Een goede wijnoogst: hoe een wijn-specifieke ERP handelaren helpt om cruciale productgegevens te beheren

Als professional in de wijnindustrie weet u dat de wijn die uw bedrijf verkoopt meer is dan enkel flessen zijn die gevuld zijn met een drank die geconsumeerd moet worden. Uw producten beloven een complete multisensoriële ervaring en dragen fascinerende subtiliteiten en belangrijke kenmerken met zich mee, waaronder het oogstjaar, die bepalend zijn voor hoe ze smaken, ruiken en aanvoelen.

Deze veelheid aan informatie betekent natuurlijk een extra belasting voor de handelaar, die al een groot aantal andere gegevens over zijn wijnen moet bijhouden, zoals herkomst, druivenras, alcoholgehalte en andere numerieke identificatiegegevens. Daarom is een goed georganiseerd systeem voor uw inventaris een noodzaak, want zonder een dergelijk systeem kunt u moeite hebben om te vinden wat u nodig hebt en orders accuraat uit te voeren.

Nu de wereld steeds digitaler wordt en de markt flexibiliteit eist van alle spelers binnen de voedingsmiddelen- en drankenindustrie, zijn pen,papier en spreadsheets niet langer toereikend voor uw bedrijfsvoering. Om mee te kunnen gaan met deze dynamische markt hebt u een wijn-specifiek enterprise resource planning (ERP) platform nodig van een leverancier die het segment door en door kent.

Nog niet overtuigd? Laten we eens bekijken waarom ERP-technologie zo goed geschikt is voor het beheer van oogstjaren en nog veel meer.

De kwestie van de artikelnummers

Wanneer een extra datapunt wordt voorgesteld dat verschillende artikelen van dezelfde soort onderscheidt, zoals een oogstjaar, zouden veel bedrijven er de voorkeur aan geven voor elk artikel een nieuw en uniek nummer aan te maken. Het lijkt erop dat dit ertoe zou bijdragen dat de producten in het systeem naar behoren geïdentificeerd blijven, zodat zij volgens de specificaties van de klanten kunnen worden geselecteerd.

Het probleem met deze aanpak is dat na verloop van tijd de voortdurende creatie van nieuwe artikelnummers voor artikelen die verder identiek zijn, leidt tot onoverzichtelijkheid en desorganisatie. Het artikelbestand wordt zo groot dat het niet langer aan zijn doel beantwoordt, namelijk een overzicht geven van de voorraad. Hierdoor kan er gemakkelijk verwarring ontstaan bij bijvoorbeeld uw magazijnmedewerkers wanneer voor dezelfde wijn verschillende nummers worden vermeld op een ontvangstbewijs.

Deze effecten maken op hun beurt het proces om een bestelling uit te voeren tijdrovender en vergroten de kans op fouten. Wetende dat uw klanten veeleisend zijn en dat de vintage essentieel is voor de kwaliteit van een wijn, is het in uw beste belang om deze uitdaging te overwinnen door het vinden van een ERP-oplossing die de informatie behandelt in een meer gestroomlijnde manier.

Hoe een wijn-specifieke ERP functioneert

ERP's die speciaal voor wijnhandelaren zoals uw organisatie zijn ontworpen, vermijden het aanmaken van nieuwe artikelnummers voor verschillende jaargangen door de verschillende jaargangen te behandelen als varianten, of verschillende versies van hetzelfde product. Het is een veel logischer architectuur voor de informatie en lijkt sterk op de manier waarop een kledingfabrikant onderscheid zou maken tussen verschillende kleuren voor hetzelfde kledingstuk.

Geavanceerde systemen, zoals ons eigen ERP-platform voor drankenbedrijven, kunnen ook andere essentiële kenmerken van uw wijnen koppelen aan de desbetreffende flessen en kisten in uw inventaris, zoals alcoholpercentage, volume, wijngaard en sluitingscode. Afhankelijk van de behoeften van uw klanten kunnen deze details net zo belangrijk zijn als de wijnoogst, zodat het een verstandige zet is om te vertrouwen op een volledig digitale oplossing voor hun tracking.

Bovendien is dit nog maar het begin van wat een specifiek en branchegericht wijn ERP voor uw bedrijf kan betekenen. Dit soort software is de gouden standaard geworden als het gaat om een fundament voor volledige digitale transformatie, omdat ze alle afdelingen bedienen, van inkoop en marketing tot verkoop en financiën, terwijl ze dienen als een "single source of truth" voor uw hele organisatie.

Voordelen van een ERP-systeem voor wijnhandelaren

Met de juiste wijn-specifieke ERP-oplossing, zult u controle en zichtbaarheid over uw wijnjaren hebben als nooit tevoren. Het platform kan:

• Automatisch invullen van verkoop- en inkooporders met de relevante informatie

• Maak prijsafspraken en beschikbaarheid per jaar mogelijk, inclusief het uitschakelen van jaargangen die niet langer beschikbaar zijn

• Aanmaken van nieuwe Global Trade Identification Numbers (GTIN's) voor elk oogstjaar (nodig voor EDI orders)

• Integratie met uw online winkel om productdetails nauwkeurig weer te geven

Deze voordelen helpen u kostbare fouten bij de orderverwerking te voorkomen, de klanttevredenheid hoog te houden en de efficiëntie van uw personeel te maximaliseren. Als uw mensen niet hoeven te puzzelen waar ze de juiste wijn kunnen vinden en of ze al dan niet het juiste oogstjaar hebben volgens de specificaties van de klant, kunnen ze zich concentreren op meer cruciale taken die hun aandacht vereisen.

Ondertussen wordt uw database vrijgehouden van redundanties en overtollige informatie die de werking in de toekomst zou kunnen vertragen. Uw bedrijf kan vol vertrouwen verder, wetende dat uw systeem klaar is voor de toekomst en dat u volledig voorbereid bent om alle kritieke details met betrekking tot uw wijnen effectief te beheren.

Waarom Aptean ERP-oplossingen superieur zijn

Als u enkel systeem zoekt dat de transparantie, communicatie en capaciteit verbetert met cutting-edge tools en technologie die de tand des tijds zal doorstaan, dan bent u met onze wijn-specifieke ERP aan het juiste adres. Om de beste van de middelmatige aanbieders op de markt te onderscheiden, zijn er een paar kenmerken waar naar moet worden gezocht.

Zoek in de eerste plaats een platform met speciaal ontwikkelde functies voor de complexe en unieke uitdagingen waarmee u te maken krijgt, zoals vintage management, accijnsadministratie en fijn afgestemde prijscontroles. Er zijn tal van generieke ERP-softwarepakketten op de markt, maar ze zullen waarschijnlijk niet beschikken over deze must-have functionaliteiten.

Onderzoek ook de leverancier achter elke oplossing die u tegenkomt. Sommigen beweren alles voor iedereen te zijn, ongeacht de sector, terwijl anderen een diepe kennis hebben van de markten waarop zij actief zijn en hun systemen bouwen op basis van de informatie die zij door hun praktijkervaring hebben verworven.

Aptean kan hier op beide fronten leveren, met een ERP voor drankenbedrijven dat de tools biedt die u nodig hebt om de nuances van de wijnen die u verkoopt goed in rekening te brengen, samen met een reeks onmisbare modules voor voorraadbeheer, kwaliteitscontrole, traceerbaarheid en orderafhandeling. Wij hebben in het verleden al veel met bedrijven als het uwe gewerkt en spreken uw taal. U kunt er dus op rekenen dat wij een partner en gids zullen zijn in het implementatieproces wanneer u klaar bent om verder te gaan.

Wilt u meer weten over Aptean's ERP voor wijnhandelaren en hoe het u zal helpen om cruciale productgegevens zoals wijnjaren bij te houden? Neem dan vandaag nog contact met ons op of vraag een persoonlijke demo aan.