Een praktische gids voor het bouwen van uw business case voor voedselproductie software

Wist u dat de wereldwijde markt voor voedseltechnologie tegen 2027 naar schatting zal groeien tot 342,52 miljard dollar? Of dat de automatiseringsmarkt voor voedselverwerking tegen 2029 naar verwachting 35,93 miljard dollar zal bedragen?

De trend is duidelijk: voedings- en drankenbedrijven gaan verder met hun digitale transformatie en investeren zwaar in technologische oplossingen. Dat gezegd hebbende, organisaties hebben verschillende niveaus van "digitale volwassenheid", afhankelijk van bedrijfsprioriteiten, technologiebudgetten, bestaande infrastructuur, bedrijfscultuur en andere factoren.

Als het gaat om het overwegen van de omstandigheden van uw bedrijf en het huidige software-ecosysteem voor voedselproductie, kunt u vrijwel zeker enkele ontbrekende stukjes identificeren die uw tech-stack kunnen afronden of een systeem dat een update nodig heeft. U kunt er zeker van zijn dat een nieuwe oplossing kan leiden tot een aanzienlijke verbetering van de resultaten, maar dat vereist dat u uw hele team aan boord krijgt en zich inzet om zowel de tijd als de middelen, inclusief financiën, te investeren om het in te zetten.

Om u te helpen bij het opstellen van een businesscase voor de voedselproductiesoftware die uw bedrijf nodig heeft, hebben we een reeks stappen beschreven die u door het proces leiden. Over het algemeen is het het beste om de reis sequentieel te benaderen, maar als u uw project al hebt gestart, kunt u naar een specifieke stap springen om de belangrijkste overwegingen te begrijpen die het meest relevant zijn voor uw situatie.

1. Identificeer uw problemen die u moet oplossen en de doelstellingen die u moet bereiken

Als u bedenkt hoe complex de productie van voedingsmiddelen en dranken tegenwoordig is, heeft uw organisatie waarschijnlijk te maken met een aantal probleemgebieden. Als uw bedrijf bijvoorbeeld gespecialiseerd is in vlees, vis of zuivelproducten, bent u misschien op zoek naar een betere manier om het "catch weight" (of variabel gewicht) van uw producten te verwerken, aangezien dat een uitdaging is om met handmatige middelen te managen.

Als alternatief kunt u zich zorgen maken over de gevolgen van een mogelijke recall van uw producten - inclusief wat het zou kosten om de getroffen artikelen terug te trekken en te vernietigen, evenals de schade aan de reputatie van uw merk - en dus op zoek bent naar hulpmiddelen voor voedselveiligheid. Hoe het ook zij, dergelijke "pijnpunten" kunnen tekenen zijn dat u uw software-installatie voor voedselproductie moet aanvullen of vernieuwen.

Bij deze stap gaat het erom intern te kijken; een grondig begrip van uw processen en de manieren waarop ze gebrekkig zijn; en vervolgens definiëren hoe "beter" eruit ziet. Als het gaat om het vaststellen van uw doelstellingen, hoeft u uw doelen niet per se te kwantificeren - u hebt misschien het gevoel dat u niet eens zeker weet wat er mogelijk is - maar zorg ervoor dat u ze op zijn minst duidelijk beschrijft en uw ideale eindtoestand voorstelt.

U kunt zich niet verzekeren van buy-in van het management, goedkeuring van kapitaaluitgaven of volledige projectondersteuning zonder grondig aan te tonen wat de zakelijke behoefte is aan de nieuwe software voor voedselproductie en welk probleem u ermee wilt oplossen. Dit is de basis van uw business case - als u deze kunt onderbouwen met statistieken om inefficiënties of een daling van de winstgevendheid aan te tonen, nog beter.

2. Bepaal welke softwareoplossingen voor voedselproductie uw doelen ondersteunen

De volgende stap is bepalen hoe u uw problemen gaat aanpakken en uw doelstellingen gaat bereiken, en aangezien u digitale transformatie aanpakt, betekent dit dat u de juiste oplossing (of reeks oplossingen) moet vinden. Er is een reden waarom die term een populaire vervanger is geworden voor systeem of software: wanneer u met succes een oplossing implementeert die u nodig hebt, kan deze uw problemen 'oplossen'.

Hier zijn enkele van de beste software-opties voor de voedingsindustrie om te overwegen:

• Enterprise Resource Planning (ERP) - De meeste tech stacks voor productiesoftware beginnen met een ERP, omdat deze systemen dienen als een "single source of truth" in de hele organisatie en tools bieden voor veel verschillende functionele gebieden. Een goede food ERP biedt functies voor het beheren van traceerbaarheid, kwaliteit, supply chain management, voorraadbeheer, allergenenbeheer en nog veel meer.

• Product Lifecycle Management (PLM) - Het updaten van uw bestaande producten en het lanceren van nieuwe aanbiedingen zijn cruciale inspanningen als u wilt voldoen aan de steeds hogere verwachtingen van de consument en uw merk relevant wilt houden, vooral in de voedings- en drankenindustrie, waar voedingsvoorkeuren en -behoeften zo gevarieerd zijn. De kenmerken van een branchespecifieke PLM-oplossing zorgen ervoor dat u gedekt bent op het gebied van onder andere formulering, testen, projectbeheer en verpakking.

• Overall Equipment Effectiveness (OEE) - Operationele efficiëntie is essentieel voor het behalen van ambitieuze productiedoelstellingen tijdens piekseizoenen en het consumeren van bederfelijke waren voordat ze bederven. OEE zorgt ervoor dat de prestaties op de werkvloer - inclusief die van zowel uw machines als uw personeel - nauwlettend worden gevolgd en tegelijkertijd continue verbetering mogelijk maakt.

• Enterprise Asset Management (EAM) - Naast uw mensen behoort uw assemblage van productieapparatuur tot uw meest waardevolle bezittingen. Daarom kan het implementeren van een EAM en de functies voor preventief onderhoud en werkorderbeheer zo cruciaal zijn voor succes op de lange termijn.

• Routeplanning – Als uw voedsel- en drankenbedrijf zich ook bezighoudt met de distributie van uw producten, wilt u kijken naar routeplanningssoftware. Deze oplossing kan veel tijd besparen door automatisch optimale routes te creëren die het brandstofverbruik en de slijtage van uw voertuigen minimaliseren en tegelijkertijd de leveringsefficiëntie en de klantervaring verbeteren.

• Elektronische gegevensuitwisseling (EDI) - Wanneer transacties met uw handelspartners tijdrovend en foutgevoelig zijn, kan uw bedrijfsresultaat eronder lijden. Dat is waar een EDI-oplossing om de hoek komt kijken: het standaardiseert en versnelt transacties, en het is een vereiste voor veel grotere retailers.

• Business intelligence (BI)- U weet hoe waardevol data is, maar haalt u het maximale uit de veelheid aan feiten en cijfers die uw bedrijf verzamelt? BI-software houdt veel uiterst belangrijke KPI's bij voor producenten van voedingsmiddelen en dranken en helpt bij het produceren van bruikbare inzichten.

Houd er rekening mee dat u de voorkeur moet geven aan systemen die speciaal zijn ontworpen voor voedings- en drankenbedrijven. Met andere woorden, het is niet goed genoeg om een ERP van de plank te vinden - je hebt ERP-software voor de voedings- en drankensector nodig, vanaf de grond opgebouwd met bedrijven zoals het uwe in gedachten, boordevol functionaliteiten die je processen vergemakkelijken en je toerusten voor de unieke uitdagingen van de branche.

Nu deze stap is voltooid, heeft uw business case zowel een overtuigend 'probleem' als een krachtige 'oplossing'. Er is echter nog werk aan de winkel, omdat u rekening moet houden met andere factoren die kunnen leiden tot vastlopen bij het ondertekenen, vertragingen bij de implementatie of regelrechte afwijzing van uw voorstel. Om dergelijke problemen te voorkomen en ervoor te zorgen dat uw project soepeler verloopt, zijn er meer stappen die u moet uitvoeren.

3. Barrières overwinnen en effectief omgaan met verandering

Angst voor en weerstand tegen verandering zijn natuurlijke menselijke emoties. Sommige leden van uw personeel, waaronder leiders die u moet overtuigen, kunnen op hen reageren om zich te verzetten tegen het idee om een nieuw systeem in te voeren. Of ze nu de waarde van de software niet inzien, zich zorgen maken dat de verschuiving een te grote impact zal hebben op de dagelijkse activiteiten of een ander probleem hebben, ze zullen zeker hun stem laten horen.

Het is van vitaal belang om duidelijk te laten zien hoe u deze barrières kunt bestrijden terwijl u door het voorgestelde project gaat om de steun van het management te verkrijgen. Als u weet dat u al hebt nagedacht over mogelijke problemen en bereid bent deze aan te pakken, vergroot u het vertrouwen van uw management in het plan, vergroot u de kans dat het wordt geaccepteerd en wordt uw werk gemakkelijker als u eenmaal in de implementatiefase bent.

Als het gaat om de acceptatie van personeel en verandermanagement, kunt u dergelijke protesten, schroom en aarzeling het beste bestrijden met duidelijke communicatie over het proces. Informeer hen volledig over wat er van teamleden wordt verlangd, de training die ze krijgen en de voordelen waarvan ze kunnen genieten zodra de software is geïmplementeerd. Dat zou hen moeten helpen inzien dat hun inspanningen worden beloond.

Het is niets waard dat traditie in de voedings- en drankenindustrie vaak waardevol is. Dezelfde heerlijke recepten worden vaak jarenlang gebruikt, meerdere generaties families werken voor hetzelfde bedrijf en bepaalde merken hebben een jarenlange reputatie op het gebied van kwaliteit. Maar dat betekent niet noodzakelijkerwijs dat de manier waarop dingen 'altijd zijn gedaan' de beste is - herinner iedereen in uw organisatie aan die waarheid.

4. Begrijp uw kosten en hoe u het rendement kunt volgen

Nu is het tijd om een goed beeld te krijgen van al uw kosten om nieuwe software te implementeren, want dat is zeker iets waar uw besluitvormers vragen over gaan hebben. Zorg ervoor dat u rekening houdt met het geld dat u nodig heeft om:

• Het systeem aan te schaffen

• Licenties te onderhouden

• In de loop van de tijd meer gebruikers toe te voegen

• Benodigde hardware te kopen

• Extra IT-personeel in te huren

• Consulten te betalen

• Alle taken te behandelen en personeel te herschikken

U moet ook bepalen hoe u uw rendement gaat meten. De eenvoudige berekening voor het rendement op de investering (ROI) is het netto-inkomen dat uw software helpt produceren, gedeeld door uw kosten vermenigvuldigd met 100. Maar om ervoor te zorgen dat u een echt nauwkeurig cijfer krijgt, moet u rekening houden met alle manieren waarop de oplossing uw bedrijfsresultaten verhoogt, zoals het verminderen van afval, het besparen van tijd, het vermijden van wettelijke boetes en meer.

Het is onwaarschijnlijk dat u uw ROI ten minste enkele maanden na de go-live-datum zult kennen, maar vergeet niet dat, zolang het systeem aanwezig is en uw bedrijf helpt resultaten te behalen en tegelijkertijd voordelen biedt die alternatieven niet bieden, uw rendement groeit. En als u kiest voor een geavanceerd softwarepakket voor voedselproductie, kunt u uw bedrijf toekomstbestendig maken, waardoor verdere investeringen minder nodig zijn.

5. Stel uw implementatiemethode, tijdlijn en projectteam voor

Een cruciale vraag die u moet beantwoorden voordat u verder gaat, is of u het door u gekozen systeem (of suite van oplossingen) on-premise of via de cloud implementeert op het Software as a Service (SaaS)-model. Wat de "juiste" keuze is, hangt af van uw bedrijf. De eerste biedt u de zekerheid dat u uw eigen servers in huis heeft, terwijl de laatste kan zorgen voor betere cyberbeveiliging, gegevensbescherming en meer.

Als het gaat om de routekaart of tijdlijn, maak dan een ruwe schets met specifieke mijlpalen. U hoeft niet elke stap van uw implementatie te plannen bij het presenteren van uw business case, maar als u een goed idee heeft van wat er moet worden bereikt, in volgorde en met een schatting van de doorlooptijd, kunt u het management helpen de reikwijdte van de onderneming te begrijpen.

Bedenk ook wie u nodig hebt voor het kernprojectteam, denk aan leiders, maar ook een verscheidenheid aan andere individuen van verschillende afdelingen en op verschillende niveaus in de organisatie betrekken om verantwoordelijkheid en buy-in te verspreiden. En vergeet niet te plannen hoe verantwoordelijkheden zullen worden herverdeeld, terwijl degenen die nauw betrokken zijn bij het initiatief andere taken krijgen die hun tijd voor reguliere activiteiten verminderen.

6. Plan voor uw toekomstige technologiebehoeften

Deze laatste stap in het bouwen van de business case zorgt er weer voor dat u intern gaat kijken. U wilt bepalen of u de systemen die u eerder had al dan niet moet behouden - en als u ze wilt behouden, kunt u overwegen ze te integreren met uw nieuwe oplossingen. Tegelijkertijd moet u vooruitkijken, naar wat uw bedrijf in de toekomst nodig kan hebben.

Dat komt omdat, bij het presenteren van een business case aan het management van uw bedrijf, het een cruciale fout kan zijn om slechts één oplossing afzonderlijk te overwegen. Zonder een volledig beeld van waar uw tech-stack zich nu bevindt en hoe deze in de toekomst moet worden aangevuld, kunnen uw leidinggevenden geen zelfverzekerde, volledig geïnformeerde beslissing nemen - en ze kunnen verrast zijn als er later een andere oplossing nodig is.

Stel dat u ervoor kiest om eerst een ERP voor de voedings - en drankenindustrie op te zetten, omdat u weet dat u een multifunctioneel platform nodig hebt om uw gegevens te verenigen, de zichtbaarheid in de hele organisatie te verbeteren en branchespecifieke tools te bieden. Maar moet u na uw ERP-implementatie wellicht PLM-software toevoegen voor de ontwikkeling van nieuwe producten, of EAM om uw apparatuur beter te onderhouden?

Overweeg elk van de mogelijkheden en voer een pulse-check uit op meerdere afdelingen om te bepalen waar uw grootste hiaten in functionaliteit en prestaties zitten. Krijg ook een idee van wat het technologiebudget van uw bedrijf de komende maanden en jaren zal zijn, en hoe u een ecosysteem van onderling verbonden systemen kunt uitbouwen om uw digitale infrastructuur af te ronden en verder te transformeren.

Een laatste sleutel tot succes: werk samen met een vertrouwde partner

Gezien al het bovenstaande zou het u nu duidelijk moeten zijn waarom er zo'n grote druk is op digitale transformatie in de voedings- en drankenindustrie, en nu heeft u een plan voor het bouwen van uw businesscase. Wanneer u groen licht krijgt, krijgt u waarschijnlijk nog een ander moeilijk voorstel: het kiezen van de juiste oplossing (of oplossingen) voor uw omstandigheden, van een softwareleverancier die u kunt vertrouwen.

Zorg er bij het verfijnen van uw opties voor dat u alleen software opneemt die speciaal voor uw markt is gebouwd en die is gemaakt door een provider met een sterke staat van dienst in het bedienen van de branche. Van de leveranciers van software die in de voedingsindustrie worden gebruikt, wilt u alleen degenen overwegen die 'uw taal spreken'.

U wilt ook een leverancier die kan optreden als meer dan alleen een leverancier, en in plaats daarvan een partner met wie u jarenlang tot wederzijds voordeel kunt werken. De echte uitblinkers zijn bereid om begeleiding te bieden tijdens de implementatie en punctuele ondersteuning, ondersteund door jarenlange productkennis.

Ten slotte moet u rekening houden met providers die meerdere oplossingen kunnen aanbieden die kunnen worden geïntegreerd om een volledige softwaresuite voor voedings- en drankenbedrijven te vormen. Werken met slechts één organisatie voor al uw technologische behoeften vereenvoudigt de communicatie en zorgt voor een betere samenhang tussen de onderdelen van uw installatie.

Als u klaar bent om meer te weten te komen over de voedsel- en drankensoftware van Aptean, bekijk dan nu ons aanbod van oplossingen in meer detail. Voel u vrij om contact met ons op te nemen als er vragen zijn.