ERP voor beginners: Uw 101 cursus

Als uw bedrijf de eerste stappen van een digitaal transformatietraject zet, moet het nog veel leren. Gelukkig is er online veel informatie beschikbaar waarmee u zich kunt informeren over het onderwerp en uw opties voor de toekomst, zoals de vele blog posts, whitepapers, case studies en interactieve tools in onze eigen Insights sectie.

Wat de zaken echter ingewikkelder kan maken en tot verwarring kan leiden, is het aantal acroniemen dat wordt gebruikt bij het bespreken van moderne bedrijfssoftware. Het kan gaan lijken op "alfabetsoep", en meer diepgaande stukken zijn vaak gericht op lezers die al enige kennis hebben van de onderliggende betekenissen en dus de basisprincipes verdoezelen.

Een van de eerste en meest voorkomende acroniemen die u waarschijnlijk zult tegenkomen is ERP, en zelfs als u rondzoekt en ontdekt dat dit staat voor "enterprise resource planning," verklaart dat niet echt wat de praktijk inhoudt en wat ERP-oplossingen doen. Gelukkig bent u op dit artikel beland, wat betekent dat u op het punt staat dat uit te zoeken.

Dus pak een stoel en maak u klaar voor de les - dit is uw ERP 101 cursus, zowel een prima instap voor beginners als een goede opfrisser voor iedereen die de grondbeginselen van dit uiterst belangrijke onderwerp wil bijspijkeren.

Wat is ERP?

In de praktijk is enterprise resource planning het beheer van alle dagelijkse bedrijfsactiviteiten- waaronder inkoop, productie, kwaliteitscontrole, voorraadbeheer, boekhouding, verkoop, rapportage en distributie - op een hoog niveau. ERP-oplossingen (die soms alleen met het acroniem worden aangeduid) zijn softwaresystemen die zijn ontworpen om het proces te vergemakkelijken en die vooral populair zijn bij fabrikanten en distributeurs.

Een goed ERP-pakket verenigt, standaardiseert en stroomlijnt de belangrijkste bedrijfsfuncties op één enkel gecentraliseerd platform . Het moet uw verschillende teams en afdelingen helpen om samen te werken en met elkaar te integreren, terwijl het ook functies biedt die het gemakkelijker maken om dagelijkse taken tijdig uit te voeren.

Algemene ERP's versus sectorspecifieke ERP's

Het zal u waarschijnlijk niet verbazen dat niet alle ERP's gelijk zijn. Er is geen tekort aan aanbiedingen op de markt - zo veel dat het overweldigend kan zijn als u niet weet waarnaar u moet zoeken - maar in het algemeen kunnen ze allemaal in een van de twee groepen worden ingedeeld, namelijk generieke oplossingen en branchespecifieke systemen.

Generieke ERP-platforms zijn gebouwd met een "one-size fits all"-mentaliteit en proberen een zo breed mogelijk publiek aan te spreken via hun veelzijdigheid, maar in werkelijkheid zijn ze beperkt door hun agnostische aard. De meeste fabrikanten en distributeurs zijn immers gespecialiseerd in een bepaalde bedrijfstak of subverticaal segment, en zij hebben dus gespecialiseerde hulpmiddelen nodig voor hun sector, en niet alleen elementaire, universele functionaliteiten.

Branchespecifieke ERP-software, daarentegen, wordt geleverd met speciaal ontwikkelde functies die zijn afgestemd op de behoeften van specifieke bedrijfstakken, waardoor vaak grote aanpassingen overbodig maakt. De beste onder hen werden gecreëerd door aanbieders met uitgebreide ervaring in de markten waarop zij zich richten en een goed begrip van de uitdagingen waarmee hun potentiële klanten worden geconfronteerd als onderdeel van hun focus op een bepaald productsegment.

Kenmerken van ERP-systemen

Sommige ERP-functies staan zo centraal in het concept dat ze in bijna alle oplossingen op de markt te vinden zijn. Dit zijn de must-haves voor elk ERP-systeem:

• Een volledig digitale, uniforme database. Door al uw belangrijke feiten en cijfers in één computersysteem op te slaan en bij te werken, deelt uw hele organisatie een "single source of truth".

• Bidirectionele materiaaltraceerbaarheid. Met een volledig overzicht van uw toeleveringsketen, inclusief inkomende en uitgaande zendingen en materialen en producten die zich binnen uw vestigingen bewegen, kunt u met ERP-platforms snel goederen traceren tot op het niveau van individuele artikelen en zelfs tot op het niveau van de onderdelen waaruit een eindproduct bestaat.

• Hulpmiddelen voor voorraadbeheer. Het is cruciaal dat u weet wat u in huis hebt en wanneer u aanvullingen moet bestellen, dus ERP's leggen alle updates van uw voorraad vast en stellen u in staat de voorraadniveaus te controleren, zodat u tijdig kunt bijbestellen.

• Kwaliteitscontrolefuncties. Alle bedrijven die te maken hebben met consumptiegoederen moeten oog hebben voor klanttevredenheid, en een ERP kan daarbij helpen door kwaliteitscontroles te automatiseren en afwijkingen van geaccepteerde normen te signaleren.

• Beheer van leveranciers- en klantenrelaties. ERP-oplossingen kunnen alle belangrijke gegevens over uw toeleveringspartners digitaal bijhouden - inclusief contactgegevens en financiële overeenkomsten - en ook de bijbehorende orders bijhouden.

• Planning en voorspelling van de vraag. Door historische verkoopgegevens en recente aankooppatronen te combineren, kunnen ERP's betrouwbaar nauwkeurige voorspellingen doen over uw materiaalbehoeften, en over de productiedoelstellingen die u moet halen om aan de vraag te voldoen.

• Financiële rapportage en analyse. Met al uw financiële gegevens in één systeem en niet verspreid over meerdere spreadsheets, is het met ERP-software eenvoudig om te weten waar uw bedrijf financieel staat, en de meeste systemen kunnen ook geavanceerde rapporten en visualisaties genereren.

Aanvullende functies zijn te vinden in branchespecifieke oplossingen. Zo zullen de functies van een ERP-platform voor levensmiddelen en dranken waarschijnlijk het bijhouden van vervaldata en functies voor het scheiden van allergenen omvatten; een ERP voor distributie voor consumptiegoederen zal terugboekingen vergemakkelijken en geïntegreerde hulpmiddelen voor magazijnbeheer bieden die de noodzaak van een afzonderlijk systeem voor dat doel kunnen wegnemen. Ondertussen zal een ERP-systeem voor de kledingindustrie beschikken over een portaal voor leveranciersbeheer en een module voor de planning van materiaalbehoeften.

Tekenen dat u een ERP nodig hebt

Net zoals iemand die verkouden wordt een aantal symptomen vertoont, zullen bedrijven die betere oplossingen nodig hebben - of een duidelijkere visie voor hun digitale transformatieplan- tekenen vertonen dat een verandering nodig is. Dit zijn enkele van de belangrijkste punten waarop u moet letten:

1. Door het gebruik van ongelijksoortige systemen is de informatie in silo's verdeeld. Wanneer belangrijke gegevens zijn opgesloten in spreadsheets die zijn opgeslagen op de harde schijf van individuele gebruikers, missen andere belangrijke belanghebbenden wat zij nodig hebben om de best mogelijke beslissingen met kennis van zaken te nemen.

2. De klanttevredenheid daalt. Als uw klanten niet tevreden zijn, kunt u dat zeker ook niet zijn, en dit kan een andere aanwijzing zijn dat u een oplossing als een ERP nodig hebt om de kwaliteit, de orderverwerking en meer te beheren.

3. Voorraden komen op ongelegen momenten tekort. Als u niet weet dat uw belangrijke materialen bijna op zijn, kan uw bedrijf in een lastig parket geraken en uw doelstellingen niet halen of geplande leveringen missen.

4. Er ontstaat bezorgdheid over productkwaliteit en/of -veiligheid. Hoewel dit probleem zich waarschijnlijk zal voordoen naast een daling van de klanttevredenheid, ligt de zorg hier bij de methoden en/of grondstoffen die worden gebruikt voor de productie van de eindproducten, die alleen kunnen worden aangepakt als de hoofdoorzaak is vastgesteld.

5. Er wordt buitensporig veel afval geproduceerd. Of het nu gaat om bederfelijke goederen die bederven voordat ze worden gebruikt, eindproducten van mindere kwaliteit die moeten worden afgedankt of artikelen die tijdens het vervoer worden beschadigd, afval vormt zowel een financieel verlies als een rem op uw duurzaamheid.

6. Een gebrek aan bruikbare inzichten beperkt de verbetering. Zonder één allesomvattend systeem dat de gegevens kan leveren die nodig zijn om de prestaties op alle operationele gebieden te evalueren, kan het gissen blijven naar wat er moet worden aangepakt om de resultaten te verbeteren.

Als uw bedrijf met een of meer van de bovenstaande zaken te maken heeft, kan dit een goed moment zijn om uw moderniseringsinitiatief te starten door rond te kijken voor een ERP-systeem en met potentiële leveranciers te werken om de geschiktheid van hun oplossing te beoordelen.

Voordelen van ERP-systemen

De verbeteringen die kunnen worden ontsloten door de inzet en het gebruik van ERP-software zijn verstrekkend en gevarieerd. Ze kunnen allemaal een aanzienlijke impact hebben op het algemene succes van uw bedrijf, waaronder stimulansen voor zowel uw bedrijfsresultaat als uw merkreputatie:

• Snellere, gegevensgestuurde besluitvorming. Zowel de "single source of truth" als de analysefuncties die ERP-systemen bieden, kunnen samen de inzichten opleveren die u nodig hebt om actie te ondernemen voor verbetering, bijvoorbeeld om een productieproces te optimaliseren of een knelpunt in het magazijn te verhelpen.

• Kostenbesparingen. ERP's kunnen uw organisatie helpen onnodige verspilling te minimaliseren en de marges onder de loep te nemen om ervoor te zorgen dat u uw winst maximaliseert, en ze helpen ook de behoefte aan duur herwerk als gevolg van foutieve productieruns te verminderen met hun kwaliteitscontrolefuncties.

• Verhoogde procesefficiëntie. De standaardisatie van uw processen die een ERP-oplossing mogelijk maakt, kan de productiviteit verhogen, en geavanceerde platforms - zoals Aptean's ERP's- stellen u in staat bepaalde taken te automatiseren en uw personeel vrij te maken voor meer kritische verantwoordelijkheden.

• Verbeterde samenwerking tussen afdelingen. Door de barrières tussen uw teams weg te nemen en op te treden als de centrale, go-to database van het record, zorgt ERP-software ervoor dat iedereen in uw bedrijf vanuit hetzelfde "draaiboek" werkt en vergemakkelijkt het de communicatie tussen belanghebbenden.

• Volledige schaalbaarheid. Groei is waarschijnlijk een van de belangrijkste prioriteiten voor uw bedrijf, dus hebt u een oplossing nodig die kan worden meegeschaald als u capaciteit, personeel en faciliteiten toevoegt. ERP-oplossingen groeien mee en vergemakkelijken ook de uitrol van nieuwe productlijnen.

• Verbeterde winstgevendheid. De gecombineerde effecten van het besparen van uw bedrijf en het stimuleren van efficiëntie, in combinatie met financiële analyses die u helpen te bepalen welke van uw producten of lijnen het meest winstgevend zijn, zorgen ervoor dat ERP een aanzienlijk positief effect heeft op uw bedrijfsresultaat.

• Betere klantervaringen. Een effectievere resourceplanning helpt ervoor te zorgen dat orders op tijd en volledig worden uitgevoerd, en met een goede productieplanning kunt u klanten nauwkeurige levertijden bieden.

Dit is geen volledige lijst van de voordelen die ERP's bieden- branchespecifieke oplossingen kunnen extra voordelen opleveren voor bedrijven die actief zijn in de markten waarop zij zijn afgestemd. Een ERP voor levensmiddelen en dranken kan bijvoorbeeld de voedselveiligheid en de naleving van de regelgeving helpen verbeteren door belangrijke controles te automatiseren en alle relevante traceerbaarheids- en productgegevens in een zeer toegankelijk digitaal formaat bij te houden.

De juiste ERP voor uw bedrijf kiezen

Het proces van het onderzoeken van uw opties voor ERP-systemen en het evalueren van elk ervan op hoe goed het past bij uw activiteiten kan ontmoedigend zijn vanwege het enorme aantal beschikbare alternatieven. U moet intern beginnen met het definiëren van zowel uw doelstellingen voor uw digitale transformatie als uw meest kritische bedrijfsprocessen.

Bepaal vervolgens of u op zoek bent naar een generieke oplossing of een oplossing die industriespecifiek is, waarbij u in gedachten moet houden dat de laatste in de overgrote meerderheid van de gevallen de voorkeur geniet. Begin vervolgens met het onderzoeken van de verschillende aanbiedingen op de markt door op het web te zoeken, met verkopers te spreken en overleg te plegen met collega's buiten uw organisatie die ervaring hebben met ERP-platforms. U kunt ook een demo inplannen om de functionaliteit te bekijken.

U zou kunnen kiezen voor een request for proposal (RFP) om de verschillende pakketten die u overweegt op een meer kwantitatieve en weloverwogen manier te beoordelen. Aptean biedt uitgebreide RFP-sjablonen voor zowel het selectieproces van food and beverage ERP en industrial manufacturing ERP .

Vergeet ten slotte niet de culturele fit tussen uw bedrijf en uw potentiële leveranciers te peilen, en streef ernaar samen te werken met een partner die uw sector goed kent en uw unieke uitdagingen begrijpt. Uw teams zullen in de toekomst regelmatig samenwerken, dus het kiezen van een organisatie met vergelijkbare prioriteiten en waarden geeft u de beste kans op succes.

Beste praktijken voor de implementatie van een ERP

De implementatie van uw gekozen ERP kan lijken op weer een monumentale taak om te volbrengen, maar het is zeker beheersbaar, vooral als het wordt opgedeeld in fasen. Het is ook cruciaal om open en eerlijk te communiceren met werknemers, belanghebbenden uit verschillende functionele rollen te betrekken om draagvlak te creëren en de stap van datamigratie met de nodige zorg te benaderen.

Ervan uitgaande dat u een gerenommeerde provider hebt gekozen, zoals Aptean, moet u vertrouwen op hun expertise en hun begeleiding vragen tijdens de implementatie. Dit zal lang niet de eerste keer zijn dat zij een klant door het proces helpen, dus zij kennen enkele van de wegversperringen die zich kunnen voordoen en hoe deze te vermijden, en zij zullen ook kennis hebben van best practices om elke stap te stroomlijnen en optimale resultaten te bereiken.

Wat uw implementatiemethode betreft, kunt u kiezen voor een traditionele on-premise opstelling, waarvoor mogelijk extra hardware en onderhoud door intern IT-personeel nodig is, of voor een cloudimplementatie via een Software as a Service (SaaS)-model. Vandaag de dag is dat laatste het meest aanbevolen, omdat het helpt geld te besparen op voorhand, zorgt voor meer flexibiliteit in de toekomst en u gebruik kunt maken van de toegewijde IT-teams van uw provider voor ondersteuning en updates.

Ontdek onze unieke voordelen

Hier bij Aptean zijn we trots op onze lange staat van dienst in de industrieën die we bedienen. Onze toegewijde professionals hebben tientallen jaren collectieve ervaring en hebben met veel klanten gewerkt die met uiteenlopende uitdagingen werden geconfronteerd. Wij kennen dus goed de hindernissen die fabrikanten en distributeurs moeten nemen om dag in dag uit goed te blijven presteren, evenals de beste strategieën om uw ROI te maximaliseren.

Bovendien streven wij ernaar op te treden als een partner voor elk bedrijf dat ons kiest voor zijn softwareoplossingen. Wij helpen het implementatieprocess te begeleiden en een stappenplan op te stellen met binnen een bepaald tijdsbestek te bereiken mijlpalen. Onze ERP-platforms zijn gebouwd met de eindgebruikers in gedachten, zodat u zult merken dat hun interfaces toegankelijk, intuïtief en configureerbaar zijn voor uw behoeften.

Tot slot weten wij dat u misschien nog enkele blijvende vragen hebt over ERP-systemen, of misschien hebt u enkele veel voorkomende mythes rond ERP's gehoord en wilt u ze bespreken. Onze experts helpen u graag op weg - of versnellen het proces - op uw digitale transformatie reis, dus neem contact op met uw vragen om het gesprek te beginnen.

Wilt u meer weten over de ERP's van Aptean voor de voedingsmiddelen en dranken; procesproductie; industriële productie; import, distributie en detailhandel; of mode en kleding markten? Neem vandaag nog contact met ons op , of vraag een gepersonaliseerde demo aan om de software zelf in actie te zien.