe deze u kunnen helpen bij het nagelen van uw voorraadbeheer, neem dan vandaag nog contact met ons op . U kunt ook een gepersonaliseerde demo plannen om de software zelf in actie te zien.