Veelgestelde vragen over voedsel ERP-systeem

Bij uw voortdurende inspanningen om uw levensmiddelen- en drankenbedrijf beter toe te rusten voor de toekomst en de resultaten te verbeteren, bent u waarschijnlijk al in aanraking gekomen met het concept van enterprise resource planning (ERP) en de krachtige, alles-in-één softwareoplossingen die daaraan zijn gewijd. Misschien herkent u de merknamen van een paar aanbieders of hebt u anekdotes gehoord van bedrijven die vergelijkbaar zijn met het uwe en goede resultaten behalen met een ERP-systeem voor levensmiddelen van .

Natuurlijk heeft het zien van een paar advertenties en de indrukken van uw collega's uit de tweede hand waarschijnlijk niet een heel compleet beeld geschetst. Misschien is het u nog steeds niet helemaal duidelijk wat ERP is, welke doelen het dient, hoe het in de praktijk werkt en wat het ene platform of de ene leverancier onderscheidt van de andere.

Gelukkig zijn wij hier om enig licht op het onderwerp te werpen, geserveerd in een gemakkelijk verteerbare FAQ-indeling met links naar aanvullende bronnen voor meer informatie over een bepaald onderwerp als u nieuwsgierig bent. Dus hier zijn alle antwoorden op uw vragen over het ERP-systeem voor levensmiddelen op één plek.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van ERP-systemen voor levensmiddelen?

Hoewel een volledige lijst buiten het bestek van deze post valt, zijn dit enkele van de belangrijkste voordelen van ERP-systemen voor levensmiddelenbedrijven:

• Een "single source of truth" via een organisatiebrede database voor betere besluitvorming

• Bi-directionele traceerbaarheid voorwaarts en achterwaarts in de toeleveringsketen.

• Betere voedselveiligheid en naleving voor totale gemoedsrust

• Gestroomlijnde kwaliteitsborging die de ervaringen van de consument verbetert

• Volledige inventariscontrole voor betere zichtbaarheid en afvalvermindering

• Meer efficiëntie, winstgevendheid en flexibiliteit in een dynamische markt.

Waarom hebben we een industriespecifiek ERP nodig?

Bij uw eerste verkenning van ERP-technologie bent u misschien een aantal aanbiedingen tegengekomen die beweren alle soorten bedrijven te bedienen, ongeacht de aard van hun activiteiten. De realiteit is dat deze "manusjes-van-alles" waarschijnlijk geen enkele meester zijn, en dus niet uw beste optie vormen als u een oplossing wilt kopen en implementeren.

Dat komt omdat ze vaak de gespecialiseerde hulpmiddelen missen die voedings- en drankbedrijven zoals het uwe nodig hebben voor de unieke uitdagingen die u tegenkomt. Als u bijvoorbeeld handelt in vlees, gevogelte of zeevruchten, moet u waarschijnlijk rekening houden met vangstgewicht bij het etiketteren en prijzen van uw producten, en het is onwaarschijnlijk dat generieke ERP-software de functies heeft die u nodig hebt voor die kritieke functie.

Welke afdelingen van ons bedrijf kunnen een ERP gebruiken?

Het korte antwoord is "allemaal". ERP-systemen zijn ontworpen om multifunctioneel te zijn, als een uniforme gedeelde kennisbasis voor iedereen in de organisatie en met doelgerichte functies voor elke afdeling, van productie en marketing tot verkoop en financiën.

Wanneer u evalueert wat er op de markt beschikbaar is, bedenk dan hoe elk platform dat u vindt in de praktijk zou werken voor elk individu van uw personeel. De ideale oplossing maakt een positief verschil voor al uw werknemers, of ze nu op de fabrieksvloer of in de kantoren van de C-suite zitten.

Aan welke functies in een ERP-systeem voor levensmiddelen moeten we prioriteit geven?

Hoewel het specifieke productsegment waarin uw levensmiddelen- en drankenbedrijf is gespecialiseerd in ieder geval tot op zekere hoogte zal bepalen wat voor uw situatie het belangrijkst is, zijn dit enkele van de must-have functies van ERP-systemen voor levensmiddelen die voordelen bieden ongeacht de sector waarin u actief bent:

• Een speciale traceerbaarheidsmodule van waarmee grondstoffen en eindproducten van het ene uiteinde van de toeleveringsketen tot het andere kunnen worden getraceerd.

• Inventariscontrolefuncties die de nauwkeurigheid verhogen, voorraadniveaus in realtime bijwerken en het beheer van vervaldata vereenvoudigen met first-expiry, first-out (FEFO) methodologie.

• Beheer van recepten en formules tools die creativiteit, iteratie, precisie en consistentie mogelijk maken.

• Automatiseringen en integraties die de kwaliteitsborging en compliance stroomlijnen, terwijl u nooit een belangrijke controle mist

• Allergenenbeheer en terugroepgereedheid functies die een betere voedselveiligheid en betere gezondheidsresultaten bevorderen.

• Robuuste functies voor planning en vraagprognoses die u helpen te plannen voor de toekomst

• Financiële analyses en visualisaties voor bruikbare inzichten en grotere winstgevendheid

Hoe wordt een ERP geïmplementeerd of geïnstalleerd?

ERP-systemen voor voedsel- en drankbedrijven worden doorgaans op twee manieren geïmplementeerd: on-premise of via de cloud. Elke aanpak heeft voor- en nadelen, en beide vergen tijd, omdat het niet zo eenvoudig is als het installeren van wat software op een enkele harde schijf.

In het algemeen adviseren wij hier bij Aptean cloud-hosted setups met behulp van een software as a service (SaaS) model, omdat deze de initiële hardwarekosten tot een minimum beperken en tegelijkertijd de flexibiliteit, de bestendigheid tegen storingen en de mobiele toegankelijkheid maximaliseren. Ze bieden ook verbeterde beveiliging en maximale uptime via redundante offsite servers.

Deze implementatiemethode kan ook een positief effect hebben op uw bedrijfsresultaten -IDC's Global Food and Beverage Industry Trends and Strategic Insights whitepaper, in opdracht van Aptean, toonde aan dat bedrijven met cloud-oplossingen een jaarlijkse stijging van 3,3% in omzet en 3,9% in winst kenden, vergeleken met een bescheidener stijging van 1,7% in omzet en 2,7% in winst voor on-premise implementaties.

Is er opleiding nodig voor het personeel dat het systeem gebruikt?

Zoals meestal het geval is bij elk belangrijk veranderingsinitiatief of de invoering van een nieuw systeem, vereist een nieuw ERP-platform voor voeding en dranken naar alle waarschijnlijkheid enige opleiding voor uw personeel om het optimaal te kunnen gebruiken. De inspanning zal uiteindelijk echter de moeite waard zijn, omdat het werk van iedereen gemakkelijker wordt, met meer tijd om zich te concentreren op kritieke taken en minder problemen door menselijke fouten.

Een voordeel dat onze eigen Aptean Food & Beverage ERP biedt, is het feit dat wij onze eigen unieke, branchespecifieke technologie hebben gebouwd bovenop een Microsoft Dynamics 365 Business Central-platform. Daardoor heeft het een gebruiksvriendelijke interface die gemakkelijk te begrijpen is voor iedereen die andere Microsoft-producten heeft gebruikt, zodat uw teams snel aan de slag kunnen.

Wat voor rendement op investering (ROI) kunnen we verwachten van een ERP?

Hoewel het moeilijk is om de "typische" ROI van een ERP-systeem voor levensmiddelen- en drankenbedrijven in geld uit te drukken, kunnen wij deze vraag beantwoorden door enkele van de voordelen te belichten die uw resultaat kunnen verbeteren. Zo kan de grotere efficiëntie die u door automatisering kunt bereiken, uw bedrijf consistenter maken bij het halen van dagelijkse planningen en grotere productiedoelstellingen, zodat u bestellingen op tijd en volledig kunt uitvoeren.

Bovendien krijgt u door de verbeterde zichtbaarheid van uw processen een stevige greep op wat goed werkt en wat moet worden onderzocht op manieren om te verbeteren, zodat u bruikbare inzichten krijgt voor betere resultaten in de toekomst. Houd ook rekening met de robuuste financiële analyse-instrumenten die in een eerder hoofdstuk zijn genoemd; die kunnen u een beeld geven van waar uw echte "winst" zit, zodat u uw besluitvorming voor maximale winstgevendheid kunt onderbouwen.

Volledige ERP-implementaties kunnen tijd kosten, maar met een gefaseerde uitrol kunt u uw investering al na enkele maanden terugverdienen. Wij kunnen ook een aantal best practices advies geven over het bereiken van een optimale ROI, inclusief stappen voor het maken van een realistische schatting.

Hoe moeten we ons voorbereiden op een ERP-implementatie?

De meeste ERP-implementaties verlopen in fasen, met verschillende mijlpalen die moeten worden bereikt met de uitrol van extra functies of modules. Maar voordat de installatie zelfs maar begint, moet u uw reis beginnen met deze essentiële stappen:

• Definieer het doel achter de inzet van een ERP en communiceer dit duidelijk aan al het personeel.

• Beoordeel kritieke processen - de processen die noodzakelijk zijn voor het functioneren van uw activiteiten en het genereren van inkomsten.

• Stel een intern team samen dat zich bezighoudt met de implementatie en zorg ervoor dat er leden uit verschillende functies in worden opgenomen.

• Doe grondig onderzoek naar uw opties voor een systeem en overweeg het gebruik van een request for proposal (RFP) om ze te evalueren.

Van daaruit zult u nauw willen samenwerken met uw ERP-softwareleverancier om een tijdschema en stappenplan op te stellen dat voor beide partijen werkt. De leverancier moet uitgebreide ervaring hebben met het implementeren van zijn systeem voor bedrijven als het uwe - en als dat niet het geval is, kunt u overwegen elders op zoek te gaan naar een bedrijf dat meer expertise heeft in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie.

Wat wordt er van ons bedrijf verlangd tijdens de implementatie?

Eerst en vooral vereist een ERP-implementatie buy-in - van iedereen in de organisatie, of ze nu deel uitmaken van de raad van bestuur of een beginnende werknemer die belast is met het opslaan van nieuwe inventaris. Uw personeel moet op één lijn zitten en alle betrokkenen moeten vertrouwen hebben in het proces en geloven in het doel van het initiatief.

U moet ook duidelijke en consistente communicatie onderhouden met uw personeel en uw softwareleverancier, om iedereen betrokken en op één lijn te houden. Zoals eerder gezegd, zal er ook enige opleiding en inwerktijd nodig zijn, maar als u een systeem kiest met een zeer toegankelijke interface, hebt u op dit punt een voordeel.

Dan zijn er natuurlijk nog de voor de hand liggende investeringen in tijd en geld voor de aanschaf en implementatie van het ERP-systeem voor levensmiddelen dat u kiest. De uitgaven die u nu doet, zullen zich uiteindelijk terugbetalen in een betere zichtbaarheid, wendbaarheid, vertrouwen en winstgevendheid.

Kan een ERP-systeem voor levensmiddelen goed samenwerken met onze andere bedrijfssystemen?

Het antwoord hierop is meestal "ja", maar dat vertelt niet het hele verhaal, aangezien elk ERP anders is wat betreft de interactie met andere systemen. Als algemene vuistregel geldt dat u integraties wilt vermijden die op maat moeten worden gemaakt, wat duur kan uitpakken en in de weg kan staan wanneer upgrades van uw ERP nodig zijn.

Bij Aptean hebben we een volledig pakket bedrijfsoplossingen die functioneren als een samenhangend ecosysteem. Dat betekent dat als u Aptean Food & Beverage ERP kiest voor uw bedrijf, u ook de mogelijke toevoeging kunt onderzoeken van Aptean's Product Lifecycle Management (PLM) voor voeding en dranken, ons OEE-systeem (overall equipment effectiveness) voor voedingsmiddelenfabrikanten, Aptean Business Intelligence (BI) en meer om uw digitale transformatie dichter bij volledige rijpheid te brengen.

Wat mogen we van onze leverancier verwachten?

Naarmate u meer te weten komt over ERP-technologie en hoe deze uw bedrijf kan helpen betere resultaten te behalen, zult u vrijwel zeker ontdekken dat niet alle ERP's gelijk zijn, en dat de leveranciers die ze verkopen dat ook niet zijn. Sommigen verkopen u graag een product van de spreekwoordelijke plank met minimale begeleiding, terwijl anderen tijdens het hele proces als partner optreden.

Aptean is er trots op stevig in het laatste kamp te vallen - we streven ernaar een bondgenoot en leidende stem te zijn voor elke klant, door de tijd te nemen om hun doelen te begrijpen en wat ze nodig hebben om ze te bereiken. Wij hebben ook tientallen jaren ervaring in de sector, en onze professionals zijn een schat aan kennis als het gaat om best practices in de sector en hoe u het meeste uit onze ERP-systemen kunt halen.

Overweeg de Apteaanse rand

Hopelijk heeft dit bericht enkele van uw belangrijkste vragen over ERP-systemen voor levensmiddelen beantwoord en bent u beter voorbereid op de volgende stap op weg naar een technologische basis voor de toekomst van uw bedrijf. Als u de oplossing vindt die geschikt is voor uw organisatie, doet u een investering die zich jarenlang terugbetaalt.

We hebben enkele redenen genoemd waarom Aptean Food & Beverage ERP tot uw topkeuzes zou moeten behoren om te overwegen in uw evaluatieproces, maar voor nog één reden, denk aan onze recente erkenning met Frost & Sullivan's 2022 Product Leadership Award in Noord-Amerikaanse ERP Software voor de Voedings- en Drankindustrie. Wij hebben ook duizenden tevreden klanten over de hele wereld die al profiteren van de voordelen van ons aanbod - casestudies en succesverhalen zijn te vinden op onze pagina Insights.

Als u meer vragen hebt over ERP-systemen voor levensmiddelen- en drankenbedrijven of onze oplossingen, neem dan gerust contact met ons op. U kunt ook een gepersonaliseerde demo aanvragen wanneer het u uitkomt.